Uma declaração de encerramento de negócios eficaz é uma componente integral do funcionamento de qualquer organização. Fornece uma forma formal e organizada de encerrar uma reunião ou outra actividade. Também serve para lembrar a todos os envolvidos os objectivos que estabeleceram, as decisões que tomaram e as tarefas que concordaram em completar. Neste artigo, exploraremos os elementos essenciais de uma declaração de encerramento de negócios bem sucedida e daremos dicas sobre como começar uma.
O primeiro passo para criar uma declaração de encerramento de negócios bem sucedida é estabelecer objectivos claros. Isto significa estabelecer metas e objectivos mensuráveis para o encontro, assim como delinear as expectativas dos participantes. Ao fazê-lo, é fornecida a estrutura necessária para assegurar que cada tarefa seja concluída e que todas as partes tenham expectativas claras quanto ao resultado.
Para que uma declaração de encerramento de negócios seja eficaz, é importante estabelecer uma linha temporal. Ter um cronograma ajuda a assegurar que todos estão na mesma página e que as tarefas são concluídas atempadamente. Também ajuda a assegurar que todos estão no bom caminho e que quaisquer questões potenciais são abordadas.
Outro elemento importante de uma declaração de encerramento de negócios bem sucedida é resumir os resultados da reunião. Isto inclui resumir quaisquer decisões que tenham sido tomadas, quaisquer tarefas que tenham sido concluídas, e quaisquer objectivos que tenham sido estabelecidos. Resumir os resultados ajuda a garantir que todos estão na mesma página e que os objectivos da reunião foram alcançados.
É também importante atribuir itens de acção àqueles que são responsáveis pela sua conclusão. Isto assegura que todas as tarefas sejam concluídas atempadamente e que todos sejam responsabilizados pelos resultados. Fazê-lo também ajuda a assegurar que os objectivos da reunião são cumpridos e que quaisquer potenciais questões são abordadas.
Para que uma declaração de encerramento de negócios seja eficaz, é importante estabelecer procedimentos de acompanhamento. Isto significa assegurar que quaisquer decisões que tenham sido tomadas são seguidas, que quaisquer tarefas que tenham sido atribuídas são completadas, e que quaisquer objectivos que tenham sido estabelecidos são cumpridos. O estabelecimento de procedimentos de acompanhamento ajuda a assegurar que os objectivos da reunião sejam cumpridos e que quaisquer potenciais questões sejam abordadas.
O passo final na criação de uma declaração de encerramento de negócios bem sucedida é rever o progresso. Isto inclui a avaliação do progresso que foi feito, determinar se é necessário fazer quaisquer alterações, e estabelecer novos objectivos. Fazê-lo ajuda a assegurar que os objectivos da reunião são atingidos e que quaisquer potenciais questões são abordadas.
Uma vez estabelecidos todos os elementos de uma declaração de encerramento de negócios bem sucedida, é importante incluir observações de encerramento. Isto significa fornecer um resumo da reunião, expressando apreço pelos esforços de todos, e agradecer a todos pelo seu tempo e participação.
O último passo para criar uma declaração de encerramento de negócios bem sucedida é finalizar a declaração. Isto significa garantir que todos os elementos estão presentes, que todos os itens de acção estão atribuídos, e que os objectivos da reunião foram alcançados. Fazê-lo ajuda a assegurar que os objectivos da reunião são cumpridos e que quaisquer potenciais questões são abordadas.
Ao seguir estes passos, as organizações podem assegurar que as suas declarações de encerramento de negócios são eficazes e que as suas metas e objectivos são cumpridos. Uma declaração de encerramento de negócios eficaz é um elemento essencial do funcionamento de qualquer organização e ajuda a assegurar que todos estejam na mesma página e que as tarefas sejam concluídas atempadamente.