As pequenas empresas têm frequentemente dificuldade em gerir os seus ficheiros, uma vez que nem sempre é claro o que deve ser mantido e por quanto tempo. Estabelecer um sistema de ficheiros pode ajudar a assegurar que a sua empresa está a arquivar os documentos necessários e a torná-los fáceis de encontrar. Este artigo fornecerá uma visão geral de como estabelecer o seu sistema de arquivo para assegurar o bom funcionamento.
As empresas precisam de manter registos financeiros, informação sobre funcionários e clientes, documentos fiscais e licenças comerciais. Este artigo irá discutir os tipos de ficheiros que devem ser mantidos e quanto tempo precisam de ser guardados.
No mundo digital de hoje, é importante considerar também o armazenamento de ficheiros electrónicos. Este artigo discutirá as vantagens e desvantagens do armazenamento de ficheiros electrónicos, e dicas sobre como armazenar correctamente os seus ficheiros em linha.
Mesmo com o aumento do armazenamento digital, o armazenamento físico continua a ser importante para muitas empresas. Este artigo irá discutir os diferentes tipos de ficheiros físicos, tais como pastas, pastas e caixas, e como organizá-los para fácil acesso.
Ter uma política de retenção de documentos em vigor garantirá que a sua empresa está a cumprir as normas legais e fiscais quando se trata de armazenamento de documentos. Este artigo irá discutir diferentes tipos de políticas de retenção de documentos e como determinar quais os documentos a guardar e por quanto tempo.
A adopção de um sistema de gestão de ficheiros digitais pode ajudar a simplificar o arquivamento físico e electrónico e a facilitar a rápida procura dos documentos de que necessita. Este artigo irá discutir diferentes tipos de sistemas de gestão de ficheiros digitais, como criar um, e os benefícios de utilizar um.
A segurança dos seus documentos é essencial para qualquer negócio. Este artigo irá discutir a importância da segurança dos documentos e as melhores práticas para manter os seus documentos seguros.
Desenvolvendo estratégias organizacionais, pode assegurar que o seu sistema de arquivo é fácil de usar e manter. Este artigo irá discutir dicas para desenvolver um sistema de arquivo eficaz e como criar etiquetas e categorias para facilitar a procura de documentos.
Não há uma resposta definitiva a esta pergunta, uma vez que variará dependendo do negócio específico e da jurisdição em que está a operar. No entanto, alguns tipos comuns de registos que as pequenas empresas podem precisar de manter incluem registos financeiros, registos de empregados, registos de clientes, e registos de fornecedores. É sempre melhor consultar um contabilista ou advogado para determinar que registos específicos precisam de ser mantidos para o seu negócio em particular.
Uma empresa deve ter uma variedade de ficheiros a fim de se manter organizada e em conformidade com os regulamentos empresariais e laborais. Alguns dos ficheiros essenciais que uma empresa deve ter em mãos incluem registos de empregados, documentos fiscais, declarações financeiras e políticas da empresa. Os registos dos empregados devem incluir informações tais como títulos de emprego, salários e datas de início. Os documentos fiscais serão necessários para apresentar impostos e assegurar que a empresa está em conformidade com as leis fiscais. As demonstrações financeiras fornecerão uma visão geral da saúde e desempenho financeiro da empresa. As políticas da empresa devem especificar as expectativas e procedimentos para os empregados, e podem ajudar a evitar mal-entendidos ou disputas.
Existem alguns tipos diferentes de documentos empresariais que terá de guardar durante 7 anos:
1. Registos financeiros – Isto inclui qualquer coisa relacionada com as finanças da sua empresa, tais como facturas, extractos bancários, registos fiscais, etc.
2. Registos de empregados – Terá de manter registos dos seus empregados, tais como as suas candidaturas a emprego, revisões de desempenho, e folhas de horas.
3. contratos – Quaisquer contratos que a sua empresa tenha assinado devem ser mantidos em arquivo durante pelo menos 7 anos.
4. documentos legais – Se a sua empresa tiver estado envolvida em qualquer processo judicial, terá de manter todos os documentos relevantes durante pelo menos 7 anos.
5. Materiais de marketing – Quaisquer materiais de marketing, tais como brochuras, folhetos e conteúdo de websites, devem ser guardados durante 7 anos.
As cinco classificações básicas de arquivo são as seguintes:
1. Cronológico – Este sistema de arquivo organiza os registos por ordem cronológica, com os registos mais recentes na frente do arquivo.
2. Geográfico – Este sistema de arquivamento organiza os registos de acordo com a sua localização geográfica.
3. assunto – Este sistema de arquivo organiza os registos de acordo com o seu assunto.
4. alfabético – Este sistema de arquivo organiza os registos de acordo com o alfabeto.
5. Numérico – Este sistema de arquivo organiza os registos de acordo com o seu valor numérico.
Existem cinco tipos principais de registos que devem ser mantidos em qualquer negócio: registos financeiros, registos de pessoal, registos de clientes, registos de fornecedores, e registos de transacções comerciais. Os registos financeiros incluem livros razão, recibos, facturas, e registos fiscais. Os registos de pessoal incluem candidaturas a empregos, currículos, ficheiros de funcionários, e registos do desempenho dos funcionários. Os registos de clientes incluem informações de contacto, histórico de compras, e quaisquer comunicações entre o cliente e a empresa. Os registos de fornecedores incluem informações de contacto, facturas, e registos de entrega. Os registos de transacções comerciais incluem registos de vendas, registos de compras, e registos de quaisquer outras interacções entre a empresa e os seus clientes ou fornecedores.