Regras de etiqueta para a conduta profissional telefónica no escritório: Um Guia Abrangente
O ambiente certo é essencial para o sucesso das conversas telefónicas. Certifique-se de que o ruído de fundo é mínimo, e de que a sala está bem iluminada e confortável. Reduza as distracções desligando a televisão ou rádio. É também importante estar atento à sua linguagem corporal quando fala ao telefone; certifique-se de se sentar ou ficar de pé numa posição confortável e descontraída e manter contacto visual com a pessoa com quem está a falar.
A língua profissional é essencial quando se fala ao telefone num ambiente de negócios. Certifique-se de falar claramente e evite calão ou jargão. Esteja atento ao seu tom; seja educado e cortês, mesmo que a conversa se aquece. Evite falar demasiado depressa ou demasiado devagar.
É importante manter-se concentrado quando se fala ao telefone. Evite multi-tarefas e certifique-se de dar toda a atenção à pessoa que está a falar. Se alguém o interromper ou se ocorrer outra distracção, peça desculpa e explique a situação.
Ao receber uma chamada recebida, reserve alguns momentos para se apresentar e explicar o objectivo da chamada. Peça sempre permissão antes de colocar a chamada em espera, e evite utilizar o altifalante, a menos que seja absolutamente necessário.
Ao fazer uma chamada de saída, não se esqueça de se apresentar, explicar o objectivo da chamada, e pedir permissão para continuar a conversa. Se estiver a deixar uma mensagem, forneça o seu nome e informações de contacto, e certifique-se de indicar o objectivo da chamada.
Ao receber uma mensagem, certifique-se de obter o nome do interlocutor, informações de contacto, e o motivo da sua chamada. Certifique-se de que repete a mensagem de volta à pessoa que telefona antes de desligar, e grave a mensagem num sistema organizado.
Respeitar a privacidade e confidencialidade da pessoa que efectua a chamada quando fala ao telefone. Não partilhar qualquer informação sobre a pessoa que telefona ou sobre a conversa sem a sua permissão.
A escuta é uma parte importante das conversas telefónicas de sucesso. Certifique-se de ser um ouvinte activo e preste atenção ao que o orador está a dizer. Não interromper ou oferecer conselhos até o orador estar terminado. Mostre que está a ouvir, resumindo o que o interlocutor disse e fazendo perguntas de seguimento.
1. Certifique-se de que o seu telemóvel está em silêncio ou vibra antes de entrar numa reunião, sala de aula, ou outro espaço tranquilo.
2. Se tiver de atender uma chamada, saia da sala ou área antes de o fazer.
3. Mantenha as suas chamadas breves e directas.
4. evite usar o telemóvel em locais onde não seja apropriado, como por exemplo durante um filme ou actuação.
5. tenha cuidado com os outros à sua volta quando utilizar o seu telemóvel, e evite ser um incómodo.
6. Em caso de dúvida, tenha cautela e cortesia.
Existem algumas regras essenciais de etiqueta do telefone que todos devem seguir a fim de manter uma imagem profissional e cortês. Primeiro, ao atender o telefone, identifique-se sempre a si e à sua empresa. Isto ajudará a pessoa do outro lado da linha a saber com quem está a falar e porque está a telefonar. Em segundo lugar, seja claro e conciso ao falar. Certifique-se de enunciar as suas palavras e evite usar calão ou jargão. Terceiro, seja respeitoso e evite interromper a pessoa com quem está a falar. Deixe-os terminar os seus pensamentos antes de responder. Finalmente, lembre-se de dizer obrigado e adeus antes de terminar a chamada.
Os 4 E’s de etiqueta telefónica são:
1. eliminar distracções – Certifique-se de que se encontra num local calmo onde não será interrompido antes de iniciar a chamada.
2. Envolva o seu interlocutor – Apresente-se e deixe a outra pessoa saber porque está a telefonar.
3. ser eficiente – Vá ao ponto da sua chamada rapidamente e respeite o tempo da outra pessoa.
4. Termine a chamada educadamente – Agradeça à outra pessoa pelo seu tempo e diga-lhe que aprecia a sua ajuda ou contributo.
Há algumas coisas a ter em mente quando se trata de etiqueta telefónica. Primeiro, seja sempre respeitoso e cortês com a pessoa com quem está a falar. Isto inclui falar de uma forma clara e concisa, e evitar interrupções. Em segundo lugar, tente evitar colocar a pessoa em espera por longos períodos de tempo, uma vez que isto pode ser frustrante. Finalmente, não deixe de agradecer à pessoa pelo seu tempo, uma vez terminada a conversa.
1. Atender o telefone rapidamente, dentro de três toques, se possível. Se não puder atender de imediato, avise a pessoa que está a telefonar quando poderá fazê-lo.
2. ser amigável e profissional. Sorria quando falar ao telefone, mesmo que o interlocutor não o consiga ver.
3. Mantenha as suas respostas breves e directas. Evite entrar em longas conversas ou colocar a pessoa que telefona em espera durante longos períodos de tempo.