A estrutura organizacional é um factor chave em qualquer negócio. Define as linhas de autoridade, a atribuição de recursos, e o fluxo global de comunicação dentro de uma organização. A estrutura organizacional contabilística afecta especificamente a forma como uma empresa planeia e implementa estratégias e actividades contabilísticas. Neste artigo, iremos explorar o papel da estrutura organizacional contabilística no estabelecimento de um modelo empresarial de sucesso.
Uma estrutura organizacional de contabilidade eficaz começa com uma análise do departamento de contabilidade. Isto inclui a avaliação da dimensão e do âmbito da organização, dos tipos de actividades financeiras que esta desenvolve, e da complexidade dos requisitos financeiros. Ao compreender o papel do departamento de contabilidade na organização, as empresas podem criar uma estrutura organizacional que optimiza a eficácia do departamento.
Uma vez entendidas as necessidades do departamento de contabilidade, o passo seguinte é estabelecer uma hierarquia dentro da estrutura organizacional da contabilidade. Isto inclui a definição das funções e responsabilidades de cada cargo, bem como as linhas de autoridade e comunicação que serão utilizadas para gerir a organização. Ao estabelecer uma hierarquia clara, as empresas podem assegurar que o pessoal da contabilidade seja capaz de desempenhar as suas funções de forma eficaz e eficiente.
O passo seguinte na criação de uma estrutura organizacional contabilística eficaz é a definição dos objectivos do departamento de contabilidade. Isto inclui a determinação dos tipos de actividades financeiras que devem ser realizadas, bem como os resultados desejados. Ao ter um conjunto claro de objectivos, as empresas podem assegurar que o pessoal de contabilidade se concentre nas tarefas mais importantes para a organização.
Uma vez estabelecidos os objectivos do departamento de contabilidade, as empresas devem então implementar os processos necessários para atingir esses objectivos. Isto inclui o estabelecimento de procedimentos para relatórios financeiros, orçamentação, e auditoria, bem como o estabelecimento de sistemas de controlo interno. Ao disporem de um conjunto eficaz de processos, as empresas podem assegurar que as suas actividades contabilísticas sejam eficientes e precisas.
A tecnologia tornou-se cada vez mais importante na estrutura organizacional contabilística. Muitas empresas utilizam programas de software para automatizar processos tais como relatórios financeiros, elaboração de orçamentos e auditoria. Ao utilizar a tecnologia, as empresas podem reduzir a quantidade de tempo e recursos necessários para completar as tarefas contabilísticas.
Em alguns casos, as empresas podem optar por subcontratar certas tarefas contabilísticas a empresas externas. Isto pode ajudar as empresas a reduzir custos e libertar recursos para outras actividades. Ao externalizar tarefas de contabilidade, as empresas devem assegurar que a empresa externa é capaz de satisfazer as necessidades da organização, e está em conformidade com todas as leis e regulamentos aplicáveis.
Finalmente, as empresas devem estabelecer normas de desempenho para o pessoal de contabilidade. Isto inclui o estabelecimento de expectativas de exactidão e pontualidade, bem como a garantia de que o pessoal é devidamente formado nos processos contabilísticos da organização. Ao estabelecer e aplicar normas de desempenho, as empresas podem assegurar que o pessoal da contabilidade está a produzir resultados de qualidade.
Em conclusão, a estrutura organizacional contabilística desempenha um papel importante no estabelecimento de um modelo empresarial de sucesso. Ao avaliar as necessidades do departamento de contabilidade, estabelecer uma hierarquia, definir objectivos, implementar processos, utilizar tecnologia, externalizar tarefas, e estabelecer normas de desempenho, as empresas podem assegurar que as suas actividades contabilísticas são executadas de forma eficiente e precisa.
Os quatro principais tipos de estruturas organizacionais são funcionais, divisionais, matriciais e planas.
As organizações funcionais estão estruturadas em torno de diferentes departamentos, cada um com a sua própria área especializada de especialização. Por exemplo, uma organização funcional pode ter um departamento de marketing, um departamento de vendas, e um departamento de recursos humanos.
As organizações divisionais estão estruturadas em torno de diferentes linhas de produtos ou unidades de negócio. Por exemplo, uma organização divisional pode ter uma divisão para cada tipo de produto que vende, ou uma divisão para cada região geográfica em que faz negócios.
As organizações matriciais são um híbrido de estruturas funcionais e divisionais, com elementos de ambas. Por exemplo, uma organização matricial pode ter uma divisão para cada linha de produtos, mas dentro de cada divisão haveria departamentos funcionais tais como marketing, vendas e recursos humanos.
As organizações planas são relativamente simples em termos de estrutura, com poucos ou nenhuns níveis de gestão. Este tipo de organização é frequentemente encontrado em pequenas empresas.
O departamento de contabilidade está normalmente organizado em três secções principais: contas a receber, contas a pagar, e folha de pagamentos. As contas a receber tratam de facturas e pagamentos de clientes, as contas a pagar tratam de facturas e pagamentos de fornecedores, e os salários e benefícios dos empregados. Cada secção é normalmente chefiada por um gestor que supervisiona o pessoal e reporta ao director financeiro (CFO).