1. Compreender o formulário W-2: O formulário W-2 é um documento importante que os empregadores devem fornecer aos seus empregados. É utilizado para declarar os salários e impostos retidos do salário do empregado. É também utilizado para declarar a Segurança Social, Medicare, e outras deduções. Como empregador, é responsável pelo preenchimento do formulário W-2 junto do IRS para cada empregado que trabalhe para si num determinado ano fiscal.
2. Quando um Empregado se muda sem o notificar: Infelizmente, há alturas em que um empregado se desloca sem o notificar. Isto pode apresentar um problema quando se trata de preencher o formulário W-2 junto do IRS. Se o funcionário se mudar e não deixar um endereço de reencaminhamento, o empregador deve encontrar uma forma de enviar o formulário por correio ao funcionário.
3. os requisitos do IRS para arquivar o W-2: O IRS exige que o empregador forneça uma cópia do formulário W-2 ao empregado e o arquive junto do IRS até 31 de Janeiro de cada ano. Se o endereço do funcionário não for conhecido, poderá estar a violar os regulamentos do IRS se não encontrar uma forma de entregar o formulário.
4. como manter um registo dos endereços de ex-funcionários: Para evitar este problema, os empregadores devem manter um registo das moradas dos seus empregados. Isto pode ser feito solicitando aos empregados que forneçam um endereço actual quando deixam a empresa e actualizando periodicamente a lista de endereços.
5. como procurar uma morada de um antigo empregado: Se o endereço de um empregado não for conhecido, os empregadores podem utilizar uma variedade de serviços online para pesquisar o endereço. Estes serviços permitem aos empregadores pesquisar um endereço utilizando o nome do empregado ou o número da Segurança Social.
6. O que fazer com um W-2 se o endereço do empregado for desconhecido: Se o endereço de um antigo empregado for desconhecido, os empregadores devem contactar o empregado pelo correio. Isto pode ser feito através do envio de uma carta para o último endereço conhecido. Se o empregado não responder dentro de um prazo razoável, os empregadores devem preparar um formulário W-2 substituto.
7. O que incluir num formulário W-2 substituto: Um formulário W-2 substituto deve incluir o nome do empregado, endereço, número da Segurança Social e todas as outras informações exigidas no formulário W-2 original. Deve também incluir uma declaração de que o formulário original não foi recebido pelo empregado.
8. como enviar um W-2 substituto: O formulário W-2 substituto deve ser enviado para o último endereço conhecido do empregado. Deve também ser enviado por correio para o IRS para que o empregador possa cumprir os regulamentos do IRS.
9. O que fazer se um ex-funcionário não receber o formulário: Se um ex-funcionário não receber o formulário W-2 de substituição, o empregador deve contactar o IRS e explicar a situação. O empregador deve também fornecer ao IRS uma cópia do formulário W-2 de substituição. O IRS pode permitir que o empregador complete o processo de arquivamento sem a assinatura do funcionário.