O Guia completo para fazer uma chamada telefónica profissional de negócios

O Guia Completo para Fazer uma Chamada Telefónica Profissional de Negócios

1. Preparar para a Chamada: Reunir as informações necessárias

Ao fazer uma chamada telefónica de negócios, a chave para o sucesso é a preparação. Antes de efectuar a chamada, é necessário reunir as informações necessárias. Isto inclui o nome da pessoa, o nome da empresa, um número de contacto e o motivo da sua chamada. Ter estas informações em mãos irá ajudá-lo a causar uma boa impressão e assegurar que a chamada decorra sem problemas.

2. Causar uma boa primeira impressão com a sua saudação

Uma vez efectuada a chamada, a primeira coisa a fazer é causar uma boa primeira impressão. Comece por se apresentar pelo seu nome e declarar claramente o nome da sua empresa. Depois, use uma saudação educada tal como “Bom dia” ou “Boa tarde”. Isto assegurará que a outra parte saiba que está a telefonar em nome da sua empresa.

Apresentar o seu nome, empresa e motivo da chamada

Quando a saudação estiver fora do caminho, deverá apresentar o seu nome, o nome da sua empresa e o motivo da sua chamada. Certifique-se de que explica o seu propósito de forma clara e concisa. Isto ajudará a outra parte a compreender porque está a telefonar e o que está a pedir.

4. ouvir e responder à outra parte

Ao fazer uma chamada telefónica de negócios, é importante ser um ouvinte activo. Certifique-se de que ouve as respostas da outra parte e responde a quaisquer perguntas que esta possa ter. Isto ajudará a que a conversa flua mais naturalmente e mostrará que está empenhado na conversa.

5. Fazer perguntas esclarecedoras

Se a outra parte disser algo que não compreenda, é importante fazer perguntas esclarecedoras. Isto ajudará a garantir que compreende plenamente a resposta da outra parte e que estão ambos na mesma página.

6. Concluir a chamada Profissionalmente

Quando a conversa está a terminar, é importante concluir a chamada de uma forma profissional. Agradeça à outra parte pelo seu tempo, e reitere o propósito da sua chamada. Isto assegurará que a outra parte sabe exactamente sobre o que estava a telefonar e que a conversa foi bem sucedida.

7. Acompanhamento com comunicação escrita

Uma vez concluída a chamada, é importante acompanhar com comunicação escrita. Esta pode ser uma mensagem de correio electrónico, uma carta ou um documento. Isto fornecerá um registo da conversa e ajudará a assegurar que a outra parte está ciente de quaisquer itens de acção que possa ter acordado.

8. Resolução de problemas de chamadas telefónicas de negócios comuns

Ao fazer uma chamada telefónica de negócios, existem certos desafios que poderá encontrar. Estes incluem más ligações, longas esperas, e dificuldade em compreender a outra parte. Se encontrar algum destes problemas, é importante resolvê-los rápida e eficientemente. Isto ajudará a assegurar que a chamada seja bem sucedida e que a conversa seja produtiva.