As leis de conservação de registos variam de estado para estado e de agências governamentais federais. Conhecer os regulamentos locais é essencial para que as empresas assegurem o seu cumprimento.
Com o advento da tecnologia digital, os registos electrónicos tornaram-se componentes importantes a considerar ao determinar quais os documentos a conservar e quanto tempo os armazenar.
Os registos financeiros, tais como balanços, declarações fiscais e contas a pagar e a receber são alguns dos documentos mais importantes a manter, e as empresas devem aderir a leis específicas quanto ao período de tempo em que devem ser armazenados.
Os registos de empregados, tais como contratos, informação sobre salários e benefícios, devem ser mantidos durante um período de tempo específico, conforme delineado pela lei.
Documentos legais tais como contratos e arquivos judiciais devem ser mantidos por um determinado período de tempo, e as empresas devem aderir aos regulamentos locais.
O desenvolvimento de uma política de conservação de registos é essencial para que as empresas assegurem que todos os documentos necessários sejam conservados durante o período de tempo apropriado.
A retenção adequada de registos pode ajudar as empresas a poupar dinheiro, reduzir os riscos legais e aumentar a eficiência.
Na era digital, a segurança cibernética deve ser tomada em consideração ao determinar quais os documentos a guardar e quanto tempo os deve guardar.
É importante ter um processo seguro para a eliminação de documentos que já não são necessários. Isto pode ajudar a proteger as empresas contra riscos legais e roubo de identidade.
Não há uma resposta universal a esta pergunta, uma vez que depende da sua situação financeira individual. Contudo, é geralmente recomendado que mantenha extractos bancários durante pelo menos 3-7 anos, no caso de precisar de os consultar para fins fiscais ou legais.
Existem algumas razões pelas quais poderá ter de manter registos durante 7 anos. Para uma delas, a Receita Federal (IRS) tem um estatuto de três anos de limitações na avaliação de impostos adicionais. Isto significa que se apresentar os seus impostos e o IRS descobrir mais tarde que deve impostos adicionais, eles têm até três anos para vir atrás de si por causa do dinheiro. No entanto, existem algumas excepções a esta regra. Se apresentar uma declaração fraudulenta ou não apresentar qualquer declaração, o estatuto de limitações não se aplica.
Outra razão pela qual poderá ter de manter registos durante 7 anos é porque esse é o estatuto de limitações para a maioria dos processos civis nos Estados Unidos. Isto significa que se alguém o processar e o caso se basear em acontecimentos que ocorreram há mais de 7 anos, poderá não ter de se defender em tribunal. Mais uma vez, existem algumas excepções a esta regra. Por exemplo, se o caso se basear em fraude ou se o estatuto de limitações tiver sido alargado por qualquer outra razão, poderá ainda ter de se defender em tribunal.
Portanto, em geral, é uma boa ideia manter registos durante pelo menos 7 anos. Isto dar-lhe-á a melhor hipótese de se defender se alguma vez for processado ou se o IRS decidir auditá-lo.
O IRS pode recuar o quanto for necessário para cobrar impostos que lhe são devidos. No entanto, existe um estatuto de 10 anos de limitações na liquidação de impostos adicionais. Isto significa que o IRS tem 10 anos a partir da data em que é apresentada uma declaração de impostos para avaliar os impostos adicionais. Depois disso, o IRS já não pode cobrar impostos adicionais a partir dessa declaração.
Existem alguns tipos diferentes de registos empresariais que devem ser mantidos durante pelo menos 7 anos:
1. Registos financeiros – Isto inclui coisas como facturas, recibos, extractos bancários, etc. Basicamente, qualquer tipo de registo que mostre quanto dinheiro entrou e saiu da empresa.
2. Registos de empregados – Isto inclui coisas como candidaturas a empregos, avaliações de desempenho, folhas de horas, etc. Basicamente, qualquer tipo de registo que pertença ao histórico de trabalho de um empregado com a empresa.
3. registos fiscais – Isto inclui coisas como declarações de impostos, recibos de despesas comerciais, etc. Basicamente, qualquer tipo de registo que diga respeito aos impostos da empresa.
4. registos legais – Isto inclui coisas como contratos, arrendamentos, autorizações, etc. Basicamente, qualquer tipo de registo que pertença ao estatuto legal da empresa.
O IRS tem uma regra geral de que deve manter os seus registos que suportam um item de rendimento ou dedução na sua declaração de impostos durante um período de três anos a partir da data em que apresenta a sua declaração original.
No entanto, existem alguns registos que devem ser mantidos por um período de tempo mais longo. Por exemplo, os registos relativos a bens imóveis ou investimentos em acções devem ser mantidos até que venda o imóvel. Os registos relativos ao seu negócio devem ser mantidos durante o tempo em que o negócio estiver a funcionar.
Em geral, deve manter quaisquer registos que possam ser utilizados para apoiar um item da sua declaração de impostos durante pelo menos seis anos. Isto inclui registos tais como recibos, cheques cancelados, extractos bancários, e extractos de cartões de crédito.