Fazer chamadas telefónicas é uma parte importante da comunicação empresarial. Para fazer chamadas telefónicas eficazes, é necessário compreender o ambiente de comunicação e ter um plano. Antes de fazer uma chamada, é importante identificar o objectivo da chamada e ter uma agenda. Para assegurar que a conversa é eficaz e eficiente, a conversa deve ser mantida clara e concisa. Ouvir atentamente e responder adequadamente também pode ajudar a fazer uma chamada telefónica bem sucedida.
O tom e a linguagem utilizados durante uma chamada telefónica também podem fazer a diferença. É importante lembrar de usar um tom cortês e profissional quando se fala. Ter a tecnologia e as ferramentas certas disponíveis, tais como uma aplicação de tomada de notas ou um altifalante, também pode ajudar a tornar a chamada mais eficaz. A tomada de notas durante a chamada e o seguimento posterior é também uma boa prática. Utilizar o voicemail de uma forma eficaz também pode ser útil. Finalmente, é importante lembrar de seguir a etiqueta e o profissionalismo ao fazer chamadas telefónicas de negócios.
Ao seguir estas dicas, os profissionais de negócios podem fazer chamadas telefónicas eficazes que os ajudarão a alcançar resultados bem sucedidos. Fazer chamadas telefónicas eficazes pode ajudar a construir relações e melhorar a comunicação. Com planeamento adequado, tecnologia apropriada, e etiqueta, os profissionais de negócios podem aproveitar ao máximo as suas chamadas telefónicas e maximizar os seus resultados.
1. Sorrir – Sorrir transmite uma atitude amigável e positiva, que pode ser contagiosa. A pessoa do outro lado da linha será capaz de sentir o seu sorriso e isso fará com que se sinta mais positivo na conversa.
2. Fale claramente – Certifique-se de enunciar as suas palavras e de falar a um ritmo moderado. Isto ajudará a pessoa do outro extremo a compreendê-lo e a seguir a conversa.
3. ouvir – A escuta activa é fundamental em qualquer conversa, mas especialmente ao telefone. Certifique-se de dar à pessoa toda a sua atenção e de ouvir realmente o que ela está a dizer.
4. ser paciente – Por vezes as conversas telefónicas podem ser frustrantes, mas é importante continuar a ser paciente. Se ficar impaciente ou zangado, a situação só irá piorar.
5. Acompanhamento – Após a conversa, certifique-se de acompanhar a pessoa. Isto pode ser tão simples como enviar um e-mail rápido ou fazer uma nota no seu calendário. O seguimento mostra que valoriza a conversa e o tempo da pessoa.
Há algumas maneiras diferentes de as empresas lidarem com as chamadas telefónicas. Algumas empresas têm uma pessoa designada que atende o telefone e recebe mensagens, enquanto outras têm um sistema automatizado que direcciona as chamadas para o departamento ou pessoa apropriada. Algumas empresas também permitem aos clientes deixar uma mensagem de voicemail se ninguém estiver disponível para atender o telefone.
Existem quatro elementos principais de etiqueta telefónica:
1. entusiasmo: Seja entusiasta e positivo ao atender o telefone. Isto fará com que a pessoa que telefona se sinta bem-vinda e apreciada.
2. Eficácia: Seja eficiente na sua conversa. Vá directo ao assunto rapidamente e não perca o tempo da pessoa que lhe telefona.
3. empatia: Seja empatizante com as necessidades e preocupações de quem telefona. Tente ver as coisas do seu ponto de vista e seja compreensivo.
4. profissionalismo: Seja profissional em todos os momentos. Isto significa usar uma gramática adequada, falar claramente, e respeitar a privacidade da pessoa que telefona.
Quando falar ao telefone num ambiente profissional, seja claro e conciso. Falar num tom amigável, mas formal. Evite usar calão ou palavras de preenchimento, e evite soar apressado ou impaciente. Ouvir atentamente a pessoa do outro lado, e reservar tempo para responder a quaisquer perguntas que ela possa ter. Agradeça-lhes pelo seu tempo e por falarem consigo.
1. Identifique-se sempre a si e à sua empresa antes de começar a falar.
2. ser claro e conciso ao comunicar.
3. ser educado e profissional em todos os momentos.
4. evite usar gírias ou jargões.
5. Certifique-se que está a falar a um volume que possa ser ouvido claramente.
6. Evite interromper a pessoa com quem está a falar.
7. Deixe a pessoa com quem está a falar terminar os seus pensamentos antes de responder.
8. Certifique-se de que o seu tom de voz transmite a mensagem apropriada.
9. Esteja ciente da sua comunicação não-verbal.
10. Certifique-se de que a sua mensagem é clara e concisa antes de desligar.