Introdução às Pastas de Recursos Humanos
As pastas de recursos humanos são uma das ferramentas mais importantes para gerir a informação dos funcionários. Esta pasta contém todos os documentos e registos essenciais necessários para a gestão bem sucedida da força de trabalho de uma empresa. Ter uma pasta de recursos humanos precisa e organizada é fundamental para garantir os direitos dos empregados e a exactidão dos seus registos. Ao compreender os documentos essenciais a incluir numa pasta de recursos humanos, os empregadores podem garantir que a sua empresa está actualizada e em conformidade com as leis aplicáveis.
Informações pessoais dos empregados
Os empregadores devem manter um registo das informações pessoais de cada empregado, tais como nome, morada, dados de contacto, informações de contacto de emergência, número de segurança social, e outras informações relevantes. Esta informação é necessária para assegurar a exactidão de todos os registos da folha de pagamentos e outros registos dos funcionários. Além disso, os empregadores devem manter uma cópia da carta de condução do empregado ou outra forma de identificação com foto para fins de segurança.
Descrição e histórico do cargo
A descrição do cargo deve incluir o título do cargo, salário e quaisquer outros benefícios associados ao cargo, deveres, e responsabilidades. Deve também incluir um registo de quaisquer títulos de emprego ou posições anteriores ocupadas pelo empregado, bem como qualquer formação relacionada com o emprego que este possa ter recebido.
Folha de pagamento e registos fiscais
A pasta de recursos humanos deve incluir todos os documentos salariais e fiscais, tais como recibos de vencimento, formulários W-2, e outros documentos fiscais. Estes registos são necessários para manter registos precisos dos salários e impostos dos funcionários.
Informação sobre benefícios
Os empregadores devem manter um registo de quaisquer benefícios que sejam oferecidos aos empregados, tais como seguro de saúde, tempo de férias e outros benefícios. Esta informação deve incluir quaisquer alterações ou actualizações dos benefícios que tenham sido feitas ao longo do tempo.
Revisões de desempenho
Os empregadores devem manter um registo das revisões de desempenho de cada empregado. Estas revisões são importantes para avaliar o desempenho dos empregados e determinar a sua elegibilidade para aumentos, promoções, e outras oportunidades.
Registos de Formação dos Empregados
Os empregadores devem manter um registo de qualquer formação que os empregados tenham concluído. Esta informação é necessária para assegurar que os empregados são devidamente formados e preparados para as suas funções.
Documentação sobre a cessação de funções
Quando um empregado é posto termo, é importante que os empregadores mantenham um registo da cessação de funções. Isto deve incluir qualquer documentação relacionada com a rescisão, tal como aviso de rescisão e outros documentos relevantes.
Conclusão
As pastas de recursos humanos são uma ferramenta essencial para gerir a informação do empregado. Ao compreender os documentos essenciais a incluir numa pasta de recursos humanos, os empregadores podem garantir que a sua empresa está actualizada e em conformidade com a legislação aplicável. Manter uma pasta de recursos humanos precisa e organizada é fundamental para garantir os direitos dos empregados e a exactidão dos seus registos.
As especificidades da organização de pastas de RH variam consoante o tamanho e as necessidades da sua organização, mas existem algumas dicas gerais que podem ajudar. Primeiro, crie um sistema que seja lógico e fácil de compreender. A codificação por cores ou a etiquetagem de pastas por departamento pode ser útil. Em segundo lugar, certifique-se de manter todos os documentos importantes actualizados e facilmente acessíveis. Assegure-se de criar cópias de segurança em caso de emergência. Finalmente, considere a utilização de um sistema de arquivo electrónico para tornar as coisas ainda mais fáceis.
A pasta HR é um local onde são armazenados documentos relacionados com os Recursos Humanos. Isto pode incluir coisas como ficheiros de funcionários, documentos de apólices, e outros registos. A pasta HR está tipicamente localizada dentro do sistema de arquivo principal da empresa, e é frequentemente protegida por senha para assegurar que apenas pessoal autorizado possa aceder a ela.
Um ficheiro de funcionário contém tipicamente uma variedade de documentos relacionados com o histórico de emprego e desempenho de um indivíduo. Isto pode incluir coisas como a candidatura do funcionário, currículo, revisões de desempenho, e registos disciplinares. O conteúdo de um ficheiro de funcionário pode variar dependendo das políticas da empresa e do tipo de posição que o indivíduo ocupa.
Os documentos de RH são documentos relacionados com o emprego que são utilizados para acompanhar a informação do empregado. Estes documentos podem incluir coisas como descrições de funções, análises de desempenho, e manuais do empregado. São tipicamente criados e mantidos pelo departamento de recursos humanos.
Há várias formas de organizar ficheiros de funcionários de RH. Uma forma é separá-los por tipo de funcionário, como a tempo inteiro, a tempo parcial, temporário, ou sazonal. Outra forma é separá-los por departamento ou função de trabalho. Além disso, é possível alfabetizá-los pelo apelido ou criar um sistema de numeração.