A manutenção de registos adequados é essencial para gerir as reivindicações dos trabalhadores. Para assegurar a exactidão das reclamações e limitar a responsabilidade potencial, os empregadores devem estar cientes do tempo que devem manter registos. O que se segue fornece uma visão geral dos prazos de retenção obrigatórios para os registos obrigatórios dos trabalhadores.
Os empregadores devem cumprir os requisitos de retenção federais e estaduais para os registos obrigatórios dos trabalhadores. As leis federais ditam que os empregadores devem manter registos durante pelo menos três anos, enquanto que as leis estaduais podem impor um período mais longo. É importante compreender os requisitos de retenção para o estado em que a empresa está localizada.
Os registos de acidentes são um dos documentos mais importantes para os empregadores reterem. Os registos de acidentes devem incluir a data do acidente, uma descrição completa do incidente, e os nomes de todos os indivíduos envolvidos. Os empregadores devem garantir que todos os registos de acidentes são exactos e actualizados.
Além dos registos de acidentes, os empregadores devem também manter registos médicos para quaisquer reclamações dos trabalhadores. Estes registos devem incluir relatórios e documentos relacionados com os ferimentos, bem como quaisquer tratamentos médicos fornecidos. Os registos médicos devem também incluir informação sobre quaisquer testes médicos administrados ou tratamentos recebidos.
Quando uma reivindicação de trabalhadores é apresentada, os empregadores devem rastrear a reivindicação e qualquer informação relacionada. Isto inclui a data em que a reclamação foi apresentada, o nome do empregado que apresentou a reclamação, e qualquer outra informação relevante. Os empregadores devem reter estes registos a fim de assegurar que todas as reclamações sejam devidamente geridas.
Para assegurar o cumprimento dos requisitos legais de manutenção de registos, os empregadores devem manter um sistema de manutenção de registos. Este sistema deve incluir um sistema de arquivamento de todos os registos, bem como procedimentos para assegurar que todos os registos sejam rastreados com precisão. Os empregadores devem também assegurar que todos os registos são armazenados de forma segura para os proteger contra roubo ou outras formas de acesso não autorizado.
A fim de proteger a privacidade e a segurança dos registos dos trabalhadores, os empregadores devem armazená-los de forma segura. Isto inclui assegurar que todos os registos são armazenados num local seguro e que o acesso aos mesmos é restrito apenas a pessoal autorizado. Os empregadores devem também assegurar que todos os registos electrónicos sejam armazenados regularmente para evitar a perda de dados.
As entidades patronais que não cumpram os requisitos legais de retenção de dados para os registos obrigatórios dos trabalhadores podem ser sujeitas a sanções. Estas sanções podem incluir multas, bem como responsabilidade potencial por quaisquer reclamações que sejam processadas de forma inexacta. É importante que os empregadores compreendam os requisitos de retenção aplicáveis e tomem medidas para assegurar o cumprimento.
Ao compreenderem os requisitos legais para a retenção de registos obrigatórios dos trabalhadores e ao implementarem um sistema de manutenção de registos, os empregadores podem assegurar o cumprimento e limitar a sua potencial responsabilidade. A retenção destes registos de forma precisa, segura e pelo período de tempo adequado é essencial para que as empresas se protejam a si próprias e aos seus trabalhadores.
A Lei de Compensação dos Trabalhadores da Florida exige que os empregadores mantenham registos de todos os ferimentos e doenças do local de trabalho. Estes registos devem ser mantidos durante pelo menos cinco anos.
Deve manter os registos da OSHA durante pelo menos cinco anos.
Não há uma resposta definitiva a esta pergunta, pois dependerá dos regulamentos específicos do seu negócio e local de trabalho. No entanto, é geralmente aconselhável manter os registos de compensação dos trabalhadores durante pelo menos três anos. Isto garantirá que terá a documentação necessária caso surjam quaisquer reclamações ou disputas.
Há vários tipos diferentes de registos que devem ser mantidos durante 10 anos, incluindo registos financeiros, registos de empregados e registos de transacções comerciais. Os registos financeiros incluem coisas como facturas, recibos, extractos bancários, e registos fiscais. Os registos dos empregados incluem coisas como candidaturas a empregos, análises de desempenho e folhas de horas de trabalho. Os registos de transacções comerciais incluem coisas como contratos de vendas, ordens de compra, e registos de expedição.
Existem alguns tipos diferentes de registos que devem ser mantidos durante 7 anos:
1. Registos financeiros: Isto inclui qualquer coisa relacionada com as suas finanças empresariais, tais como facturas, recibos, extractos bancários, etc.
2. Registos de empregados: Deve manter registos dos seus empregados, tais como as suas candidaturas a emprego, análises de desempenho, e folhas de horas.
3. registos fiscais: Não deixe de guardar cópias das suas declarações de impostos e quaisquer outros documentos relacionados com os seus impostos.
4. registos legais: Se tiver quaisquer documentos legais, tais como contratos ou acordos, não se esqueça de os guardar durante pelo menos 7 anos.
5. Registos de marketing: Se tiver quaisquer registos relacionados com os seus esforços de marketing, tais como campanhas, anúncios, etc., deve guardá-los durante 7 anos.