1. Definição do processo de folha de pagamento da sua empresa – O estabelecimento de um processo de folha de pagamento é essencial para que qualquer empresa possa rastrear, gerir e pagar aos empregados com precisão. Para começar, determinar o número de vezes que um empregado será pago, o seu método de pagamento, e quaisquer deduções ou retenções que precisem de ser feitas. Além disso, considerar a melhor forma de rastrear com precisão as horas e outros salários dos funcionários, tais como comissões e bónus.
2. Estabelecimento de Políticas de Pagamento – Uma vez definido o processo de pagamento de salários, criar políticas e procedimentos de pagamento de salários. Estes devem incluir directrizes para o cálculo e processamento da folha de pagamentos, bem como quaisquer regras e regulamentos que devam ser cumpridos. Além disso, determinar quem irá supervisionar o processo da folha de pagamento, quem terá acesso à informação dos funcionários, e como assegurar a confidencialidade dos registos dos funcionários.
3. compreensão das leis federais e estaduais – As empresas devem aderir a todas as leis federais e estaduais no que diz respeito à folha de pagamentos. Isto inclui o Fair Labor Standards Act e quaisquer outros regulamentos aplicáveis. Além disso, os empregadores devem estar cientes e cumprir as leis sobre salário mínimo e horas extraordinárias nos estados onde operam.
4. registo para impostos necessários sobre a folha de salários – Os empregadores são obrigados a registar-se junto do IRS, Administração da Segurança Social, e quaisquer agências adicionais para assegurar que estão em conformidade com todos os impostos relevantes sobre a folha de salários. Além disso, os empregadores podem ter de se registar no Departamento de Receitas do seu estado para quaisquer impostos estatais aplicáveis.
5. instalação de software de folha de pagamento – Uma vez concluídos todos os registos necessários, os empregadores devem instalar um software de folha de pagamento para acompanhar com precisão os salários dos empregados. Este software deve ser capaz de calcular salários, deduções, e retenções, bem como fornecer relatórios e declarações detalhadas. Além disso, a criação de software de folha de pagamento pode racionalizar o processo de folha de pagamento e ajudar a garantir a exactidão.
6. Cálculo e processamento da folha de pagamento – É importante calcular a folha de pagamento com precisão e processá-la de forma atempada. Isto inclui rastrear as horas e outros salários dos funcionários, calcular deduções e retenções, e assegurar que todos os pagamentos são feitos a tempo. Além disso, os empregadores devem assegurar-se de que estão em conformidade com todas as leis federais e estaduais ao calcular e processar a folha de pagamentos.
7. Distribuição de cheques de pagamento de empregados – Uma vez calculada e processada a folha de pagamentos, os empregadores devem distribuir cheques de pagamento aos seus empregados. Isto pode ser feito electronicamente ou por cheque físico, dependendo do método de pagamento escolhido. Além disso, os empregadores devem fornecer um recibo de pagamento detalhado a cada empregado que descreva os seus salários, deduções, e retenções.
8. Arquivar os impostos de fim de ano sobre os salários – Uma vez distribuídos todos os cheques de pagamento dos empregados, os empregadores devem arquivar os seus impostos de fim de ano sobre os salários. Isto inclui o formulário W-2 para todos os empregados, bem como quaisquer outros formulários que possam ser exigidos pelo IRS ou agências estatais. Além disso, os empregadores devem manter registos precisos dos seus impostos sobre os salários para efeitos de relatórios e auditorias.
O estabelecimento de um processo eficaz de folha de pagamentos é essencial para que qualquer empresa possa rastrear, gerir e pagar aos empregados com precisão. Através da compreensão das leis federais e estaduais, do registo dos impostos necessários sobre a folha de pagamentos, da criação de software de cálculo e processamento da folha de pagamentos, da distribuição dos cheques de pagamento dos empregados, e da apresentação dos impostos sobre a folha de pagamentos no final do ano, os empregadores podem assegurar-se de que têm um processo de folha de pagamentos compatível e eficiente.
Os quatro métodos de processamento da folha de pagamento são os seguintes:
1. processamento da folha de pagamento com base no tempo – Este método envolve o cálculo dos salários dos empregados com base no número de horas trabalhadas. Este é o método de processamento da folha de pagamento mais comummente utilizado.
2. Processamento da folha de pagamento baseado no salário – Este método envolve o cálculo do salário do empregado com base no seu montante salarial. Este método é tipicamente utilizado para empregados assalariados.
3. processamento de salários por unidade – Este método envolve o cálculo dos salários dos empregados com base no número de unidades produzidas por eles. Este método é tipicamente utilizado em ambientes de fabrico ou produção.
4. processamento de salários baseado em comissões – Este método envolve o cálculo dos salários dos empregados com base numa taxa de comissões. Este método é tipicamente utilizado em ambientes de vendas.
Para processar a folha de pagamentos manualmente, terá primeiro de calcular as horas trabalhadas para cada empregado. Para o fazer, terá de manter um registo das horas que cada empregado entra e sai todos os dias. Depois de ter calculado as horas trabalhadas, terá de calcular os salários devidos a cada empregado. Para o fazer, terá de multiplicar as horas trabalhadas pelo salário horário do empregado. Finalmente, terá de calcular quaisquer impostos que sejam devidos sobre os salários ganhos. Para o fazer, terá de utilizar as tabelas de impostos apropriadas.
As oito etapas no processamento de uma folha de pagamentos são as seguintes:
1. recolha e verificação das folhas de horas de trabalho dos empregados ou das horas trabalhadas;
2. Cálculo da remuneração bruta para cada empregado;
3. Determinação das deduções a reter da remuneração de cada empregado;
4. Cálculo da remuneração líquida para cada empregado;
5. Imprimir ou gerar recibos de pagamento ou cheques de pagamento;
6. Distribuir cheques ou pagamentos de depósito directo aos empregados;
7. Arquivar e pagar os impostos necessários sobre os salários; e
8. Manutenção de registos precisos da folha de pagamentos.