Compreender e conciliar um livro de contabilidade de contas a pagar
A conciliação de um livro de contabilidade de contas a pagar (AP) é um componente crítico das operações financeiras. Este artigo irá explicar o que é um livro razão de contas a pagar, porque é necessário reconciliá-lo, como se preparar para o reconciliar, compreender os componentes de um livro razão AP, identificar discrepâncias no livro razão, resolver discrepâncias no livro razão, o significado de reconciliar um livro razão AP e fornecer dicas para uma melhor reconciliação.
Um livro razão de contas a pagar é um sistema de manutenção de registos que rastreia todos os montantes devidos aos credores pelas empresas. É utilizado para registar ordens de compra e facturas, rastrear pagamentos e condições de pagamento de documentos. Este livro razão é muitas vezes utilizado para seguir tanto o passivo a curto como a longo prazo.
Reconciliar um livro razão de contas a pagar é importante porque assegura que os registos financeiros de uma empresa são exactos e actualizados. Se uma empresa não reconciliar o seu livro razão de contas a pagar, corre o risco de fazer pagamentos incorrectos, pagamentos em falta e vendedores com pagamentos em excesso. Reconciliar um livro de contabilidade de contas a pagar também ajuda a prevenir a fraude e proporciona uma melhor compreensão da situação financeira de uma empresa.
Antes de reconciliar um livro razão de contas a pagar, é importante assegurar que todos os registos estejam actualizados e exactos. Isto inclui a verificação dupla de todas as facturas, ordens de compra e pagamentos e a verificação de que as condições de pagamento estão correctas. É igualmente importante determinar se é necessário fazer quaisquer ajustamentos ao livro razão antes de o reconciliar.
Um livro razão de contas a pagar consiste em vários componentes, incluindo as colunas de débito, crédito e saldo. A coluna de débito inclui todos os pagamentos efectuados aos fornecedores; a coluna de crédito inclui todas as facturas e ordens de compra; e a coluna de saldo é a diferença entre as duas.
Uma vez actualizado o livro de contabilidade de contas a pagar, é importante identificar quaisquer discrepâncias. Isto pode ser feito comparando a coluna do balanço do livro razão com o extracto de conta do fornecedor. Se houver uma discrepância, é importante investigar a fonte e resolvê-la.
Uma vez identificada uma discrepância, é importante resolvê-la. Isto pode ser feito contactando o fornecedor e solicitando uma explicação detalhada da discrepância. É também importante documentar a resolução da discrepância para que esta possa ser utilizada como referência no futuro.
A reconciliação de um livro de contabilidade de contas a pagar é importante porque ajuda a assegurar que os registos financeiros de uma empresa são exactos e actualizados. Isto ajuda a prevenir a fraude, reduz o risco de pagamento excessivo a fornecedores e dá uma melhor compreensão da situação financeira de uma empresa.
Para melhorar a reconciliação de um livro de contabilidade de contas a pagar, é importante verificar duas vezes todas as facturas, ordens de compra e pagamentos para garantir a sua exactidão. É também importante criar um conjunto de procedimentos a seguir ao reconciliar o livro razão e documentar quaisquer discrepâncias e as suas resoluções. Além disso, é importante rever o livro razão numa base regular para assegurar que está actualizado.
O primeiro passo é fazer um relatório de todas as contas a pagar para o mês. A seguir, terá de verificar cada factura e certificar-se de que esta é registada no seu software de contabilidade. Depois de ter verificado que todas as facturas são contabilizadas, terá de comparar o montante total devido com o montante total das facturas. Se os totais corresponderem, então as suas contas a pagar são reconciliadas. Se os totais não coincidirem, terá de investigar a discrepância e fazer os ajustamentos necessários.
Existem alguns passos para reconciliar o AP no QuickBooks:
1. vá ao menu Vendors e seleccione Reconcile Vendor Balances (Reconciliar saldos de Vendedores).
2. Seleccione o fornecedor que gostaria de reconciliar.
3. Introduza o saldo final na declaração do vendedor.
4. QuickBooks mostrar-lhe-á quaisquer facturas ou créditos pendentes que necessitem de ser aplicados ao saldo.
5. Uma vez tudo aplicado, clique em Reconciliar Agora.
Os 3 tipos de reconciliação são:
1. reconciliação bancária
2. Reconciliação do crédito
3. Reconciliação da dívida
O processo de reconciliação é uma parte fundamental da manutenção de registos financeiros exactos. As etapas do processo são as seguintes:
1. Rever o extracto bancário e identificar quaisquer discrepâncias.
2. Fazer ajustamentos aos registos, conforme necessário.
3. comparar os registos reconciliados com os registos do mês anterior.
4. fazer os ajustamentos necessários aos registos.
5. Preparar um relatório de reconciliação.
6. Rever o relatório e fazer quaisquer alterações necessárias.
7. Apresentar o relatório.