A redacção da acta de reunião é uma parte essencial de qualquer negócio. É importante ter uma compreensão abrangente dos passos necessários para capturar informação chave para assegurar que todas as decisões, resoluções e itens de acção chave sejam devidamente documentados.
Antes de poder começar a redigir actas da reunião, é importante compreender o objectivo da reunião e os tópicos que serão discutidos. É também importante estar familiarizado com a agenda da reunião e qualquer outra informação de base relevante. Além disso, poderá ser necessário trazer alguns materiais, tais como um portátil ou um dispositivo de gravação. É também essencial ter uma boa compreensão dos participantes da reunião e das suas respectivas funções.
Quando a reunião começa, é importante tomar notas precisas sobre os procedimentos. É melhor utilizar um computador portátil ou um dispositivo de gravação para captar a conversa literalmente. Se preferir tomar notas à mão, certifique-se de que escreve de forma legível e utilize abreviaturas ou símbolos para poupar tempo. Além disso, é importante captar os momentos exactos em que as decisões são tomadas ou as resoluções aprovadas.
Quando as decisões são tomadas ou as resoluções aprovadas, é importante documentar os itens de acção específicos e as responsabilidades atribuídas. Esta informação deve ser claramente indicada nas actas e é importante assegurar que as actas sejam exactas e completas. É igualmente importante assegurar que todos os participantes estejam cientes das decisões e assumam a responsabilidade pelas tarefas atribuídas.
Ao redigir actas, é essencial permanecer neutro e evitar exprimir opiniões. É também importante manter-se concentrado e registar apenas os pontos-chave que são feitos durante a reunião. Além disso, se não tiver a certeza da exactidão de uma declaração, é melhor documentar simplesmente que a declaração foi feita e deixar que os participantes esclareçam os pormenores.
Em alguns casos, é legalmente exigido que se mantenha a acta da reunião. É importante compreender os requisitos legais para documentar as actas de reunião e assegurar que as actas sejam exactas e completas.
Uma vez finalizadas as actas, é importante partilhá-las com todos os participantes. É importante assegurar que todos os participantes estejam de acordo com o conteúdo das actas e que todos os detalhes sejam exactos.
Uma vez que todos os participantes tenham concordado com a exactidão da acta, é importante editar o documento para assegurar que toda a informação é clara, exacta e completa. Além disso, é importante rever o documento e certificar-se de que não existem erros tipográficos ou gramaticais.
Uma vez finalizadas as actas, é importante armazená-las num local seguro. É melhor guardar os minutos numa pasta arquivada num servidor seguro ou num sistema de armazenamento baseado em nuvem. Além disso, é importante assegurar que os documentos arquivados sejam armazenados regularmente.
As actas devem ser um registo do que aconteceu durante uma reunião, incluindo quem esteve presente, o que foi discutido, e quaisquer decisões que foram tomadas. A acta deve ser concisa e clara, e deve ser elaborada por alguém que seja imparcial e objectivo.
Há cinco passos essenciais envolvidos nas actas das reuniões:
1. Registar a hora, data e local da reunião.
2. identificação dos participantes da reunião.
3. Registar os pontos de discussão e as decisões tomadas durante a reunião.
4. atribuição de pontos de acção e prazos.
5. distribuição da acta da reunião a todos os participantes.
Existem quatro tipos de actas:
1. As actas formais são um registo oficial de uma reunião que é distribuído a todos os participantes. Incluem um registo de todas as decisões tomadas, dos votos votados e de quaisquer itens de acção atribuídos.
2. actas informais são um resumo menos formal de uma reunião que é distribuída a todos os participantes. Normalmente incluem um breve resumo dos pontos de discussão e de quaisquer decisões tomadas.
3. actas individuais são actas elaboradas por cada participante durante uma reunião. São tipicamente utilizadas para captar ideias e sessões de brainstorming.
4. actas de acção são actas que se centram especificamente em itens de acção que foram atribuídos durante uma reunião. Incluem uma lista de todos os itens de acção e a parte responsável por cada um deles.