O registo de horas é essencial para qualquer empresa e é importante ter um sistema eficaz para assegurar registos precisos das horas dos empregados. Isto poderia incluir um sistema de cartões de ponto, relógios de ponto biométricos, software de controlo de tempo em linha, ou uma combinação de métodos. É importante escolher um sistema que seja adequado ao tipo de trabalho a ser realizado e à dimensão da empresa.
Os empregadores devem cumprir as leis salariais e horárias ao gerir as horas de trabalho e horas extraordinárias dos empregados. Isto inclui a compreensão das regras de horas extraordinárias para diferentes tipos de empregados, tais como empregados assalariados, horários, e comissionados. É também importante controlar as horas trabalhadas para cada empregado e assegurar que os empregados não excedam o número máximo de horas permitido por semana.
As taxas de remuneração devem ser determinadas com base no tipo de trabalho a ser realizado e nas qualificações do empregado. Os empregadores devem assegurar que todos os empregados são pagos pelo menos o salário mínimo e devem cumprir quaisquer leis estaduais ou federais aplicáveis. Os empregadores podem também ter de considerar os custos da prestação de benefícios aos empregados ao determinar as taxas de remuneração.
Os impostos sobre a folha de pagamento são impostos que devem ser retidos sobre os salários dos empregados e remetidos para as agências apropriadas. Isto inclui o imposto federal sobre o rendimento, os impostos da Segurança Social e Medicare, e os impostos estaduais e locais. Os empregadores devem assegurar que o montante correcto de impostos seja retido de cada cheque de pagamento e remetido para as agências apropriadas em tempo útil.
Uma vez calculados os impostos sobre os salários, os cheques de salário dos funcionários devem ser processados. Isto inclui o cálculo da remuneração líquida do empregado, a impressão dos cheques, e a sua distribuição aos empregados. Os empregadores devem também manter registos precisos dos cheques de pagamento emitidos a cada empregado.
Ter um conjunto de políticas salariais em vigor é importante para qualquer empresa. Estas políticas devem incluir directrizes para a contagem de tempo, cálculo de salários, administração de benefícios, e processamento de cheques de pagamento. Ter estas políticas em vigor garantirá consistência no processo de processamento de salários e ajudará a proteger o negócio de potenciais questões legais.
Os empregadores devem cumprir quaisquer leis aplicáveis ao administrar benefícios e penhoras. Isto inclui a compreensão dos requisitos para o fornecimento de seguros de saúde e outros benefícios, bem como a compreensão dos limites das penhoras. Os empregadores devem também assegurar que as deduções adequadas sejam retiradas dos cheques de pagamento dos benefícios e penhoras dos empregados.
A realização de auditorias regulares à folha de pagamentos é importante para qualquer empresa. Isto inclui a revisão dos registos de registo de tempo, políticas de folhas de pagamento e cheques de salário dos funcionários para garantir a exactidão. As auditorias ajudarão a identificar quaisquer erros ou discrepâncias no processo da folha de pagamentos e assegurar o cumprimento das leis aplicáveis.
Existem alguns procedimentos chave de folha de pagamento que as empresas devem seguir para assegurar que os seus empregados são pagos com precisão e a tempo. Em primeiro lugar, as empresas devem manter registos precisos de todas as horas trabalhadas por cada empregado. Isto pode ser feito utilizando relógios de ponto, cartões de ponto, ou software que rastreia as horas de trabalho dos funcionários. Em segundo lugar, as empresas devem calcular os salários de cada empregado com base na sua taxa horária e no número de horas trabalhadas. Este cálculo deve ser feito cuidadosamente para evitar erros. Terceiro, as empresas devem reter os impostos e outras deduções apropriadas dos salários de cada empregado. Isto inclui impostos federais, estaduais e locais, bem como deduções para coisas como seguros de saúde e planos de poupança-reforma. Finalmente, as empresas devem emitir cheques de pagamento ou pagamentos directos de depósitos aos empregados nos seus dias de pagamento regulares. Os dias de pagamento devem ser consistentes de um período de pagamento para o outro, e os empregados devem ser pagos atempadamente.
Os quatro passos da execução da folha de pagamentos são os seguintes:
1. recolha das folhas de horas dos funcionários e outras informações relevantes: A fim de processar a folha de pagamentos, será necessário recolher folhas de horas de trabalho dos empregados, detalhando as horas trabalhadas durante o período de pagamento. Terá também de recolher quaisquer outras informações relevantes, tais como folhas de horas extraordinárias, pagamento de férias, subsídio de doença, e assim por diante.
2. Cálculo dos salários dos empregados: Assim que tiver todas as informações relevantes, terá de calcular os salários de cada empregado para o período de pagamento. Isto envolverá o cálculo das suas horas regulares trabalhadas, horas extraordinárias trabalhadas, e quaisquer outras taxas de remuneração aplicáveis.
3. processamento da folha de pagamentos: Depois de ter calculado todos os salários dos funcionários, terá de processar a folha de pagamentos. Isto envolverá a emissão de cheques ou depósitos directos aos empregados, assim como o pagamento de quaisquer impostos e outras deduções.
4. reconciliação da folha de pagamentos: Depois de ter processado a folha de pagamentos, terá de reconciliar a folha de pagamentos. Isto implicará assegurar que todos os salários dos funcionários foram calculados correctamente e que todos os impostos e deduções foram pagos correctamente.