A folha de pagamento é uma parte crítica das operações de qualquer empresa, e requer planeamento e consideração cuidadosos. Ao desenvolver uma política de salários, os empregadores devem considerar factores tais como a dimensão da empresa, os recursos disponíveis, e as leis e regulamentos que regem os salários. Os empregadores devem também pensar nas melhores formas de incentivar os empregados, tais como através de bónus ou recompensas dos empregados.
Os empregadores devem decidir com que frequência a folha de pagamentos é processada, o que dependerá da empresa e das suas necessidades específicas. As frequências comuns da folha de pagamentos incluem semanal, quinzenal, semestral, e mensal. Esta decisão deve ser baseada na dimensão da empresa, no número de empregados, e na complexidade do processo de processamento da folha de pagamentos.
Os empregados devem também determinar qual o método da folha de pagamento a utilizar. Os métodos mais comuns são os sistemas manuais e automatizados de folha de pagamento. Os sistemas manuais de folha de pagamento exigem que os empregadores calculem manualmente a folha de pagamento, enquanto os sistemas automatizados de folha de pagamento utilizam software para acompanhar a informação dos empregados e gerir os cálculos da folha de pagamento.
Os empregadores devem estabelecer um sistema de registo de folha de pagamento para assegurar cálculos precisos da folha de pagamento e um calendário de pagamentos consistente. Os empregadores devem acompanhar a informação dos empregados, tais como o número de horas trabalhadas e os salários auferidos. As empresas devem também manter registos das deduções dos empregados, tais como impostos e contribuições de seguros.
Os empregadores devem calcular o montante dos cheques de pagamento de cada empregado. Isto inclui determinar o salário bruto do empregado, deduzir impostos e outras deduções, e adicionar em quaisquer bónus ou outras compensações. Os empregadores devem também ter em conta a frequência da folha de pagamentos e o método utilizado para calcular os salários.
Uma vez calculados os cheques, os empregadores devem determinar a melhor forma de os distribuir. Isto poderia incluir a entrega presencial, depósito directo, ou cheques de pagamento enviados pelo correio. Os empregadores devem também considerar quaisquer leis e regulamentos aplicáveis ao determinar o método de pagamento.
Os empregadores devem estar atentos às leis e regulamentos aplicáveis ao desenvolverem e administrarem as políticas salariais. Isto inclui assegurar que os empregados recebem o salário mínimo, que as horas extraordinárias são pagas correctamente, e que os impostos sobre a folha de pagamento são pagos a tempo. Os empregadores devem também certificar-se de cumprir quaisquer leis estaduais ou locais que regem a folha de pagamentos.
Quando um empregado tem uma disputa sobre a sua remuneração, os empregadores devem tratá-la de forma rápida e justa. Os empregadores devem investigar o litígio e resolver quaisquer questões. Se o empregado não estiver satisfeito com a resolução, o empregador deve explicar a decisão e oferecer ao empregado uma oportunidade de recorrer da decisão.
Em geral, os empregadores devem considerar cuidadosamente as suas políticas salariais para assegurar o cumprimento e a justiça para os seus empregados. Ao compreenderem as diferentes considerações e regulamentos relativos aos salários, os empregadores podem assegurar que as suas políticas de salários são devidamente administradas.
Os quatro tipos de folha de pagamentos são:
1. folha de pagamentos bruta
2. Folha de pagamento líquida
3. impostos sobre a folha de pagamento
4. Deduções da folha de pagamento
Existem quatro passos para a execução da folha de pagamentos:
1. recolha de dados de tempo e presença do empregado
2. Cálculo dos salários dos empregados
3. Retenção de impostos e outras deduções
4. Distribuição de folhas de pagamento
Existem seis etapas na gestão de um sistema de folhas de pagamento:
1. Recolha de dados de registo de tempo
2. Cálculo da remuneração do empregado
3. Processamento da folha de pagamentos
4. Distribuição da remuneração
5. Manutenção de registos
6. Conformidade com o imposto sobre a folha de pagamento
Há uma série de melhores práticas no que diz respeito à folha de pagamentos. Talvez a mais importante seja assegurar que os empregados são pagos a tempo e na totalidade. Isto significa ter um sistema de registo de horas robusto e preciso, bem como assegurar que todas as horas trabalhadas sejam devidamente documentadas.
Outra melhor prática é manter registos detalhados de todas as transacções de folha de pagamento. Isto inclui a manutenção de registos precisos das horas trabalhadas pelos funcionários, bem como o registo de todas as deduções e benefícios. Isto não só ajudará a assegurar o cumprimento das leis e regulamentos laborais, mas também facilitará a resolução de quaisquer disputas salariais que possam surgir.
Finalmente, é sempre uma boa ideia ter um plano de reserva em vigor no caso de qualquer problema imprevisto com o sistema de folhas de pagamento. Isto poderia incluir ter um sistema de backup manual, bem como trabalhar com um fornecedor de serviços de folha de pagamento respeitável que possa ajudar a assegurar que a folha de pagamento seja processada de forma suave e eficiente.
As três principais apólices da nossa empresa são:
1. promoção de um local de trabalho diversificado e inclusivo
2. Encorajar os trabalhadores a serem contratados e produtivos
3. Proporcionar um ambiente de trabalho seguro e saudável