Compreender os princípios básicos do formulário W-2: Todos os empregadores têm de cumprir
1. O que é um Formulário W-2?
Um formulário W-2 é um formulário da Receita Federal (IRS) utilizado para declarar salários e outras compensações pagas a um empregado no ano fiscal anterior. É também utilizado para declarar impostos retidos do salário do empregado, tais como impostos federais e estaduais, impostos FICA, e qualquer outra retenção na fonte. O formulário é também utilizado para declarar as contribuições feitas para planos de reforma ou outros planos de benefícios de empregados.
2. Quem é obrigado a apresentar um W-2?
Os empregadores são obrigados a apresentar um formulário W-2 para qualquer empregado que tenha ganho mais de $600 no ano anterior. Isto inclui tanto empregados assalariados como assalariados por hora, bem como contratantes independentes. Os empregadores devem apresentar um formulário W-2 para cada empregado até 31 de Janeiro do ano seguinte, independentemente de o empregado ter deixado a empresa durante o ano.
3. como obter um formulário W-2
Os empregadores devem fornecer aos seus empregados um formulário W-2 até 31 de Janeiro do ano seguinte. Os empregadores podem obter formulários W-2 a partir do website do IRS. Podem também adquirir formulários pré-impressos numa loja de material de escritório.
4. quando apresentar um W-2
Os empregadores devem apresentar um formulário W-2 para cada empregado até 31 de Janeiro do ano seguinte. A não apresentação de um formulário W-2 pode resultar numa penalização por parte do IRS.
5. como preencher um W-2
O formulário W-2 é relativamente simples de preencher. Os empregadores terão de fornecer o nome, morada, número de Segurança Social e outras informações do empregado. Precisarão também de introduzir o salário total do empregado e os impostos retidos.
6. Sanções por não preenchimento de um W-2
Se um empregador não preencher um formulário W-2 para um empregado, este poderá estar sujeito a uma sanção por parte do IRS. O montante da penalização dependerá do montante dos salários reportados no formulário e quando o formulário for arquivado.
7. benefícios de arquivar um W-2
O arquivamento de um formulário W-2 é benéfico tanto para empregadores como para empregados. Para o empregador, assegura que os impostos retidos do salário de um empregado são reportados ao IRS. Para o empregado, serve como prova de rendimentos para efeitos de declaração de impostos.
Dicas importantes para completar um W-2
Ao preencher um formulário W-2, os empregadores devem verificar novamente todas as informações para garantir a exactidão. Devem também certificar-se de que o número de Segurança Social do empregado está correcto, pois este é utilizado para identificar o empregado no formulário. Finalmente, os empregadores devem guardar uma cópia do formulário W-2 para os seus registos.
Se um empregador não arquivar um W-2, pode estar sujeito a penalizações por parte do IRS. As penalidades podem ir até $50 por W-2 que não seja arquivado, e o empregador pode também ser obrigado a pagar quaisquer impostos que não tenham sido retidos nos cheques de pagamento dos empregados. Além disso, o empregador pode não poder reclamar quaisquer deduções fiscais para despesas de empregados.
Não, não precisa de um W-2 para todos os empregadores. Só precisa de um W-2 se for empregado da empresa e receber salários da empresa. Se for um empreiteiro independente, receberá um formulário 1099-MISC em vez de um W-2.
Se for um empregador e não apresentar um W-2 para os seus empregados, poderá estar sujeito a penalizações por parte do IRS.
Se não receber um W-2 da sua entidade patronal até ao final de Fevereiro, contacte a sua entidade patronal. Se ainda não receber o seu W-2 até ao final de Março, pode contactar o IRS.
Se não tiver empregados e não executar uma folha de pagamentos, então não precisará de arquivar um W-2.