A manutenção de certos tipos de registos de empregados após a cessação é uma prática comum entre os empregadores. Dependendo do tipo de empresa, os empregadores podem ser obrigados a manter registos tais como cartões de ponto do empregado, revisões de desempenho, e documentos fiscais durante um certo período de tempo após a cessação de um empregado. Este artigo fornecerá uma visão geral dos tipos de registos que os empregadores devem manter após a cessação de um empregado.
No que diz respeito ao período de tempo que os empregadores devem conservar os registos dos empregados após a cessação, não existem regras rígidas e rápidas. Geralmente, os empregadores são obrigados a reter registos durante um determinado período de tempo, normalmente dois a três anos. No entanto, as regras variam de estado para estado, e os empregadores devem verificar com as suas leis locais para determinar os prazos específicos para a retenção de registos.
Existem algumas razões pelas quais os empregadores podem ser obrigados a reter registos de empregados após a rescisão. Estes incluem requisitos legais, tais como relatórios fiscais, bem como a necessidade de ter registos disponíveis no caso de um empregado apresentar uma queixa contra a empresa. Além disso, os empregadores podem reter registos a fim de rever o desempenho de um empregado e assegurar que a empresa está em conformidade com as leis laborais federais e estaduais.
Os empregadores devem armazenar os registos dos empregados de forma segura, de preferência num armário de arquivo fechado ou num sistema informático seguro. É também importante manter os registos de forma organizada e garantir que sejam facilmente acessíveis quando necessário. Além disso, os empregadores devem certificar-se de que os registos são protegidos contra o acesso não autorizado.
Embora os empregadores sejam geralmente obrigados a conservar os registos dos empregados durante um determinado período de tempo, pode haver alguns registos que podem ser descartados mais cedo. Estes podem incluir registos relacionados com a presença de um empregado, tais como cartões de ponto, ou registos relacionados com a remuneração de um empregado, tais como recibos de pagamento. Os empregadores devem verificar com as suas leis locais para determinar quais os registos que podem ser descartados após um determinado período de tempo.
Quando os empregadores decidem eliminar registos de empregados, é importante eliminá-los correctamente. Isto inclui triturar os registos ou utilizar um serviço seguro de eliminação de documentos. Além disso, os empregadores devem manter um registo de que registos foram eliminados e quando, caso necessitem de produzir os registos no futuro.
Quando um empregador contrata um novo empregado, pode ser necessário ter acesso aos registos do antigo empregado. Neste caso, o empregador deve contactar o antigo empregado e pedir-lhe autorização para aceder aos registos. Se o antigo empregado concordar, o empregador deve certificar-se de que os registos são armazenados de forma segura e apenas acedidos para os fins para os quais foram solicitados.
A retenção de registos de empregados após a rescisão pode ser benéfica para os empregadores. Não só os ajuda a cumprir os requisitos legais, como também proporciona aos empregadores uma forma de rever o desempenho de um empregado e assegurar que a empresa está em conformidade com as leis laborais federais e estaduais. Além disso, a retenção de registos pode ajudar os empregadores a protegerem-se contra potenciais questões legais.
Quando se trata de reter registos de empregados após a rescisão, existem algumas melhores práticas que os empregadores devem seguir. Estas incluem o armazenamento dos registos de forma segura, a eliminação adequada dos registos, e a garantia de que apenas o pessoal autorizado tenha acesso aos registos. Além disso, os empregadores devem manter um registo de que registos foram descartados e quando, no caso de precisarem de produzir os registos no futuro.
Em geral, a manutenção de registos de empregados após a cessação é uma prática comum entre os empregadores e pode ser benéfica tanto para os empregadores como para os seus antigos empregados. Ao compreender os tipos de registos que os empregadores devem manter, as razões para os manter, e as melhores práticas para o seu armazenamento e eliminação, os empregadores podem assegurar-se de que estão em conformidade com a lei e proteger-se contra potenciais questões legais.
Os registos de pessoal que precisam de ser retidos durante 7 anos são a candidatura do empregado, as revisões de desempenho, e os registos disciplinares.
Não existem regras rígidas e rápidas quando se trata de destruir antigos ficheiros de funcionários. No entanto, como orientação geral, deve manter a maioria dos ficheiros de funcionários durante pelo menos três anos após o funcionário ter deixado a empresa. Isto dar-lhe-á tempo suficiente para consultar os ficheiros, caso surjam quaisquer questões ou problemas. Após três anos, pode destruir os ficheiros, ou pode mantê-los à mão durante um período de tempo mais longo, se achar necessário.
Quando uma empresa fecha, os registos dos funcionários são normalmente arquivados. Isto significa que os registos são armazenados num local seguro, tal como uma instalação de armazenamento ou um armazém. Os registos podem ser mantidos indefinidamente, ou podem ser destruídos após um determinado período de tempo.
Em geral, os empregadores são livres de revelar informações verdadeiras sobre os antigos empregados. Assim, se foi efectivamente despedido, o seu antigo empregador pode dizer que foi despedido. No entanto, existem algumas excepções. Por exemplo, alguns estados têm leis que protegem os empregados de serem discriminados com base no seu historial de emprego. Assim, um empregador num desses estados poderá não poder dizer que foi despedido se o objectivo de o fazer for impedir que consiga um emprego. Além disso, alguns empregadores têm políticas contra a divulgação de informações sobre ex-empregados. Portanto, mesmo que o seu antigo empregador pudesse legalmente dizer que foi despedido, eles poderiam não o fazer porque isso iria contra a sua política.