O que precisa de saber sobre sistemas de gestão de documentos electrónicos

Um sistema de gestão electrónica de documentos (EDMS) é um sistema informático utilizado para armazenar, partilhar, e gerir documentos. O EDMS é uma ferramenta poderosa utilizada para melhorar a eficiência e produtividade organizacional. Permite às empresas pesquisar, organizar, e controlar mais facilmente o acesso aos seus documentos. EDMS pode ser integrado com outros sistemas, tais como gestão da relação com o cliente (CRM) e planeamento de recursos empresariais (ERP).

A utilização de um EDMS pode proporcionar uma variedade de benefícios às empresas. Pode ajudar a reduzir a burocracia, poupar tempo e dinheiro, melhorar a precisão, e racionalizar processos. Também facilita a colaboração, facilitando o trabalho conjunto das equipas em projectos. Além disso, o EDMS pode ajudar a melhorar o serviço ao cliente, uma vez que permite aos empregados aceder rapidamente a documentos e informações.

Um sistema de gestão electrónica de documentos consiste tipicamente em vários componentes. Estes incluem repositório de documentos, software de gestão de documentos, scanner de documentos, sistema de fluxo de trabalho de documentos, e imagens de documentos. O repositório de documentos é a área onde os documentos são armazenados. O software de gestão de documentos é utilizado para organizar, armazenar, e gerir documentos. Um scanner de documentos é utilizado para digitalizar documentos em papel para que possam ser armazenados electronicamente. Um sistema de fluxo de trabalho de documentos fornece controlo sobre a forma como os documentos se movimentam através do sistema. E o software de imagens de documentos ajuda a converter documentos em papel em imagens digitais.

Implementar um EDMS é um processo relativamente simples. O primeiro passo é identificar os tipos de documentos que precisam de ser armazenados e se serão armazenados na nuvem ou no local. Uma vez determinado isto, os documentos podem ser digitalizados e armazenados no repositório de documentos. Em seguida, o software de gestão de documentos pode ser configurado para organizar os documentos e estabelecer o controlo de acesso. Finalmente, o fluxo de trabalho dos documentos pode ser configurado para automatizar o movimento de documentos através do sistema.

A migração para um EDMS pode ser um desafio. As organizações devem primeiro decidir que documentos precisam de ser digitalizados, bem como como armazená-los. Devem também considerar a segurança dos seus documentos, bem como a forma de assegurar o controlo de acesso. Além disso, devem determinar como migrar os documentos existentes para o sistema, e precisam de considerar quaisquer potenciais problemas de compatibilidade.

A segurança dos dados é um factor essencial quando se trata de EDMS. As organizações devem assegurar que o EDMS está em conformidade com os regulamentos da indústria e que os seus documentos são protegidos contra o acesso não autorizado. Podem fazê-lo estabelecendo um controlo de acesso, encriptando os seus dados, e fazendo regularmente cópias de segurança dos seus documentos. Além disso, devem testar regularmente os seus sistemas quanto a vulnerabilidades e assegurar que os seus funcionários recebem formação sobre as melhores práticas de segurança.

O EDMS pode ser utilizado para uma variedade de fins. Pode ser utilizado para armazenar e gerir registos de clientes, documentos legais, informações financeiras e registos de empregados. Pode também ser utilizado para facilitar a colaboração entre equipas, bem como para racionalizar o processo de aprovação de documentos. Além disso, o EDMS pode ser utilizado para rastrear versões de documentos e para fornecer pistas de auditoria.

Um EDMS oferece uma série de vantagens sobre os métodos tradicionais de armazenamento de documentos. É mais seguro e eficiente, uma vez que os documentos podem ser rapidamente acedidos e partilhados. É também mais económico, uma vez que elimina a necessidade de espaço físico de armazenamento. Além disso, o EDMS facilita o rastreio de versões de documentos, tornando mais fácil assegurar o cumprimento dos regulamentos.