Os procedimentos de controlo documental são críticos para manter a exactidão e integridade da informação da empresa. São o conjunto de processos e sistemas que ajudam uma organização a assegurar que os seus documentos e registos sejam organizados, actualizados e facilmente acessíveis. Os procedimentos de controlo de documentos ajudam a reduzir erros, a racionalizar a gestão de documentos e a proporcionar uma pista de auditoria clara.
O primeiro passo para estabelecer procedimentos de controlo de documentos é identificar os tipos de documentos que precisam de ser geridos. Isto inclui documentos tais como contratos, facturas, relatórios, propostas, e outros registos empresariais importantes. Documentos diferentes podem exigir níveis de controlo diferentes, pelo que é importante definir claramente os tipos de documentos e os seus requisitos específicos.
A criação de documentos pode ser demorada e aborrecida. Para ajudar a racionalizar o processo de criação de documentos, considere a implementação de um sistema de modelos de documentos. Os modelos de documentos podem ser utilizados para assegurar uma formatação consistente e reduzir a quantidade de tempo gasto na criação de novos documentos.
Ter um sistema claro e organizado de armazenamento de documentos é essencial para o controlo de documentos. Os documentos devem ser armazenados num local seguro e facilmente acessível, tal como uma unidade partilhada ou um sistema de armazenamento em nuvem. É também importante ter uma estrutura de arquivo consistente, tal como uma árvore de pastas, para facilitar a procura dos documentos de que necessita.
As políticas de retenção de documentos são importantes para assegurar que os documentos não sejam guardados por mais tempo do que o necessário. Isto ajuda a assegurar o cumprimento dos requisitos legais e a reduzir a quantidade de espaço de armazenamento necessário. Dependendo da natureza dos documentos, as políticas de retenção podem variar, pelo que é importante estabelecer orientações claras sobre quando os documentos devem ser destruídos.
A fim de manter a exactidão e integridade dos documentos, é importante manter um registo das versões dos documentos. Isto pode ser feito utilizando software de controlo de versões, o que permite aos utilizadores visualizar e gerir facilmente as versões de documentos. Ter um sistema de gestão de versões de documentos ajuda a assegurar que a versão mais actualizada de um documento é sempre utilizada.
Para manter a segurança e confidencialidade dos documentos, é importante controlar quem tem acesso aos mesmos. Os direitos de acesso devem ser concedidos com base na necessidade de conhecer e devem ser regularmente revistos para assegurar que os documentos só sejam acedidos por aqueles que precisam de os ver.
Para que os procedimentos de controlo de documentos sejam eficazes, todas as partes interessadas internas devem estar conscientes dos mesmos e compreender como utilizá-los. Devem ser realizadas sessões de formação para assegurar que todos estejam familiarizados com os processos de controlo documental e possam utilizá-los correctamente.
Ao implementar procedimentos eficazes de controlo documental, as organizações podem assegurar que os seus documentos são geridos e armazenados de forma segura e fiável. Ao definir tipos de documentos, racionalizar a criação de documentos, estruturar o armazenamento de documentos e estabelecer políticas de retenção, as organizações podem assegurar que os seus documentos estejam consistentemente actualizados e facilmente acessíveis. Além disso, a implementação do controlo de versões e a gestão da acessibilidade de documentos pode ajudar a garantir a exactidão e a segurança dos documentos. Finalmente, a formação dos intervenientes internos é fundamental para assegurar que todos compreendem e são capazes de utilizar correctamente os processos de controlo de documentos.
O controlo de documentos é um processo que ajuda a assegurar que os documentos são exactos e actualizados. Pode também ajudar a assegurar que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a determinados documentos. O controlo de documentos pode ser utilizado para qualquer tipo de documento, incluindo contratos, relatórios financeiros, e desenhos de engenharia.
Um controlador de documentos é responsável pela organização, seguimento, e armazenamento de documentos para uma organização. Podem trabalhar com documentos em papel ou electrónicos, e podem ser responsáveis por manter registos de revisões, aprovações e distribuição. Em alguns casos, os controladores de documentos podem também ser responsáveis pela criação de documentos, tais como modelos ou formulários.
As cinco regras de uma boa documentação são as seguintes:
1. mantê-la organizada
2. Manter clara e concisa
3. Usar formatação padrão
4. Usar terminologia consistente
5. Torná-la acessível
Existem alguns requisitos gerais para o controlo de documentos que incluem ter um sistema de identificação, armazenamento e recuperação de documentos, bem como manter um registo das alterações feitas aos mesmos. O sistema deve ser acessível a quem dele necessita e ser capaz de lidar com diferentes tipos de documentos.