O Internal Revenue Service (IRS) estabelece requisitos específicos para as entidades sem fins lucrativos para manter o seu estatuto 501(c)(3). Isto inclui a realização de reuniões da administração e a tomada de certas medidas para assegurar o cumprimento fiscal. A compreensão e adesão a estes requisitos é essencial para todas as organizações sem fins lucrativos.
É necessário que um conselho de administração sem fins lucrativos realize pelo menos uma reunião por ano. Esta reunião deve incluir uma revisão das finanças, uma discussão de novos projectos, e qualquer outro assunto que necessite de ser tratado. Deve também haver um registo da reunião, incluindo uma lista de participantes e os tópicos discutidos.
As organizações sem fins lucrativos devem manter registos de todas as suas reuniões e actividades. Isto inclui actas das reuniões da direcção, registos financeiros, e quaisquer outros documentos relacionados com as operações da organização. O IRS pode pedir para rever estes registos em qualquer altura.
As organizações sem fins lucrativos devem também aderir a determinados requisitos financeiros. Isto inclui o preenchimento de uma declaração anual de impostos, a manutenção de registos financeiros exactos, e a apresentação dos formulários necessários ao IRS. As entidades sem fins lucrativos estão também sujeitas a certas restrições em matéria de lobbying e actividades políticas.
As organizações sem fins lucrativos devem também ter políticas em vigor para prevenir conflitos de interesses. Estas políticas devem delinear o que constitui um conflito de interesses, como identificar potenciais conflitos, e procedimentos para lidar com eles.
As organizações sem fins lucrativos devem também esforçar-se por manter um elevado nível de transparência. Isto inclui fornecer informação precisa e atempada ao público e assegurar que as finanças da organização são abertas e acessíveis.
As organizações sem fins lucrativos devem também manter o seu conselho de administração. Isto inclui o recrutamento de novos membros, a prestação de formação e apoio, e a garantia de que os membros do conselho estão a seguir as políticas e procedimentos da organização.
Finalmente, as organizações sem fins lucrativos devem assegurar que estão em conformidade com todas as leis e regulamentos aplicáveis. Isto inclui assegurar que as reuniões do conselho são realizadas regularmente, que os registos financeiros são mantidos actualizados e que a organização está a seguir todas as outras leis relevantes.
A adesão aos requisitos do IRS para as organizações sem fins lucrativos e reuniões do conselho de administração é essencial para todas as organizações. As organizações sem fins lucrativos devem tomar medidas para assegurar que estão a seguir todas as leis e regulamentos aplicáveis e a manter registos financeiros exactos. Ao fazê-lo, as organizações sem fins lucrativos podem assegurar que se mantêm em conformidade com o IRS e que continuam a servir a sua missão.
Não há uma resposta definitiva a esta pergunta, pois dependerá das necessidades e circunstâncias específicas da organização. No entanto, a maioria dos peritos recomenda que os conselhos de administração sem fins lucrativos se reúnam pelo menos uma vez por trimestre (4 vezes por ano). Isto permite ao conselho de administração manter-se actualizado sobre os últimos desenvolvimentos e tomar quaisquer decisões necessárias de forma atempada. Além disso, é importante realizar reuniões especiais conforme necessário (por exemplo, para discutir uma grande campanha de angariação de fundos ou planeamento estratégico).
O IRS exige um mínimo de três membros da direcção para uma organização sem fins lucrativos. Os membros do conselho devem ser independentes uns dos outros e não podem ser pagos pelos seus serviços no conselho.
Não é necessário que um 990 seja aprovado por um conselho, mas é geralmente uma boa ideia fazê-lo. O conselho pode fornecer um feedback valioso sobre o 990 e ajudar a assegurar que reflecte com precisão as actividades e finanças da organização.
Geralmente, o IRS exige que as organizações sem fins lucrativos tenham uma política de conflito de interesses se a organização:
Tem receitas brutas anuais que excedem $50.000
– Tem funcionários, funcionários ou directores chave que têm um interesse financeiro numa transacção com a organização
-É uma fundação privada
A política de conflito de interesses deve ser aprovada pelo conselho de administração da organização e deve ser disponibilizada ao público mediante pedido.
Uma 501c3 é um tipo de organização sem fins lucrativos. Existem vários tipos de organizações sem fins lucrativos, cada uma com a sua própria designação. Uma 501c3 é uma organização de beneficência que está isenta do imposto de renda federal. As doações para uma 501c3 são dedutíveis do imposto de renda federal. Uma organização sem fins lucrativos é uma organização que não tem accionistas e que não distribui lucros a proprietários ou membros.