2. Compreender a necessidade de responder prontamente
Quando os clientes telefonam a uma empresa, esperam ouvir de alguém em tempo útil. Se a mensagem de um cliente for ignorada, podem ficar frustrados ou sentir-se negligenciados. É por isso que é importante compreender a necessidade de responder prontamente às mensagens de uma forma apropriada.
3. obter acesso ao seu correio de voz
A fim de recuperar e responder a mensagens telefónicas de negócios, deve primeiro obter acesso ao seu sistema de correio de voz. Isto pode ser feito marcando o número de acesso apropriado e introduzindo o seu código de acesso atribuído. Uma vez que tenha acesso ao seu sistema de correio de voz, pode começar a ouvir as mensagens que lhe foram deixadas.
4. ouvir atentamente para informação importante
Ao recuperar mensagens telefónicas de negócios, é importante ouvir atentamente para qualquer informação importante que possa ser incluída. Preste atenção ao nome do chamador, à empresa a que está associado, e a quaisquer detalhes específicos que possam ser relevantes para responder à mensagem. A tomada de notas pode ser muito útil nesta etapa do processo.
5. Tomar notas e documentar mensagens
Quando tiver terminado de ouvir a mensagem, é importante tomar notas e documentar a mensagem. Isto não só o ajudará a recordar qualquer informação importante, como também lhe dará um ponto de referência para quando responder à mensagem. Deverá também tomar nota de quaisquer perguntas ou perguntas que o autor da chamada possa ter, para que possa dar uma resposta adequada.
6. Elaboração de uma resposta apropriada
Uma vez terminada a escuta e documentação da mensagem, poderá começar a elaborar uma resposta apropriada. Certifique-se de incluir na sua resposta todas as informações ou perguntas solicitadas que o autor da chamada possa ter tido. Além disso, deve esforçar-se por ser cortês e profissional na sua resposta para garantir que o cliente se sinta valorizado e respeitado.
7. Entrega da sua resposta de forma atempada
Uma vez elaborada uma resposta adequada, o passo seguinte é entregá-la atempadamente. Isto é importante para assegurar que o cliente está satisfeito com o nível de serviço que está a receber. Se o cliente estiver à espera de uma resposta dentro de um determinado prazo, certifique-se de entregar a sua resposta antes desse prazo.
8. Utilização de sistemas de correio de voz para eficiência
Finalmente, deve esforçar-se por utilizar sistemas de correio de voz para eficiência na devolução de mensagens telefónicas comerciais. Os sistemas de correio de voz permitem-lhe registar rápida e facilmente as suas respostas e enviá-las para o interlocutor. Isto pode ser uma grande poupança de tempo e ajudá-lo a manter-se organizado quando retorna mensagens telefónicas.
Recuperar e responder a mensagens telefónicas de negócios é uma parte importante para gerir um negócio de sucesso. Ao compreender a importância da prontidão, ganhar acesso a sistemas de correio de voz, ouvir atentamente para obter informações importantes, tomar notas, redigir uma resposta apropriada, entregar a sua resposta em tempo útil, e utilizar os sistemas de correio de voz para eficiência, pode devolver de forma eficaz e eficiente mensagens telefónicas de negócios.
Quando retorna uma chamada de correio de voz, terá de marcar o número de onde veio a mensagem de correio de voz. Assim que o voicemail atender, terá de introduzir o código que lhe é fornecido. Após ter introduzido o código, poderá ouvir a caixa de correio de voz.
Para devolver uma chamada no seu telefone do escritório, certifique-se primeiro de que o telefone está ligado e ligado à tomada de parede. Se o telefone não estiver ligado, prima o botão de ligar para o ligar. Se o telefone não estiver ligado, ligue-o à tomada de parede. Quando o telefone estiver ligado e ligado, pegue no receptor e prima o botão ao lado da palavra “Linha” para a qual pretende devolver a chamada. Em seguida, marque o número da pessoa para a qual pretende ligar.
Ao responder a uma chamada de negócios, é educado começar por se reintroduzir e dizer obrigado por telefonar. Por exemplo, pode dizer: “Olá, aqui é Jane Smith. Obrigado por telefonar”. Deve então proceder para explicar porque é que está a responder à chamada. Por exemplo, poderia dizer: “Estou a responder à sua chamada porque queria dar seguimento à nossa conversa sobre o lançamento do novo produto”. Por fim, deve reafirmar o seu número de telefone e convidar o interlocutor a contactá-lo se tiver mais alguma questão.