Ter um objectivo claro para a reunião é essencial para elaborar uma agenda eficaz. Pense no que pretende alcançar ao realizar a reunião e como esta aproximará o seu grupo dos seus objectivos.
Escolher um horário de reunião que funcione para todos os participantes é importante para ter uma reunião produtiva. Ter em conta a disponibilidade de todos os participantes e a importância da reunião para seleccionar a melhor hora.
Certifique-se de que incluiu todos os participantes-chave na reunião. Preparar uma lista de todos os participantes e contactá-los previamente para confirmar a sua disponibilidade.
Decidir o formato da reunião que melhor se adequa ao objectivo da sua reunião. Será uma reunião tradicional cara-a-cara ou uma reunião virtual? Considere os recursos disponíveis e a dimensão do grupo ao seleccionar o formato.
Após seleccionar o formato da reunião, é altura de compilar a agenda. Listar todos os tópicos que serão discutidos na reunião de uma forma organizada. Certifique-se de que todos os tópicos importantes estão incluídos na ordem de trabalhos.
Estimar o tempo necessário para cada tópico e criar uma linha temporal para a reunião. Atribuir tempo suficiente para cada ponto de discussão e assegurar que a linha do tempo é viável.
Delegar responsabilidades a cada participante com antecedência. Atribuir papéis tais como facilitador, cronometrista, anotador, etc. e certificar-se de que cada participante está ciente das suas responsabilidades.
Assegurar que o local da reunião está pronto a ser utilizado. Certificar-se de que todos os materiais necessários tais como quadros brancos, marcadores, projectores, etc. estão disponíveis para a reunião e que o espaço é confortável para todos os participantes.
Enviar a agenda a todos os participantes pelo menos um dia antes da reunião. Isto dar-lhes-á tempo suficiente para se prepararem para os tópicos que serão discutidos.
As etapas acima referidas ajudá-lo-ão a elaborar uma agenda de reunião informal eficaz e a assegurar que a sua reunião seja produtiva e bem sucedida.
Uma agenda de reunião informal é uma agenda de reunião que não é rigidamente estruturada ou seguida. Este tipo de agenda permite maior flexibilidade e espontaneidade na reunião, e permite uma discussão mais aberta.
Não há resposta definitiva a esta pergunta, pois depende da reunião específica e do que seria mais útil para os participantes. No entanto, em geral, é frequentemente uma boa ideia ter algum tipo de agenda para uma reunião informal, mesmo que seja apenas uma breve visão geral dos tópicos que serão discutidos. Isto pode ajudar a manter a reunião no bom caminho e assegurar que todos os tópicos importantes sejam cobertos.
1. O primeiro tipo de agenda é a Purposive Agenda, que é definida como uma linha de acção que é planeada e prosseguida de modo a atingir objectivos específicos.
2. O segundo tipo de agenda é a Agenda Espontânea, que é definida como uma linha de acção que não é planeada com antecedência, mas que surge em resposta a oportunidades ou desafios que se apresentam.
3. o terceiro tipo de agenda é a Agenda Mista, que é definida como uma linha de acção que combina elementos tanto da Agenda Fins como da Agenda Espontânea.
Os 3 P’s para reuniões são:
1. Objectivo – Qual é o objectivo da reunião? O que precisa de ser realizado?
2. Participantes – Quem precisa de estar envolvido na reunião? Quem tomará as decisões?
3. Local – Onde se realizará a reunião?
1. O nome e logótipo da empresa
2. A data e a hora da reunião
3. O local da reunião
4. Os nomes das pessoas que assistirão à reunião
5. Os pontos da ordem de trabalhos para a reunião
6. O nome da pessoa que irá liderar a reunião
7. As horas de início e fim da reunião