Este artigo fornecerá um guia abrangente para a navegação nas complexidades das políticas de aquisição de empresas. As empresas devem compreender a necessidade de ter uma política de aquisições bem definida que seja clara, eficaz e em conformidade com as leis aplicáveis.
As políticas de aquisições são importantes para empresas de todas as dimensões e em todas as indústrias. Ajudam a assegurar que os bens e serviços são adquiridos de forma rentável, e que as decisões de aquisição são tomadas em conformidade com as leis e políticas internas aplicáveis. É importante notar que as políticas de aquisição não são de tamanho único; as empresas devem criar políticas que sejam adaptadas às suas necessidades individuais.
O estabelecimento de objectivos para o processo de aprovisionamento é uma componente essencial para o desenvolvimento de uma política bem sucedida. Os objectivos devem ser específicos, mensuráveis e exequíveis. Devem também ser comunicados a todos os que estão envolvidos no processo, tais como chefes de departamento, pessoal de compras, e vendedores.
O processo de selecção de fornecedores é uma parte essencial do processo de aquisição. É importante ter um sistema de selecção de vendedores que seja objectivo e transparente. Este sistema deve incluir critérios de avaliação de potenciais vendedores, tais como a sua experiência e historial.
Para que o processo de aquisição funcione sem problemas, é importante definir os papéis e responsabilidades de cada funcionário envolvido no processo de aquisição. Isto ajudará a assegurar que todos estejam conscientes dos seus deveres e responsabilidades, e que sejam responsabilizados pelos seus papéis.
A fim de assegurar que todas as actividades de aquisição sejam conduzidas de forma atempada e eficiente, é importante dispor de um sistema de documentação e acompanhamento das mesmas. Este sistema deve incluir um sistema de criação de ordens de compra, acompanhamento do estado das ordens, e documentação de quaisquer alterações feitas às ordens.
As empresas devem assegurar que as suas políticas de compras cumprem todas as leis e regulamentos aplicáveis. Isto inclui leis relacionadas com a protecção do consumidor, antitrust, e contratação governamental. É importante consultar o aconselhamento jurídico para assegurar que a política está em conformidade com todas as leis e regulamentos aplicáveis.
É importante ter um sistema de monitorização e avaliação do desempenho do processo de aquisição. Este sistema deve incluir métricas para medir a eficácia do processo, tais como economia de custos, qualidade de bens e serviços, e a pontualidade das encomendas.
Os controlos internos são uma parte essencial de uma política de aquisições bem sucedida. Estes controlos devem ser estabelecidos para assegurar que o processo de aquisição é conduzido de forma justa e transparente. É igualmente importante dispor de um processo de auditoria para assegurar que todas as actividades de aquisição sejam conduzidas de acordo com a política de aquisições.
A navegação nas complexidades das políticas de aquisição de empresas pode ser uma tarefa desafiante. Contudo, seguindo as etapas delineadas neste artigo, as empresas podem criar uma política de aprovisionamento que seja clara, eficaz e conforme com as leis aplicáveis. Este guia fornece uma visão abrangente de como as empresas podem desenvolver e implementar uma política de aquisições bem sucedida.
Existem 7 princípios de aquisição:
1. valor para o dinheiro
2. Concurso aberto e transparente
3. Igualdade de tratamento de potenciais fornecedores
4. Proporcionalidade
5. Transparência de procedimentos
6. Eficiência e eficácia
7. Responsabilização
1. Identificação das necessidades: O primeiro passo no processo de aquisição consiste em identificar a necessidade de bens ou serviços. Isto pode ser feito através de uma avaliação das necessidades ou através da análise dos actuais níveis de inventário.
2. Estabelecimento de Especificações: Uma vez identificada a necessidade, o passo seguinte é estabelecer especificações para os bens ou serviços necessários. Isto inclui a definição da quantidade, qualidade, e prazo de entrega para a aquisição.
3. selecção da fonte: A terceira etapa do processo de aquisição é seleccionar uma fonte para os bens ou serviços. Isto pode ser feito através de um processo de Pedido de Proposta (RFP), através da realização de um processo de concurso, ou negociando com um único fornecedor.
4. adjudicação do contrato: Uma vez seleccionada uma fonte, a quarta etapa do processo de adjudicação é a adjudicação de um contrato. Este contrato irá delinear os termos e condições do concurso, incluindo o preço, o calendário de entrega, e quaisquer requisitos de desempenho.
5. Administração do contrato: A última etapa do processo de aquisição é a administração do contrato. Isto inclui a monitorização do desempenho do fornecedor e a garantia de que os bens ou serviços são entregues conforme especificado no contrato.