A criação de um sistema claro para rastrear o inventário é o primeiro passo para assegurar que o inventário informático seja devidamente gerido. Este sistema deve incluir um método para rastrear o número de computadores que são comprados e o número de computadores que são vendidos. Deve também incluir um método para rastrear a localização de cada computador, bem como quaisquer acessórios ou componentes que lhe estejam associados.
Ter uma base de dados centralizada para toda a informação do inventário informático é essencial para gerir com precisão o inventário informático. Esta base de dados deve incluir informações como o modelo, número de série, e data de compra de cada computador. Deve também incluir informação sobre quaisquer reparações, actualizações, ou manutenção que tenha sido efectuada no computador.
A fim de controlar com precisão o inventário informático, é importante manter uma contagem exacta do número de computadores no inventário. Esta contagem deve ser actualizada regularmente para reflectir quaisquer alterações no inventário, tais como a adição de novos computadores ou a remoção de computadores antigos. É também importante estar ciente de quaisquer computadores que estejam a ser devolvidos ou trocados, pois estas alterações devem reflectir-se na contagem do inventário.
A monitorização da utilização de computadores é uma parte importante da gestão do inventário de computadores. Isto envolve a monitorização do número de horas que cada computador está a ser utilizado, bem como o tipo de actividade que está a ser realizada no computador. Esta informação pode ser utilizada para identificar quais os computadores que podem necessitar de ser substituídos ou actualizados, ou quais os que estão a ser subutilizados.
O desenvolvimento de políticas para gerir a utilização e gestão do inventário informático é essencial para gerir correctamente o inventário. Estas políticas devem incluir directrizes sobre como comprar novos computadores, como dispor de computadores antigos, e como transferir a propriedade de computadores.
Partes de computadores, tais como discos rígidos, memória e processadores devem ser monitorizadas de perto para garantir que estão em boas condições de funcionamento. Se alguma peça precisar de ser substituída, deverá ser substituída o mais cedo possível para manter o desempenho dos computadores.
Os acessórios dos computadores, tais como teclados, ratos e monitores devem também ser rastreados para assegurar que todos os componentes estão em condições de funcionamento e que os acessórios necessários estão disponíveis para cada computador.
É importante manter registos de todas as reparações informáticas. Isto inclui informação sobre a peça que foi substituída, o técnico que efectuou a reparação, e o custo da reparação. Esta informação pode ser utilizada para identificar quaisquer potenciais problemas com os computadores e para assegurar que todas as reparações são efectuadas atempadamente.
O software pode ser utilizado para gerir o inventário de computadores de forma mais eficiente. Este software pode ser utilizado para controlar o número de computadores no inventário, a localização de cada computador, e quaisquer reparações que tenham sido efectuadas. Pode também ser utilizado para gerar relatórios e para monitorizar a utilização de cada computador.