Uma ordem de compra é um documento criado por um comprador para comunicar o que está a encomendar a um vendedor. Este documento serve como o registo oficial da compra e é tipicamente utilizado para acompanhar a compra, incluindo informações sobre preços e entrega. O pedido de compra é a promessa do comprador de pagar ao vendedor por bens e serviços. Também serve como um contrato entre o comprador e o vendedor.
Um pedido de compra inclui normalmente uma descrição dos bens ou serviços a serem adquiridos, a quantidade a ser adquirida, o preço por unidade, o preço total da compra, o endereço de entrega, quaisquer requisitos especiais para a compra, e a data em que os bens ou serviços devem ser entregues. Além disso, o pedido de compra pode especificar os termos e condições de pagamento.
O processo de criação de uma ordem de compra começa com a apresentação pelo comprador de um pedido de cotação (RFQ) a vários vendedores. Este documento descreve os bens e serviços que o comprador necessita e estabelece um prazo para os vendedores submeterem as suas cotações. Após o comprador rever as cotações, seleccionam um vendedor e emitem um pedido de compra a esse vendedor, que depois acusa a recepção do pedido de compra.
O principal objectivo de um pedido de compra é assegurar que existe um registo claro dos bens ou serviços que estão a ser comprados, bem como todas as outras informações pertinentes. Este documento serve também para proteger tanto o comprador como o vendedor de quaisquer potenciais mal-entendidos ou disputas.
A utilização de um sistema de pedidos de compra pode ajudar a racionalizar o processo de encomenda de bens e serviços, permitindo tanto ao comprador como ao vendedor acompanhar a compra e o seu progresso. Além disso, pode ajudar a reduzir custos, uma vez que o comprador pode comparar múltiplas cotações e seleccionar a opção mais rentável.
Se um sistema de ordem de compra não for utilizado, então existe o risco de má comunicação entre o comprador e o vendedor. Isto pode levar a atrasos e disputas dispendiosas. Além disso, sem um pedido de compra, não há registo do que foi comprado e quando, o que pode levar a um acompanhamento e facturação incorrectos do inventário.
Dependendo do país, estado, ou indústria em que o comprador e o vendedor operam, podem existir certos requisitos de conformidade para as ordens de compra. Estes requisitos podem incluir linguagem específica, cláusulas, e outros detalhes que devem ser incluídos no pedido de compra, a fim de aderir às leis e regulamentos aplicáveis.
Há uma série de soluções tecnológicas disponíveis para ajudar a racionalizar o processo de pedido de compra. Estas soluções podem incluir sistemas electrónicos de pedidos de compra que permitam a compradores e vendedores criar e gerir pedidos de compra de forma rápida e fácil. Além disso, algumas soluções podem automatizar o processo de seguimento de compras e assegurar que todos os requisitos de conformidade são cumpridos.
Quando uma empresa recebe uma ordem de compra, significa que alguém encomendou bens ou serviços a essa empresa e espera recebê-los. A empresa terá então de preencher a encomenda e enviá-la para o cliente.
Existem algumas formas diferentes de receber o pagamento através de ordens de compra. A forma mais comum é o comprador enviar-lhe um cheque ou uma ordem de pagamento depois de receber os bens ou serviços que forneceu. Pode também fazer com que o comprador lhe pague electronicamente, quer através de um serviço como o PayPal, quer utilizando um cartão de crédito. Finalmente, pode fazer com que o comprador lhe pague em dinheiro, pessoalmente ou através do envio de um correio.
Uma ordem de compra (PO) é um documento que um comprador cria para solicitar bens ou serviços a um vendedor. O comprador inclui todas as informações importantes sobre os bens ou serviços que pretende adquirir, tais como a quantidade, preço, data de entrega, e quaisquer instruções especiais. O pedido de compra é então enviado ao vendedor, que pode aceitá-lo ou rejeitá-lo. Se o vendedor aceitar a ordem de compra, enviará de volta uma confirmação, e o comprador será responsável pelo pagamento dos bens ou serviços.
Uma ordem de compra é geralmente aprovada por um gestor ou supervisor.
Existem três documentos necessários para processar uma ordem de compra a pagar:
1. o próprio pedido de compra, que especifica os bens ou serviços a adquirir, a quantidade, o preço, e a data de entrega;
2. Uma factura do fornecedor, que indica que os bens ou serviços foram entregues e inclui o montante total devido; e
3. Um cheque da empresa que paga os bens ou serviços, passado ao fornecedor.