Uma lista de material de escritório pode ser parte integrante de um negócio de sucesso, ajudando a assegurar que os artigos certos estão sempre à mão e que as tarefas podem ser concluídas de forma eficiente. Ter uma lista de material de escritório organizada e funcional pode poupar tempo, dinheiro, e stress desnecessário. Antes de criar uma lista de material de escritório, é importante compreender o que o seu escritório requer e determinar o inventário actual de material de escritório.
O primeiro passo para criar uma lista de material de escritório eficaz é compreender as necessidades do seu escritório. Comece por avaliar que tarefas são executadas no escritório, pois isto ajudá-lo-á a determinar o tipo de material de escritório necessário. Por exemplo, tarefas como imprimir, fotocopiar e arquivar requerem certos tipos de papel, canetas, e outros materiais de escritório. Considere outros itens como material de limpeza, café, e lanches. Todos estes artigos devem ser tidos em conta ao criar a sua lista de material de escritório.
Uma vez determinado que material o seu escritório necessita, é importante identificar o que o seu escritório tem actualmente. Dê uma vista de olhos aos artigos que já estão disponíveis, e faça uma lista dos artigos que necessitam de ser substituídos ou reabastecidos. Isto irá ajudá-lo a criar uma estimativa mais precisa dos artigos que o seu escritório necessita.
Uma vez identificados os artigos que o seu escritório necessita, é importante criar um orçamento para o material de escritório. O estabelecimento de um orçamento ajudá-lo-á a determinar quanto pode gastar em material de escritório e ajudá-lo-á a ser mais rentável nas suas compras.
Uma vez estabelecido um orçamento para o material de escritório, é importante pesquisar fornecedores e comparar preços. Com a ajuda da Internet, é mais fácil comparar preços de vários fornecedores e identificar as melhores ofertas. Pesquise diferentes fornecedores para determinar qual deles oferece os melhores preços e os produtos de melhor qualidade para o seu escritório.
Uma vez identificados os fornecedores e os preços, é importante estabelecer um calendário de reordenação. Determine com que frequência terá de encomendar material de escritório, e crie um horário para que possa garantir que os materiais certos estão sempre à mão. Isto ajudará a poupar tempo e dinheiro, uma vez que poderá planear com antecedência e encomendar os materiais quando estes forem necessários.
Uma vez estabelecido um horário de reordenamento, é importante manter um registo da sua lista de material de escritório. Mantenha uma lista actualizada dos materiais que encomendou, e certifique-se de que os materiais certos estão sempre à mão. Isto irá ajudá-lo a evitar pedidos em excesso ou em falta e irá assegurar-se de que tem os materiais certos quando deles necessita.
Para além de se manter a par da lista de material de escritório, é também importante explorar diferentes tipos de material de escritório. A tecnologia está em constante mudança, e estão a ser desenvolvidos novos materiais de escritório para tornar as tarefas mais fáceis e mais eficientes. Pesquise diferentes produtos e determine quais são os mais adequados para o seu escritório.
O último passo para criar uma lista eficaz de material de escritório é a criação de um sistema eficaz de encomendas. Estabelecer um sistema de encomendas online que possa ser utilizado para encomendar facilmente o material de escritório e acompanhar o progresso das encomendas. Isto ajudará a assegurar que os materiais de escritório sejam encomendados atempadamente, e que os materiais certos estejam sempre à mão.
A criação e manutenção de uma lista de material de escritório é uma parte importante da gestão de um negócio de sucesso. A disponibilidade de tempo para compreender os fornecimentos de que o seu escritório necessita, a pesquisa de fornecedores, a elaboração de um orçamento, e a criação de um sistema eficaz de encomendas, ajudará a assegurar que o escritório esteja sempre bem abastecido e que as tarefas possam ser concluídas de forma eficiente.
Os seguintes itens estão normalmente incluídos no material de escritório: papel (incluindo cadernos, blocos de notas e notas Post-it), canetas, lápis, marcadores, marcadores, agrafadores, clipes de papel, pins, cola, tesoura, e fita adesiva. Além disso, muitos escritórios mantêm também à mão um fornecimento de envelopes, selos postais, e material de expedição.
Existem algumas formas diferentes de categorizar o material de escritório. A forma mais comum é por tipo de produto, como papel, canetas, e agrafos. Outra forma de categorizar o material de escritório é pela função que servem, tal como escrever, arquivar, ou calcular. Além disso, o material de escritório pode ser classificado por preço, marca, ou cor.
Uma lista de inventário simples pode ser criada utilizando um programa de folha de cálculo como o Microsoft Excel. Primeiro, crie uma linha de cabeçalho com os nomes das colunas que pretende incluir na sua lista de inventário. Por exemplo, pode querer colunas para Nome do Item, Descrição do Item, Número do Item, Quantidade, e Localização. Depois, preencha cada linha com a informação correspondente para cada item do seu inventário.