A segregação de deveres (SoD) é um importante mecanismo de controlo interno utilizado nas empresas para assegurar que o potencial de fraude é minimizado. É especialmente importante para pequenas empresas que carecem dos recursos necessários para uma estrutura de governação empresarial de grande escala. Neste guia, discutiremos a importância da SoD para as pequenas empresas, assim como a forma de a implementar eficazmente.
SoD é um sistema de estrutura organizacional que divide as responsabilidades entre diferentes indivíduos ou departamentos. Isto assegura que nenhuma pessoa tenha o controlo total sobre uma tarefa ou processo. Isto pode reduzir o potencial de fraude, desperdício e abuso, bem como reduzir o risco de erros devidos a erros de julgamento.
Um dos benefícios mais importantes da SoD é a maior responsabilização dos funcionários. Ao assegurar que pessoas diferentes são responsáveis por tarefas diferentes, aumenta a probabilidade de que quaisquer erros ou actividades antiéticas sejam identificados e tratados. Adicionalmente, a implementação de SoD pode ajudar as pequenas empresas a poupar dinheiro, uma vez que pode reduzir a necessidade de pessoal ou recursos adicionais para assegurar a supervisão.
Para as pequenas empresas, a implementação de SoD pode ser um desafio devido aos limitados recursos e pessoal disponíveis. Além disso, pode ser difícil assegurar que todas as funções sejam devidamente definidas e comunicadas aos empregados. É também importante assegurar que cada indivíduo tenha as competências e conhecimentos necessários para desempenhar eficazmente a sua função.
A comunicação eficaz é essencial para uma implementação bem sucedida da SoD. É importante para a empresa assegurar que os papéis e responsabilidades de cada indivíduo sejam claramente comunicados a todos os envolvidos. Isto ajudará a assegurar que todos compreendem o seu papel e são capazes de desempenhar as suas tarefas de forma eficaz.
A criação de documentação detalhada dos papéis e responsabilidades de cada indivíduo é essencial para a SoD. Isto assegurará que todos estejam conscientes do seu papel e possam facilmente referir-se a ele quando necessário. Esta documentação deve também delinear os processos e procedimentos que devem ser seguidos para assegurar que a SoD seja eficaz.
Ter políticas e procedimentos claros em vigor é essencial para o sucesso da DL. Isto inclui delinear as funções e responsabilidades de cada indivíduo, bem como as regras e regulamentos que devem ser seguidos. Isto ajudará a assegurar que todos estejam conscientes do seu papel e das expectativas para o desempenharem eficazmente.
A monitorização e auditoria são essenciais para assegurar que a SoD seja eficaz. Isto envolve a verificação regular do desempenho de cada indivíduo para assegurar que está a desempenhar correctamente o seu papel. Além disso, implica rever a documentação e as políticas para garantir que estão actualizadas e são seguidas.
A formação é essencial para o sucesso da SoD. Isto inclui a formação dos funcionários sobre as suas funções e responsabilidades, bem como as políticas e procedimentos que devem ser seguidos. Além disso, inclui a formação sobre como identificar e abordar quaisquer problemas ou questões potenciais.
Ao implementar um sistema de SoD eficaz, as pequenas empresas podem assegurar que os seus processos e procedimentos sejam levados a cabo de forma eficaz e eficiente. Pode também ajudar a reduzir o potencial de fraude, desperdício, e abuso. Com a correcta implementação e monitorização, a SoD pode ser um mecanismo de controlo interno eficaz para as pequenas empresas.
Um exemplo de violação da segregação de deveres seria se um único indivíduo fosse responsável tanto pela aprovação como pelo processamento de facturas. Isto poderia conduzir a fraude ou abuso, uma vez que o indivíduo poderia aprovar as suas próprias facturas para pagamento. A segregação de deveres é importante para ajudar a prevenir e detectar fraudes e abusos.
Existem três regras na segregação de funções:
1. os bens devem estar sob o controlo de apenas uma pessoa.
2. Ninguém deve ter controlo tanto sobre a autorização como sobre o registo das transacções.
3. a mesma pessoa não deve ter controlo tanto sobre a custódia como sobre a contabilidade dos activos.
Existem alguns deveres fundamentais que devem ser sempre separados para uma correcta separação de deveres. Estes incluem:
1. contas a receber – As contas a receber devem ser sempre tratadas por outra pessoa que não o indivíduo responsável pelas contas a pagar. Isto ajuda a prevenir qualquer potencial fraude ou má utilização de fundos.
2. inventário – O inventário também deve ser tratado por outra pessoa que não o indivíduo responsável pelas contas a pagar. Isto ajuda a assegurar que os níveis de inventário sejam exactos e que não haja potencial para roubo ou fraude.
3. folha de pagamento – A folha de pagamento deve ser sempre tratada por outra pessoa que não o indivíduo responsável pelas contas a pagar. Isto ajuda a prevenir qualquer potencial fraude ou má utilização de fundos. A folha de pagamento deve também ser tratada por outra pessoa que não o indivíduo responsável pelos recursos humanos. Isto ajuda a assegurar que a folha de pagamento seja processada com precisão e que não haja potencial para fraude.