Introdução à Etiqueta telefónica do consultório médico
Uma boa etiqueta telefónica é essencial para criar uma imagem profissional para o seu consultório médico. Não só assegura que os seus pacientes tenham uma experiência positiva, como também ajuda a criar confiança e reforça a fiabilidade do seu consultório. Neste guia, discutiremos as sete regras de etiqueta telefónica do consultório médico e como elas podem ajudá-lo a cultivar uma reputação positiva.
Estabelecer um tom profissional
Quando o pessoal do seu consultório médico atende o telefone, deve apresentar sempre um tom profissional. Isto inclui falar de uma forma educada e respeitosa, usando uma gramática adequada, e evitando palavras de gíria. Também significa usar o nome do interlocutor quando apropriado e evitar qualquer tipo de conversa fiada desnecessária.
Atender Chamadas Prontamente
O seu consultório médico deve esforçar-se por atender todas as chamadas prontamente. Isto ajuda a criar uma impressão de eficiência e fiabilidade. Se o telefone tocar durante demasiado tempo, a pessoa que telefona pode ficar frustrada e decidir ligar para um consultório diferente.
Ser cortês e respeitoso
É importante ser sempre cortês e respeitoso quando se fala com quem telefona. Isto significa evitar qualquer tipo de linguagem negativa ou julgadora e abster-se de levantar a voz. Mesmo que o interlocutor seja difícil ou hostil, o seu pessoal deve permanecer profissional e lidar com a situação com serenidade.
Manter a confidencialidade em todos os momentos
Ao falar com quem telefona, o seu pessoal do consultório médico deve ter sempre em mente a confidencialidade do paciente. Isto significa que não devem discutir qualquer informação relacionada com o paciente por telefone, independentemente de a pessoa que telefona ser um paciente actual ou antigo.
Evitar conversas pessoais
O pessoal do consultório médico deve evitar conversas pessoais enquanto estiver ao telefone. Fazê-lo pode fazer com que a pessoa que telefonou se sinta desconfortável e não reflecte bem no consultório.
Ser proactivo com mensagens
É importante ser proactivo quando se lida com mensagens. Isto significa que o pessoal deve tomar a iniciativa de devolver as chamadas em tempo útil e fornecer às pessoas que telefonam as informações de que necessitam.
Saber como lidar com chamadas difíceis
Ao lidar com chamadas difíceis, é importante que o pessoal do seu consultório médico se mantenha calmo e profissional. Não se devem envolver em qualquer tipo de discussão ou ataque pessoal. A melhor estratégia é pedir educadamente ao chamador que explique a sua situação e depois procurar uma resolução que seja benéfica para ambas as partes.
Criação de um sistema eficaz de correio de voz
O seu consultório médico deve ter um sistema eficaz de correio de voz em vigor. Isto permite que o interlocutor deixe mensagens quando o pessoal não está disponível e facilita a devolução atempada das chamadas por parte do pessoal.
Ao seguir estas sete regras de etiqueta do telefone do consultório médico, pode criar uma imagem positiva e profissional para o seu consultório. Isto não só garante uma boa experiência para os seus pacientes, mas também ajuda a criar confiança e a promover a fiabilidade do seu consultório médico.
Existem algumas etiquetas e técnicas básicas de telefone de consultório médico que devem ser seguidas a fim de assegurar uma comunicação eficiente e profissional. Em primeiro lugar, identifique-se sempre a si e ao seu propósito de telefonar antes de pedir para falar com o paciente. Desta forma, o paciente pode estar preparado para a conversa e saber com quem está a falar. Em segundo lugar, seja claro e conciso ao transmitir a informação. Isto ajudará a evitar confusões e mal-entendidos. Finalmente, dar sempre seguimento com uma confirmação escrita de qualquer informação importante que tenha sido discutida durante a chamada. Isto servirá como referência tanto para o paciente como para o pessoal do consultório médico.
Existem seis regras básicas de etiqueta do telemóvel:
1. ser atencioso para com os outros e não ser um incómodo. Se tiver de atender uma chamada, desculpe-se da conversa ou afaste-se do grupo.
2. Mantenha a sua voz baixa. Ninguém quer ouvir a sua conversa.
3. não atenda chamadas em locais onde não é apropriado, como durante um filme ou uma reunião. Desligue o seu telefone ou coloque-o em modo silencioso nestas situações.
4. esteja atento à sua linguagem corporal. Evite falar ao telefone e enviar mensagens de texto enquanto caminha ou conduz.
5. Não use o seu telemóvel em locais onde possa ser perturbador, tais como num restaurante ou durante uma actuação.
6. respeite a privacidade das outras pessoas. Não atender chamadas ou olhar para o seu telemóvel em locais onde outras pessoas possam sentir-se desconfortáveis, como num banheiro ou num vestiário.
1. Preparar: Tire alguns momentos para recolher os seus pensamentos antes de fazer uma chamada. Isto irá ajudá-lo a parecer mais confiante e profissional.
2.Polite: Use sempre uma linguagem educada ao falar ao telefone, mesmo que a pessoa com quem está a falar esteja a ser mal-educado.
3. profissional: Seja sempre profissional quando falar ao telefone. Isto significa não usar profanidades, conversas pessoais, e não levantar vozes.
4. paciente: Ser paciente quando se fala ao telefone. Isto significa não interromper a pessoa com quem se está a falar, e esperar pacientemente que ela termine o que está a dizer.
5. Positivo: Tente sempre soar positivo e optimista ao falar ao telefone. Isto fará com que a pessoa com quem está a falar tenha mais probabilidades de querer continuar a falar consigo.