Obrigações do empregador no caso de um número de segurança social incorrecto do empregado: Um Guia Completo
Ter o número de Segurança Social (SSN) correcto para cada um dos seus empregados é essencial por uma variedade de razões. É da responsabilidade do empregador assegurar que todos os SSN’s dos seus empregados estejam correctos e actualizados. Este artigo fornecerá uma visão geral das obrigações do empregador no caso de um SSN de um empregado estar incorrecto.
As consequências de um SSN incorrecto podem ser graves. Pode levar ao cálculo e apresentação incorrecta de impostos sobre os salários, o que pode resultar em multas e penalidades dispendiosas. Além disso, a notificação do erro à Administração da Segurança Social (SSA) pode resultar na negação ou atraso dos benefícios do empregado.
Assim que tiver conhecimento de que o SSN de um funcionário está incorrecto, deve contactar o funcionário para confirmar as informações correctas. Isto pode ser feito por telefone, através de correio electrónico, ou pessoalmente. É importante documentar esta conversa para que tenha um registo das informações correctas.
Uma vez confirmado o SSN correcto pelo funcionário, deve documentá-lo nos seus registos. Esta documentação deve incluir o nome do funcionário, o SSN correcto, e a data em que o SSN correcto foi fornecido.
Uma vez documentada a informação correcta, é necessário actualizar os registos do funcionário para reflectir o SSN correcto. Isto inclui quaisquer formulários ou papéis que necessitem de ser actualizados, bem como quaisquer registos electrónicos que necessitem de ser alterados.
É importante notificar o SSA do erro o mais rapidamente possível. Isto pode ser feito através do preenchimento do formulário SS-5 do SSA, que está disponível no website do SSA. Este formulário deve ser preenchido e enviado para o SSA com o SSN correcto do empregado.
Uma vez actualizado o SSN do empregado, é importante certificar-se de que os impostos sobre a folha de pagamento são calculados e arquivados correctamente. Isto inclui assegurar que o montante correcto de impostos é retido dos cheques de pagamento do empregado, bem como assegurar que os impostos correctos são reportados ao IRS.
Além de notificar o SSA do erro, deve também notificar o IRS do SSN incorrecto. Isto pode ser feito através do preenchimento do formulário W-2c, que está disponível no website do IRS. Este formulário deve ser preenchido e enviado para o IRS com o SSN correcto do funcionário.
É importante tomar medidas para evitar que erros como este aconteçam no futuro. Isto inclui a verificação dupla de todos os registos dos funcionários, tendo um processo claro de correcção de erros, e a formação dos funcionários em procedimentos adequados de recolha e verificação de SSN.
Finalmente, é importante compreender a responsabilidade potencial por não corrigir um SSN incorrecto. Não o fazer pode resultar em multas e penalizações dispendiosas por parte do IRS, bem como potenciais acções legais por parte do funcionário. Por conseguinte, é essencial tomar as medidas necessárias para assegurar que todos os SSNs de funcionários estejam correctos.
Em conclusão, é da responsabilidade do empregador assegurar que todos os Números de Segurança Social dos funcionários estejam correctos e actualizados. Se o SSN de um empregado estiver incorrecto, o empregador deve tomar medidas para confirmar as informações correctas e actualizar os seus registos em conformidade. Isto inclui notificar o SSA e o IRS do erro, assegurar que os impostos sobre a folha de pagamento são correctamente calculados e arquivados, e tomar medidas para evitar erros futuros. É essencial compreender as potenciais consequências de um SSN incorrecto, bem como a potencial responsabilidade por não corrigir o erro.
A Administração da Segurança Social (SSA) atribui números de Segurança Social (SSNs), e mantém registos dos ganhos sob esses números. Os empregadores comunicam os ganhos à SSA. Se um empregador comunicar os ganhos de um empregado sob o SSN errado, o SSA corrigirá o registo.
O SSA tomará as seguintes medidas para corrigir o SSN de um empregado:
1. o SSA enviará um aviso ao empregador informando-o de que o SSN do empregado está incorrecto.
2. O empregador terá de fornecer ao SSA o SSN correcto para o empregado.
3. O SSA actualizará o registo do empregado e enviará um aviso ao empregador confirmando a correcção.
Se um número de Segurança Social não corresponder, o empregador comunicará a discrepância à Administração da Segurança Social (SSA). A SSA investigará então a discrepância e tomará as medidas apropriadas.