Maximizar a Eficiência: Um Guia Abrangente de Gestão de Bens do Escritório
1. Estabelecimento de um Sistema de Gestão de Bens: Qualquer programa de gestão de activos bem sucedido começa com um sistema que define o âmbito do programa, os papéis e responsabilidades das partes interessadas envolvidas, e os processos e normas para a gestão de activos. O estabelecimento de um sistema de gestão de activos assegura que o seu escritório está ciente dos objectivos e do valor do programa, e fornece uma estrutura para o sucesso.
2. Definição e Registo de Dados de Activos: A exactidão dos dados dos activos é fundamental para uma gestão de activos bem sucedida. Assegure-se de documentar e armazenar todos os dados relevantes do activo, tais como marca, modelo, número de série, e outras especificações técnicas num local centralizado. Estes dados devem ser mantidos actualizados e facilmente acessíveis para uma localização e gestão eficiente dos bens.
3. estabelecer um Sistema de Rastreio de Activos: Para rastrear e gerir eficazmente os bens, o seu escritório precisa de ter um sistema de seguimento de bens. Este sistema deve incluir protocolos para a captura e registo dos movimentos e utilização dos bens. Isto ajuda a assegurar que todos os bens são contabilizados, e que são utilizados eficientemente e de acordo com as políticas da empresa.
4. gestão da manutenção de activos: A manutenção de activos é uma parte importante de qualquer programa de gestão de activos. Para assegurar o desempenho óptimo dos activos do seu escritório, a manutenção e serviço regulares devem ser conduzidos de acordo com as especificações do fabricante. Isto ajudará a prolongar a vida útil dos seus bens e a mantê-los nas melhores condições.
5. implementar medidas de segurança: A segurança é uma parte essencial da gestão de activos. Os empregados devem ser treinados para utilizar correctamente e proteger os seus bens, tanto física como digitalmente. Estabelecer e aplicar protocolos de segurança ajudará a proteger os bens do seu escritório de serem perdidos, roubados ou comprometidos.
6. Utilização de tecnologia de código de barras: A codificação de barras é uma óptima forma de rastrear os bens de forma rápida e precisa. A utilização de tecnologia de código de barras permite ao seu escritório digitalizar e seguir rapidamente os bens ao longo do seu ciclo de vida. Isto ajuda a assegurar que os bens são sempre devidamente contabilizados, e ajuda a reduzir a quantidade de tempo gasto no rastreio manual.
7. Alavancar o Software de Gestão de Activos: O software de gestão de activos é a pedra angular de qualquer programa de gestão de activos bem sucedido. Este software pode ajudar a gerir, acompanhar e reportar dados sobre activos, permitindo ao seu escritório ganhar melhor visibilidade sobre o estado, utilização e desempenho dos seus activos.
8. Promoção da Sensibilização para a Gestão de Activos: A gestão eficaz de activos exige que todos no escritório compreendam a importância do programa. Certifique-se de proporcionar aos funcionários formação sobre o processo de gestão de activos, e enfatize a importância de seguir protocolos adequados. Isto ajudará a assegurar que todos estão a bordo e a fazer a sua parte no programa de gestão de bens.
9. Monitorização da utilização dos bens: É importante monitorizar a utilização dos bens para assegurar que os bens estão a ser utilizados de forma eficiente e de acordo com as políticas da empresa. A monitorização da utilização dos activos ajuda a identificar estrangulamentos e áreas a melhorar, bem como áreas de utilização indevida ou abusiva. Isto ajuda a assegurar que os bens estão a ser utilizados em todo o seu potencial.
Os bens no escritório são as pessoas que lá trabalham. O activo mais importante em qualquer escritório é o capital humano, que é o conhecimento, competências e capacidades dos funcionários. Isto é o que permite às empresas produzir bens e serviços e gerar lucros. Outros bens num escritório incluem o espaço físico, mobiliário, equipamento, e material. Todos estes são importantes para a criação de um ambiente de trabalho produtivo e eficiente.
A gestão de activos é o processo de identificação, seguimento e manutenção de informação sobre os activos de uma organização. Isto inclui activos físicos, tais como edifícios, equipamento e veículos, bem como activos intangíveis, tais como propriedade intelectual e boa vontade.
Os sistemas de gestão de activos são utilizados para armazenar e organizar informação sobre activos, e podem incluir características tais como localização de activos, programação de manutenção, e relatórios financeiros. As organizações utilizam a gestão de activos para melhorar a eficiência das suas operações e para tomar melhores decisões sobre a forma de utilizar os seus recursos.
Os quatro tipos de activos são físicos, humanos, financeiros, e intangíveis. Os activos físicos incluem terrenos, edifícios e equipamento. Os bens humanos incluem as competências e conhecimentos da força de trabalho. Os activos financeiros incluem dinheiro, investimentos, e contas a receber. Os activos intangíveis incluem patentes, direitos de autor, e boa vontade.
As 5 fases-chave da gestão do ciclo de vida dos activos são as seguintes:
1. planeamento e aquisição: Esta fase inclui a identificação e aquisição dos activos necessários para apoiar o negócio.
2. implementação e funcionamento: Esta fase inclui a colocação em serviço dos activos e a garantia de que estes são operados e mantidos adequadamente.
3. monitorização e revisão: Esta fase inclui a revisão periódica do desempenho dos activos e a realização de ajustamentos, conforme necessário.
4. eliminação: Esta fase inclui a alienação dos bens quando estes já não são necessários ou quando atingem o fim da sua vida útil.
5. Auditoria e revisão: Esta fase inclui a auditoria periódica do processo de gestão de activos para garantir a sua eficácia e eficiência.