A criação de uma ordem de compra (PO) é um passo necessário no processo das pequenas empresas. Um PO é um documento legalmente vinculativo utilizado para comprar bens e serviços a um fornecedor. Descreve os artigos exactos que estão a ser adquiridos, a quantidade, o preço e as condições de pagamento. Incluirá também as informações de contacto do vendedor, o endereço de envio, e quaisquer instruções adicionais. Ter um PO em vigor é importante, pois serve como registo da transacção, assegurando que o vendedor é pago correctamente e que os bens e serviços são fornecidos conforme acordado.
Antes de se poder criar uma PO, é necessário estabelecer uma relação de vendedor. Isto implica comunicar com potenciais vendedores, comparar serviços e preços, e negociar os termos do acordo. Uma vez seleccionado o vendedor, a pequena empresa deve certificar-se de que possui as informações de contacto do vendedor, incluindo o seu nome completo, nome da empresa, endereço, número de telefone, e endereço de correio electrónico antes de criar um PO.
Quando se trata de redigir um Pedido de Compra, a precisão é fundamental. Antes de criar o documento, a pequena empresa deve ter uma lista de todos os artigos que deseja comprar, incluindo a quantidade, preço, e quaisquer instruções adicionais para o vendedor. É também importante incluir uma data no PO, pois esta será utilizada para acompanhar a encomenda e assegurar-se de que é recebida a tempo. Além disso, as pequenas empresas devem incluir as suas informações de contacto e condições de pagamento, tais como quando o pagamento é devido e que formas de pagamento aceitam.
Uma vez concluída a ordem de compra, a pequena empresa deve enviá-la ao vendedor. Isto pode ser feito via e-mail, fax, ou correio normal, dependendo da preferência do vendedor. Antes de enviar a PO, a pequena empresa deve verificar se todas as informações estão correctas e certificar-se de que o vendedor as recebeu.
Uma vez enviada a encomenda, o vendedor deve confirmar a recepção e fornecer quaisquer instruções adicionais para a encomenda. Isto é importante, pois garante que o vendedor está ciente da encomenda e será capaz de a cumprir. A confirmação deve também incluir a data de entrega estimada e quaisquer taxas adicionais que possam ser aplicadas.
Uma vez confirmada a encomenda, a pequena empresa deve acompanhar a encomenda, verificando periodicamente com o vendedor. Desta forma, podem certificar-se de que a encomenda está no caminho certo e será entregue a tempo.
Uma vez recebida a encomenda, a pequena empresa deve efectuar o pagamento de acordo com os termos delineados no PO. Isto é importante porque garante que o vendedor é pago e a pequena empresa receberá os bens ou serviços que encomendou.
Finalmente, a pequena empresa deve documentar a transacção. Isto inclui guardar uma cópia do PO, a confirmação, e o recibo de pagamento. Ter todas estas informações em mãos é importante, pois serve de registo da transacção e pode ser utilizado em caso de eventuais litígios.
Criar e gerir uma ordem de compra é um passo importante no processo de pequenos negócios. Seguindo as etapas acima delineadas, as pequenas empresas podem assegurar-se de que têm um processo de ordem de compra bem sucedido.
O primeiro passo é encontrar uma empresa que esteja a vender os produtos ou serviços em que está interessado. Uma vez encontrado um negócio, terá de os contactar e perguntar se eles oferecem ordens de compra. Muitas empresas oferecem ordens de compra, mas algumas podem não oferecer.
Se a empresa oferecer ordens de compra, é provável que tenha um processo que terá de seguir. Este processo pode variar dependendo do negócio, mas normalmente envolverá o preenchimento de um formulário ou candidatura. Depois de ter submetido o formulário ou requerimento, a empresa irá rever a sua informação e decidir se lhe deve ou não estender uma ordem de compra.
Se a empresa estender uma ordem de compra ao cliente, fornecer-lhe-ão um documento que descreve os termos da compra. Este documento incluirá o preço dos produtos ou serviços a adquirir, a quantidade a adquirir, a data de entrega e qualquer outra informação relevante. O cliente terá de rever este documento cuidadosamente para garantir que compreende e concorda com os termos.
Depois de ter aceite os termos da ordem de compra, terá de fornecer à empresa um método de pagamento. Este pode ser um cartão de crédito, transferência bancária, ou outra forma de pagamento. Uma vez processado o pagamento, a empresa enviará os produtos ou serviços ao cliente.
Sim, pode fazer a sua própria ordem de compra, mas há algumas coisas que deve ter em mente. Primeiro, certifique-se de que compreende os termos e condições do contrato de compra. Segundo, certifique-se de incluir todas as informações necessárias sobre a ordem de compra, tais como a descrição do artigo, quantidade, preço, data de entrega, e condições de pagamento. Finalmente, certifique-se de assinar e datar o pedido de compra.
Há algumas coisas a considerar ao decidir se a sua pequena empresa deve utilizar ordens de compra. A primeira é se tem ou não o fluxo de caixa para apoiar a utilização de ordens de compra. Se não tiver o fluxo de caixa para cobrir o custo da mercadoria antecipadamente, então a utilização de ordens de compra pode não ser uma boa ideia. A segunda coisa a considerar é se a utilização ou não de ordens de compra irá ajudá-lo a obter melhores condições dos seus fornecedores. Se for capaz de obter melhores condições utilizando ordens de compra, então pode valer a pena utilizá-las. Finalmente, terá de decidir se está à vontade com a papelada adicional que vem com a utilização de ordens de compra. Se não estiver à vontade com a papelada adicional, então poderá querer considerar outra opção.