Criar um inventário preciso dos bens informáticos é um elemento essencial de qualquer negócio. Fazer uma lista de todos os computadores, incluindo os seus números de modelo, números de série e outras informações relevantes, é o primeiro passo para criar um sistema abrangente de inventário de bens. Esta lista deve ser mantida actualizada e deve ser revista regularmente para assegurar a sua exactidão.
Uma vez criada uma lista de bens informáticos, é importante identificar a finalidade de cada computador. Isto pode ser feito atribuindo um identificador único a cada computador, tal como um código ou etiqueta, que pode ser utilizado para identificar facilmente a finalidade do computador. Isto ajudará a garantir que os computadores certos estão a ser utilizados para as aplicações certas.
A criação de uma convenção de nomenclatura normalizada para computadores é essencial para uma gestão eficaz do inventário. Esta convenção deve ser consistente em toda a organização e deve fornecer informações claras e significativas sobre cada computador. Por exemplo, uma convenção de nomenclatura poderia incluir o número do modelo, localização, e finalidade do computador.
A automatização do processo de etiquetagem dos computadores pode ajudar a racionalizar o processo de gestão do inventário. Os sistemas automatizados podem ser utilizados para atribuir etiquetas aos computadores, registar alterações no estado dos bens, e seguir outras informações sobre o computador. Os sistemas automatizados podem também fornecer alertas quando um computador não foi actualizado durante um determinado período de tempo.
O estabelecimento e implementação de uma política clara de gestão de bens informáticos é essencial para assegurar que os computadores sejam devidamente etiquetados e rastreados. Esta política deve definir as responsabilidades de cada parte envolvida no processo, incluindo os administradores de sistemas e os utilizadores finais. Deve também fornecer orientações sobre como atribuir etiquetas aos computadores, acompanhar as alterações no estado dos bens, e lidar com computadores perdidos ou roubados.
Criar uma base de dados centralizada para armazenar informação sobre bens informáticos é um passo importante na gestão do inventário. Esta base de dados deve incluir informação como o número do modelo, número de série, data de compra, e outros detalhes relevantes. Esta base de dados deve ser actualizada regularmente para assegurar a sua exactidão.
A realização de auditorias regulares de bens informáticos é importante para assegurar a exactidão no sistema de inventário. Estas auditorias devem incluir uma revisão da lista do inventário, uma revisão das etiquetas atribuídas aos computadores, e uma revisão da política de gestão de bens. Os resultados da auditoria devem ser documentados e devem ser utilizados para identificar quaisquer discrepâncias ou problemas com o sistema de inventário.
O estabelecimento de uma política de eliminação de bens informáticos é importante para reduzir o risco de violação de dados. Esta política deve incluir directrizes para a eliminação segura de computadores, tais como a limpeza do disco rígido e a reciclagem do computador de acordo com as leis locais. Esta política deve também incluir procedimentos para o tratamento de computadores perdidos ou roubados, tais como a notificação às autoridades competentes.
Existem algumas formas diferentes de etiquetar os artigos de inventário. Uma forma é utilizar um sistema de etiquetagem que já está instalado, tal como um sistema de código de barras. Outra forma é criar o seu próprio sistema de etiquetagem, que pode ser tão simples como utilizar uma cor diferente para cada tipo de item. Qualquer que seja o sistema utilizado, é importante ser consistente para que se possa facilmente encontrar e identificar itens.
A etiqueta de bens deve ser colocada na parte inferior do portátil, perto da dobradiça.
Existem algumas formas diferentes de manter um registo do inventário, mas a forma mais fácil é utilizar um software de gestão de inventário. Este tipo de software irá ajudá-lo a manter um registo do inventário que tem, onde está localizado, e quanto dele tem em stock. Além disso, pode ajudá-lo a acompanhar as vendas e compras, para que possa ver que artigos estão a vender bem e quais os que precisam de ser reabastecidos.
O Excel pode funcionar para rastrear o inventário se o configurar correctamente, mas não foi concebido especificamente para esse fim. Existem muitos outros programas de software que estão melhor equipados para lidar com a gestão do inventário. Se decidir utilizar o Excel para rastrear o inventário, terá de criar uma folha separada para cada tipo de item que deseja rastrear. Isto pode tornar-se rapidamente incómodo, especialmente se tiver um grande inventário. Outra desvantagem da utilização de Excel para gestão de inventário é que pode ser difícil gerar relatórios. Poderá ter de exportar os seus dados para outro programa a fim de criar um relatório.
Existem algumas formas diferentes de etiquetar um activo:
1. usar uma etiqueta física. Esta pode ser uma etiqueta ou autocolante que é afixada no activo.
2. Use um sistema baseado em software. Isto envolve a utilização de um programa de software para rastrear e gerir os bens.
3. utilizar uma combinação de etiquetagem física e baseada em software. Isto pode ser útil se tiver um grande número de activos para gerir.