Um recepcionista profissional deve sempre manter uma aparência e comportamento adequados durante o trabalho. Isto inclui o uso de trajes apropriados, a utilização de linguagem e linguagem corporal apropriadas, e a manutenção de uma atitude acolhedora e útil.
Uma recepcionista deve sempre saudar os visitantes e convidados de uma forma calorosa e amigável. Isto deve incluir a sua abordagem pelo nome, oferecendo-lhes assistência, e encaminhando-os adequadamente para o seu destino.
As recepcionistas devem cumprimentar todos os visitantes e convidados de forma profissional e conduzir a conversa de forma educada e cortês. Devem sempre esforçar-se por assegurar que as necessidades da pessoa que telefona são satisfeitas e que a sua mensagem é transmitida com precisão.
Uma recepcionista deve ser capaz de assistir em tarefas administrativas tais como arquivo, fax, fotocópias, e outras tarefas de escritório, conforme solicitado.
Os recepcionistas devem ser capazes de receber mensagens precisas e completas para os seus colegas de trabalho. Isto deve incluir a documentação adequada de todas as informações relevantes, tais como o nome, número de telefone, e o motivo da sua chamada.
Os recepcionistas devem ser capazes de tratar as queixas de uma forma profissional. Isto inclui ouvir o cliente, empatizar com a sua questão, e trabalhar para encontrar uma solução.
Os recepcionistas devem estar cientes dos procedimentos e protocolos de segurança, incluindo quaisquer procedimentos de entrada de visitantes. Devem também ser capazes de monitorizar o escritório em relação a qualquer actividade suspeita ou não autorizada.
Os recepcionistas devem estar familiarizados com o equipamento de escritório, tal como a fotocopiadora, o aparelho de fax e os computadores, e ser capazes de os operar correctamente.
Um recepcionista deve ser capaz de lidar com uma grande variedade de tarefas e ser flexível nas suas funções. Isto inclui a capacidade de se adaptar a ambientes de trabalho e tarefas em mudança, conforme necessário.
Uma recepcionista de front office é o rosto da empresa e o primeiro ponto de contacto para os visitantes. É importante ser profissional, educado, e útil em todos os momentos. Faça: Receber os visitantes e clientes calorosamente -Responder ao telefone rápida e cortês -Manter a área da recepção limpa e organizada -Disponibilizar aos visitantes informações e direcções -Encontrar compromissos e reuniões -Recordar mensagens e encaminhá-las para o funcionário apropriado -Manusear inquéritos e reclamações básicas -Segurar a privacidade e confidencialidade dos clientes e visitantes -Não o faça: -Não deixe os visitantes à espera – Não seja rude ou pouco profissional – Não negligencie a sua aparência – Não coma ou beba na recepção – Não permita chamadas ou textos pessoais – Não participe em conversas pessoais – Não dê informações confidenciais – Não se sente atrás da secretária a ler ou a navegar na Internet – Não deixe a recepção sem vigilância
Etiqueta de recepção é o conjunto de padrões e expectativas sobre como o pessoal da recepção deve interagir com os clientes e desempenhar as suas funções. Isto pode incluir tudo, desde a forma como cumprimentam os clientes e respondem aos telefones, até à forma como lidam com as perguntas e reclamações dos clientes.
Uma boa recepcionista de front desk é a cara da empresa. Eles são a primeira pessoa que os clientes vêem quando entram, e a primeira pessoa que os empregados vêem quando entram. Precisam de ser profissionais, corteses, e eficientes.
1. Chego sempre a horas para reuniões e marcações.
2. vesti-me profissionalmente e mantenho uma aparência bem cuidada.
3. uso uma linguagem educada e respeitosa na comunicação com os outros.
4. mantenho uma atitude positiva e abstenho-me de mexericos ou fazer comentários negativos sobre os outros.
5. tenho consideração pelo tempo e espaço dos outros, e evito interromper ou monopolizar as conversas.
Seguem-se cinco regras de etiqueta que se enquadram na categoria de Recursos Humanos:
1. Respeite os seus colegas e superiores. Isto inclui abster-se de usar palavrões ou de se envolver em comportamentos ofensivos ou ofensivos.
2. ser pontual e profissional. Isto significa chegar ao trabalho a tempo e completar as tarefas de forma atempada e eficiente.
3. ser um jogador de equipa. Isto implica cooperar com outros, estar disposto a ajudar quando necessário, e trabalhar para o objectivo comum.
4. ser honesto e digno de confiança. Isto inclui ser honesto na sua comunicação com os outros e manter a confidencialidade quando apropriado.
5. ser positivo e construtivo. Isto significa ter uma atitude positiva, oferecer um feedback construtivo, e ser orientado para a solução.