A fim de assegurar que todas as compras são contabilizadas e registadas com precisão, as empresas devem criar políticas e procedimentos claros para as transacções de compra. Estas políticas devem incluir o processo de aprovação de compras, o tipo de documentação necessária para registar a transacção e o método em que a compra deve ser paga. Isto ajudará a criar consistência na forma como as transacções de compra são tratadas, e tornará mais fácil identificar quaisquer discrepâncias ou irregularidades.
As empresas devem dispor de um sistema de monitorização regular das transacções de compra, para que haja exactidão e conformidade com as políticas de controlo interno. Isto deve envolver revisões periódicas das ordens de compra, facturas e outra documentação associada à transacção. Além disso, quaisquer discrepâncias devem ser investigadas e documentadas.
Para ajudar a garantir a exactidão e integridade das transacções de compra, as empresas devem estabelecer uma segregação de deveres entre os diferentes membros do pessoal de compras. Isto significa que uma pessoa não deve ser responsável tanto pela tomada de decisões de compra como pela aprovação de pagamentos para essas compras. Diferentes indivíduos devem ter responsabilidades por diferentes partes do processo para ajudar a prevenir a fraude.
As empresas devem criar um sistema interno de registo de todas as transacções de compra. Este sistema deve incluir a data da transacção, o fornecedor, os artigos comprados, o montante pago, e o método de pagamento. Esta informação deve ser registada com precisão e de forma atempada.
As empresas devem manter registos exactos de todos os vendedores com quem fazem negócios. Isto inclui informação de contacto, condições de pagamento, e quaisquer descontos ou acordos especiais de preços. Ter esta informação prontamente disponível ajudará a assegurar que todas as compras estão a ser feitas de acordo com as políticas estabelecidas.
As empresas devem também estabelecer controlos sobre o seu inventário. Isto inclui manter registos precisos dos níveis de inventário, verificar os bens recebidos em relação à ordem de compra, e manter um sistema para rastrear a localização do inventário.
As empresas devem realizar auditorias periódicas do seu processo de compra. A auditoria deve rever todos os aspectos do processo, incluindo a aprovação das compras, os resultados do sistema de monitorização, e a segregação de funções. A auditoria deve também identificar quaisquer áreas a melhorar.
As empresas devem também assegurar que o seu processo de compra está em conformidade com todas as leis e regulamentos aplicáveis. Isto inclui quaisquer leis relacionadas com a compra de determinados bens ou serviços, bem como quaisquer leis fiscais que se apliquem.
Finalmente, as empresas devem estabelecer controlos internos sobre o pagamento de transacções de compra. Isto inclui a garantia de que todos os pagamentos são efectuados atempadamente e são exactos e completos. Além disso, as empresas devem assegurar que todos os pagamentos são efectuados de acordo com as suas políticas e procedimentos estabelecidos.
Os 5 controlos internos são:
1. estabelecimento da responsabilidade
2. Separação de funções
3. Procedimentos de documentação
4. Controlos físicos
5. Verificação interna independente
Existem sete procedimentos de controlo interno:
1. estabelecimento e manutenção de um ambiente de controlo interno eficaz
2. identificação e avaliação dos riscos para a realização dos objectivos
3. concepção e implementação de estratégias de gestão de risco
4. selecção e desenvolvimento de actividades de controlo
5. informação e comunicação
6. Acompanhamento
7. Revisão e avaliação
Existem alguns tipos diferentes de controlos que podem ser postos em prática para as ordens de compra. Um tipo de controlo consiste em estabelecer um limite de dólares para cada ordem de compra. Desta forma, nenhuma compra pode exceder um determinado montante sem a aprovação de uma autoridade de nível superior. Outro tipo de controlo consiste em exigir que todas as ordens de compra sejam revistas e aprovadas por um supervisor designado antes de serem submetidas ao fornecedor. Isto assegura que todas as compras são autorizadas e que quaisquer discrepâncias são apanhadas e tratadas.
Existem algumas razões fundamentais para a necessidade de controlar as actividades de compra:
1. para garantir que estamos a obter o melhor valor pelo nosso dinheiro. Avaliando e seleccionando cuidadosamente os vendedores, podemos assegurar que estamos a obter os produtos ou serviços da melhor qualidade ao melhor preço.
2. Para evitar desperdícios e fraudes. Ao termos controlos em vigor, podemos ajudar a evitar que os empregados abusem do sistema de compras ou façam compras não autorizadas.
3. para cumprir as leis e regulamentos. Pode haver leis ou regulamentos específicos que ditam a forma como precisamos de lidar com as actividades de compra para o seu cumprimento.
4. para apoiar outros objectivos empresariais. Por exemplo, se tivermos um objectivo de obter mais de vendedores locais, precisaremos de controlar as actividades de compra para assegurar que estamos a cumprir esse objectivo.