A gestão de projectos é muitas vezes vista como uma componente essencial para o sucesso das operações comerciais. Envolve a coordenação eficiente de recursos, processos e pessoal para alcançar os resultados desejados. Como resultado, a gestão de projectos pode ser um factor crítico para o sucesso de uma empresa. Por este motivo, muitas organizações estão a recorrer à gestão de projectos externalizada para assegurar que os seus projectos sejam concluídos a tempo e dentro do orçamento.
A gestão de projectos subcontratada é um processo em que uma organização contrata com um terceiro para gerir o projecto em seu nome. Isto pode proporcionar uma série de vantagens, incluindo redução de custos, aumento da eficiência e acesso a conhecimentos especializados. Pode ser uma forma eficaz de gerir projectos sem ter de contratar pessoal adicional ou formar o pessoal existente. Pode também proporcionar a uma organização a flexibilidade necessária para se ajustar ou adaptar às mudanças das necessidades do projecto.
Ao seleccionar uma empresa para externalizar a gestão de projectos, é importante considerar as qualificações, experiência, historial e reputação da empresa. É também importante avaliar a capacidade da empresa para satisfazer as necessidades específicas da organização. É também importante avaliar a capacidade da empresa para gerir um projecto do início ao fim e para apresentar resultados dentro do prazo e do orçamento.
A comunicação eficaz é essencial para uma gestão bem sucedida de projectos externalizados. É importante estabelecer estratégias de comunicação claras desde o início. Isto inclui delinear expectativas, estabelecer prazos, atribuir papéis e responsabilidades, e estabelecer protocolos de comunicação. É igualmente importante assegurar que todas as partes envolvidas sejam capazes de comunicar de forma clara e eficaz.
Antes de iniciar o projecto, é importante desenvolver um âmbito de trabalho e uma linha temporal claros. Isto deve incluir os objectivos, os resultados e o calendário do projecto. Deve também incluir uma repartição detalhada das tarefas e responsabilidades. Isto ajudará a assegurar que o projecto seja concluído a tempo e dentro do orçamento.
Ao externalizar a gestão do projecto, é importante gerir o risco e a responsabilidade. Isto inclui a avaliação dos riscos potenciais associados ao projecto e o desenvolvimento de estratégias para os minimizar ou mitigar. Inclui também a identificação de eventuais responsabilidades potenciais e o desenvolvimento de estratégias para a sua gestão.
Os objectivos do projecto devem ser acompanhados e ajustados conforme necessário. Isto inclui a monitorização do progresso e a introdução de alterações ao projecto, conforme necessário. Isto ajudará a assegurar que o projecto seja concluído a tempo e dentro do orçamento.
O controlo de qualidade é uma parte importante da gestão do projecto. É importante manter os padrões de qualidade ao longo de todo o projecto. Isto inclui assegurar que o projecto seja completado de acordo com o âmbito de trabalho e cronograma acordados.
Uma vez concluído o projecto, é importante medir o seu sucesso e eficácia. Isto inclui a avaliação dos resultados do projecto e determinar se os objectivos foram alcançados. É também importante avaliar o desempenho da equipa e identificar áreas de melhoria.
Finalmente, é importante avaliar os benefícios globais da gestão de projectos subcontratados. Isto inclui a avaliação da poupança de custos, aumento da eficiência, e acesso à perícia que ela proporciona. É também importante considerar os potenciais riscos e responsabilidades associados ao processo.
A gestão de projectos externalizada pode ser uma forma eficaz de gerir projectos sem ter de investir recursos ou pessoal adicional. Contudo, é importante compreender o valor da gestão de projectos subcontratada, identificar a empresa certa para o trabalho, e estabelecer estratégias claras de comunicação. É igualmente importante desenvolver um âmbito de trabalho e um calendário claros, gerir o risco e a responsabilidade, acompanhar e ajustar os objectivos do projecto, manter os padrões de qualidade, medir o sucesso e a eficácia, e avaliar os benefícios da gestão de projectos subcontratados. Ao seguir estas melhores práticas, as organizações podem assegurar que os seus projectos sejam concluídos a tempo e dentro do orçamento.
Os quatro tipos de terceirização são:
1. Outsourcing offshore: Isto é quando uma empresa externaliza as suas operações para um país com custos de mão-de-obra mais baratos.
2. Outsourcing Nearshore: Isto é quando uma empresa externaliza as suas operações para um país geograficamente próximo do seu país de origem.
3. externalização onshore: Isto é quando uma empresa subcontrata as suas operações a outra empresa dentro do seu próprio país.
4. externalização vertical: Isto é quando uma empresa subcontrata uma função ou processo específico a outra empresa.