Planear um evento de promoção pode ser uma tarefa assustadora, mas com os objectivos certos no lugar, pode ser uma experiência bem sucedida e gratificante. Antes de começar, é essencial estabelecer o que se espera alcançar e identificar quaisquer objectivos específicos que possa ter. Isto ajudá-lo-á a decidir que tipo de evento a sua promoção requer, para que possa concentrar-se nos detalhes e certificar-se de que a sua promoção cumpre o seu propósito.
O local que escolher para o seu evento promocional é um factor importante que pode ter um impacto significativo no seu sucesso. Ao escolher um local, terá de considerar factores tais como o tamanho do espaço, a disponibilidade de amenidades, e o custo. Além disso, o local deve ser conveniente para a maioria dos seus convidados.
Uma vez determinados os objectivos e escolhido o local, é altura de começar a fazer a promoção. Isto envolve a criação de uma mensagem e tema coesivo que será consistente durante todo o seu evento. Isto pode incluir a concepção de materiais promocionais, tais como folhetos, cartazes, e banners, assim como a selecção de música e entretenimento.
Agora que já criou a sua promoção, é altura de definir a data e começar a promover o evento. Terá de considerar a melhor hora e data para a sua promoção, assim como a forma como a promoverá. Isto poderá incluir a utilização de meios de comunicação social, campanhas por correio electrónico, e outras formas de publicidade.
Uma vez agendada a promoção e iniciada a sua promoção, terá de começar a planear os detalhes. Isto inclui a organização da logística do evento, tais como comida e bebidas, assentos, decorações e outras comodidades. Além disso, terá de considerar como irá gerir os participantes, tais como inscrição, check-in, e segurança.
A qualidade do seu evento de promoção depende do talento e dos serviços que contratar. Isto pode incluir a contratação de um DJ, engenheiros de som, fotógrafos e outros profissionais para garantir que o seu evento decorra sem problemas e tenha um aspecto profissional. Além disso, terá de considerar a forma como fornecerá refrescos, tais como catering ou um camião de comida.
É importante rastrear os resultados do seu evento de promoção para determinar o seu sucesso. Isto pode incluir o seguimento da venda de bilhetes, o número de participantes, e a resposta dos participantes. Além disso, irá querer acompanhar qualquer cobertura mediática e reacções dos convidados.
Finalmente, terá de considerar como irá dar seguimento após o evento de promoção. Isto poderá incluir o envio de e-mails de agradecimento, o acompanhamento com quaisquer vendedores, e a recolha de feedback dos participantes. Além disso, poderá querer considerar formas de maximizar o impacto da sua promoção, tais como redireccionar o conteúdo ou criar promoções adicionais.
Ao seguir estes passos e dedicar tempo a planear um evento promocional bem sucedido, poderá assegurar o sucesso do seu evento e causar impacto no seu público-alvo.
Os 5 C’s de planeamento de eventos são:
1. conceito – O primeiro passo é elaborar um conceito para o evento. Isto inclui o tema geral, o público alvo e os objectivos.
2. Criação – Uma vez finalizado o conceito, é altura de começar a planear os detalhes. Isto inclui tudo, desde o local do evento e a decoração até à comida e entretenimento.
3. coordenação – Uma vez que todos os detalhes estejam implementados, é altura de começar a coordenar tudo. Isto inclui trabalhar com vendedores, fornecedores, e outros prestadores de serviços.
4. execução – O dia do evento é quando tudo se reúne. Isto inclui assegurar que toda a logística esteja no local e que o evento decorra sem sobressaltos.
5. Acompanhamento – Após o fim do evento, é importante fazer o acompanhamento com os participantes e interessados. Isto inclui a recolha de feedback e a avaliação do sucesso do evento.
Um plano de promoção abrangente deve incluir uma variedade de elementos, todos eles trabalhando em conjunto para criar uma estratégia de marketing coesa e eficaz. O primeiro passo consiste em estabelecer as suas metas e objectivos para a promoção. O que espera alcançar? A seguir, precisa de identificar o seu público-alvo. Quem está a tentar alcançar com a sua mensagem? Assim que souber com quem está a falar, poderá desenvolver mensagens chave que ressoarão com esse público. Depois, precisa de decidir que canais irá utilizar para alcançar o seu público-alvo. Irá utilizar meios de comunicação tradicionais como a televisão e a rádio, ou irá concentrar-se em canais digitais como as redes sociais e o marketing por correio electrónico? Uma vez seleccionados os seus canais, terá de criar um horário e um orçamento para a sua promoção. Quanto irá gastar, e durante que período de tempo irá gerir a sua campanha? Finalmente, precisa de medir o sucesso da sua promoção. Que métricas irá utilizar para acompanhar o seu progresso e determinar se atingiu ou não os seus objectivos?
As 7 fases do planeamento de eventos são as seguintes: 1. Definir o âmbito do evento e desenvolver o conceito do evento 2. Pesquisar potenciais locais e desenvolver o local do evento 3. Criar um orçamento para o evento 4. Desenvolver um programa de patrocínio 5. Criar um plano de marketing do evento 6. Seleccionar e contratar pessoal para o evento 7. Gerir o dia do evento.