Compreender o papel da comunicação externa eficaz no local de trabalho
1. Definição de Comunicações Externas – Comunicações Externas refere-se à troca de informação nos dois sentidos entre uma organização e os seus intervenientes externos, tais como clientes, investidores, fornecedores e o público em geral. É uma parte vital do sucesso organizacional, uma vez que ajuda a manter relações e a construir confiança.
2. Compreender os benefícios das comunicações externas – As comunicações externas podem ser utilizadas para partilhar informação e actualizações, construir relações, aumentar a visibilidade da marca, e criar uma associação positiva com a organização. Pode também ajudar a reduzir reclamações de clientes, gerir crises, e fornecer uma plataforma para o feedback dos clientes.
3. análise dos diferentes tipos de comunicações externas – Existem muitos tipos diferentes de comunicações externas, tais como comunicados de imprensa, boletins informativos, brochuras, blogs e publicações nos meios de comunicação social. Cada tipo de comunicação deve ser adaptado ao público-alvo e aos objectivos.
4. Criar um Plano de Comunicação Externa Eficaz – Um plano de comunicação externa eficaz deve incluir um objectivo claro, uma análise do público alvo, e estratégias para atingir o público alvo. Deve também considerar os recursos necessários para atingir o objectivo, o cronograma para a sua conclusão, e quaisquer riscos potenciais.
5. Utilização de meios de comunicação social para comunicações externas – Os meios de comunicação social são um instrumento importante para comunicações externas, uma vez que podem ser utilizados para atingir um vasto leque de audiências. É importante assegurar que todos os postos de comunicação social sejam profissionais e consistentes com a marca e o envio de mensagens da organização.
6. Reforçar as relações com as partes interessadas externas – As comunicações externas podem ser utilizadas para construir relações com as partes interessadas. Isto pode envolver responder a perguntas, fornecer actualizações, e abordar quaisquer preocupações. Pode também envolver agradecer aos clientes pela sua lealdade e promover experiências positivas dos clientes.
7. Elaboração de mensagens de comunicação externa significativas – A mensagem deve ser clara, concisa e envolvente. Deve ser adaptada ao público-alvo e ser consistente com a marca da organização. Deve também ser escrita de uma forma que seja fácil de compreender.
8. Avaliar a eficácia das comunicações externas – As organizações devem avaliar a eficácia das suas comunicações externas medindo a taxa de resposta, analisando o feedback dos clientes, e acompanhando as visitas ao website. Isto ajudará a identificar áreas de melhoria e a assegurar que a comunicação é eficaz.
9. Desenvolver estratégias de resposta às comunicações externas – As organizações devem ter uma estratégia de resposta às comunicações externas. Isto deverá envolver o acompanhamento das comunicações externas, respondendo pronta e profissionalmente, e abordando quaisquer questões de forma atempada. É também importante ser proactivo na resposta a quaisquer questões ou preocupações.
A comunicação externa numa empresa refere-se a todas as formas em que a empresa comunica com pessoas fora da organização. Isto inclui tudo, desde a publicidade e marketing ao serviço ao cliente e relações públicas.
Existem dois tipos de comunicação externa: formal e informal. A comunicação formal é normalmente mais cuidadosamente planeada e tem lugar em cenários tais como conferências, apresentações e reuniões de negócios. É normalmente mais formal em tom e estilo. A comunicação informal é tipicamente mais espontânea e menos estruturada. Tem frequentemente lugar em locais como reuniões sociais, o local de trabalho, ou conversas casuais. É normalmente mais informal no tom e estilo.
Existem quatro formas de comunicação externa: verbal, escrita, não verbal, e electrónica.
A comunicação verbal inclui conversas cara-a-cara, chamadas telefónicas, voicemails, e videoconferência. A comunicação escrita inclui correio electrónico, cartas, memorandos, e relatórios. A comunicação não-verbal inclui linguagem corporal, expressões faciais, e tom de voz. A comunicação electrónica inclui meios de comunicação social, mensagens de texto, e mensagens instantâneas.
Uma boa comunicação externa é a comunicação que representa efectivamente a empresa para os seus vários públicos. Isto inclui mensagens claras e consistentes, informação precisa e actualizada, e um comportamento profissional e cortês. É importante lembrar que a forma como a empresa é vista pelo seu público pode ter um impacto significativo no seu sucesso, pelo que é vital ter cuidado na elaboração e manutenção de uma imagem positiva.
A comunicação externa é importante para uma organização por uma variedade de razões. Primeiro, permite à organização partilhar informação sobre os seus produtos, serviços, e marca com um público mais vasto. Isto pode ajudar a aumentar o conhecimento da organização e das suas ofertas, e, em última análise, levar a mais clientes e vendas. Além disso, a comunicação externa pode construir e reforçar as relações com os interessados, tais como clientes, parceiros e fornecedores. Estas relações podem ser benéficas em termos de gerar boca-a-boca positiva, obter feedback e input, e assegurar a continuidade dos negócios. Finalmente, a comunicação externa pode ajudar uma organização a gerir a sua reputação e a proteger a sua imagem. No mundo conectado de hoje, é importante ser proactivo na gestão da forma como a organização é vista pelo público. Ao envolver-se numa comunicação externa eficaz, uma organização pode manter-se à frente de uma potencial publicidade negativa e construir e manter uma reputação positiva.