O trabalho do projecto tem mais probabilidades de sucesso quando tem objectivos e metas claros. Isto pode ajudar a assegurar que o projecto seja concluído em tempo útil e que os resultados satisfaçam as expectativas de todos os envolvidos. Ao estabelecer objectivos e metas claros, os gestores de projecto podem planear e organizar melhor as tarefas e recursos, bem como assegurar que todos estão a trabalhar para o mesmo objectivo.
Um plano de projecto é essencial para assegurar que o projecto seja concluído a tempo e dentro do orçamento. O plano deve delinear o cronograma do projecto, tarefas a completar, recursos necessários, e quaisquer riscos ou desafios que possam surgir. Isto ajudará a assegurar que todas as medidas necessárias sejam tomadas e que quaisquer potenciais problemas sejam identificados e tratados com antecedência.
Os projectos requerem uma equipa de pessoas que possam trabalhar em conjunto para alcançar os resultados desejados. Esta equipa deve ser constituída por indivíduos com as competências e perícia necessárias para completar as tarefas envolvidas. É importante assegurar que a equipa esteja bem organizada, tendo cada membro da equipa responsabilidades e tarefas específicas a completar.
A comunicação eficaz é essencial para o sucesso do trabalho do projecto. O estabelecimento de protocolos de comunicação ajudará a assegurar que todos sejam mantidos informados e que a informação seja partilhada de forma atempada. Isto pode incluir a criação de reuniões regulares e o fornecimento de relatórios sobre o progresso.
A fim de assegurar que o projecto seja concluído a tempo e de acordo com o melhor das capacidades da equipa, é importante atribuir funções e responsabilidades. A cada membro da equipa devem ser atribuídas tarefas específicas e ser responsabilizados pela sua conclusão atempada. Isto ajudará a assegurar que o projecto seja organizado e gerido eficazmente.
Os projectos têm mais probabilidades de sucesso quando o progresso é monitorizado e acompanhado. O estabelecimento de um sistema de monitorização do progresso ajudará a assegurar que as tarefas sejam concluídas a tempo e que quaisquer questões potenciais sejam identificadas e tratadas rapidamente.
A gestão de recursos é uma parte essencial do trabalho do projecto. Isto inclui assegurar que os recursos correctos estejam disponíveis, que sejam atribuídos adequadamente e que sejam utilizados de uma forma rentável.
Os projectos devem ser avaliados a fim de determinar se foram bem sucedidos. Isto pode envolver a avaliação dos resultados em relação às metas e objectivos originais e a realização de quaisquer alterações ou ajustamentos necessários para assegurar o sucesso do projecto.
É importante documentar o projecto a fim de assegurar que os resultados sejam reprodutíveis e que quaisquer lições aprendidas possam ser partilhadas com futuras equipas de projecto. Isto pode incluir a criação de relatórios e a documentação de quaisquer processos ou procedimentos utilizados.
Ao seguir estas estratégias essenciais para uma organização eficaz do trabalho do projecto, as equipas podem assegurar que os seus projectos sejam bem sucedidos e que sejam concluídos a tempo e dentro do orçamento.
Existem cinco partes importantes de um plano de projecto:
1. as metas e objectivos do projecto – É isto que o projecto está a tentar alcançar e o que é o sucesso.
2. O âmbito do projecto – Isto é o que está incluído no projecto e o que está fora do âmbito do projecto.
3. o calendário do projecto – Este é o momento em que o projecto vai começar e terminar, e quais os marcos que precisam de ser cumpridos pelo caminho.
4. o orçamento do projecto – Isto é quanto o projecto irá custar e como esse custo será coberto.
5. Os riscos e contingências do projecto – Isto é o que pode correr mal e o que precisa de ser feito para mitigar esses riscos.
Há algumas formas diferentes de organizar múltiplos projectos. Uma forma é criar um sistema de gestão de projectos onde cada projecto tem o seu próprio gestor de projecto dedicado. Este gestor de projecto é responsável por assegurar que o projecto se mantém no bom caminho e cumpre os seus objectivos. Outra forma de organizar múltiplos projectos é criar um sistema de gestão de carteiras de projectos. Neste sistema, os projectos são agrupados com base nos seus objectivos e metas. Isto permite uma melhor gestão de recursos e elimina a necessidade de duplicação de recursos em múltiplos projectos.
Existem cinco princípios de organização: divisão do trabalho, autoridade, amplitude do controlo, centralização e descentralização, e formalização.
A divisão do trabalho é a divisão das tarefas entre os trabalhadores. A autoridade é o direito de dar ordens e tomar decisões. A amplitude do controlo é o número de trabalhadores que um gestor pode efectivamente supervisionar. A centralização é a concentração da autoridade decisória num único indivíduo ou grupo. A descentralização é a dispersão da autoridade de tomada de decisões por toda uma organização. A formalização é o grau em que as actividades de uma organização são regidas por regras e procedimentos.
O primeiro passo é estabelecer o objectivo da organização. O segundo passo é identificar as partes interessadas da organização. O terceiro passo consiste em identificar os recursos da organização. O quarto passo consiste em criar a estrutura da organização. O quinto passo consiste em estabelecer a cultura da organização. O sexto passo consiste em estabelecer os valores da organização.