Como empresário, poderá ter de transferir ficheiros QuickBooks grandes através da Internet para o seu contabilista para revisão. Fazê-lo pode ser um processo complicado, e é importante levar o tempo necessário para compreender os princípios básicos da transferência de ficheiros, escolher a opção certa, e proteger o ficheiro enquanto este estiver em trânsito. Este artigo fornecerá a orientação de que necessita para transferir com segurança ficheiros QuickBooks para o seu contabilista através da Internet.
1. compreender as noções básicas de transferência de ficheiros QuickBooks
QuickBooks é um software de contabilidade que lhe permite acompanhar as suas finanças e gerir as contas da sua empresa. Se precisar de enviar a um contabilista um ficheiro QuickBooks para revisão, terá de transferir o ficheiro utilizando um programa seguro de transferência de ficheiros. É importante compreender os princípios básicos da transferência de ficheiros para que possa certificar-se de que o seu ficheiro é transferido em segurança.
2. Que tamanho é considerado “Grande” para um ficheiro QuickBooks?
Ao transferir ficheiros QuickBooks, deve estar ciente do tamanho do ficheiro que está a enviar. Um ficheiro grande é geralmente considerado como sendo maior do que 25MB. Se o seu ficheiro for maior do que 25MB, poderá precisar de utilizar um programa de transferência de ficheiros diferente do que utilizaria para um ficheiro mais pequeno.
Preparar o seu ficheiro QuickBooks para transferência
Antes de transferir o seu ficheiro QuickBooks, deve certificar-se de que o ficheiro está preparado para transferência. Isto inclui assegurar-se de que o ficheiro está actualizado, comprimido e livre de vírus. É também uma boa ideia fazer uma cópia de segurança do ficheiro antes de o transferir.
4. escolher a melhor opção de transferência de ficheiros para si
Existem várias opções diferentes de transferência de ficheiros disponíveis. Deve considerar o tamanho do seu ficheiro, a velocidade da transferência, e a segurança da transferência ao escolher a melhor opção para si.
5. Utilização do protocolo de transferência segura de ficheiros
Ao transferir ficheiros QuickBooks, é importante utilizar o protocolo de transferência segura de ficheiros (SFTP). O SFTP é um protocolo seguro que assegura que o ficheiro é encriptado enquanto em trânsito. Isto assegura que o seu ficheiro é seguro e protegido durante o processo de transferência.
6. Salvaguardar o seu ficheiro QuickBooks durante a transferência
É importante tomar medidas para assegurar que o seu ficheiro QuickBooks é seguro e protegido durante o processo de transferência. Isto inclui utilizar um programa seguro de transferência de ficheiros, encriptar o ficheiro, e verificar a identidade do destinatário.
7. Compreender o sistema de transferência de ficheiros do seu contabilista
Se estiver a enviar o ficheiro QuickBooks para um contabilista, deve certificar-se de que compreende o seu sistema de transferência de ficheiros. Deve também verificar se o formato de ficheiro que o seu contabilista necessita é compatível com o programa de transferência de ficheiros que está a utilizar.
8. O que fazer se encontrar problemas durante a transferência
Se encontrar quaisquer problemas durante o processo de transferência de ficheiros, é importante tomar medidas para resolver o problema. Isto pode incluir dupla verificação do tamanho do ficheiro, verificar a sua ligação, ou reiniciar o programa de transferência de ficheiros.
9. Finalizando o processo de transferência de ficheiros QuickBooks
Uma vez o ficheiro transferido, deverá finalizar o processo de transferência. Isto pode incluir a verificação de que o ficheiro foi recebido e a verificação de que o ficheiro está intacto. Deverá também apagar quaisquer cópias do ficheiro que tenha armazenado no seu computador.
A transferência de ficheiros QuickBooks para o seu contabilista através da Internet pode ser um processo complicado. No entanto, se dedicar algum tempo a compreender os princípios básicos da transferência de ficheiros, escolher a opção certa, e proteger o ficheiro enquanto está em trânsito, pode transferir com segurança o seu ficheiro QuickBooks para o seu contabilista.
Existem algumas formas diferentes de enviar os seus dados QuickBooks a um contabilista. Uma maneira é exportar os seus dados como um ficheiro IIF e depois enviar o ficheiro IIF por correio electrónico ao seu contabilista. Outra forma é utilizar a função de cópia do QuickBooks Accountant. Para o fazer, terá de criar uma cópia do seu ficheiro de dados QuickBooks de um contabilista e depois enviar a cópia por correio electrónico ao seu contabilista.
Sim, o seu contabilista pode aceder à sua conta QuickBooks online. Para o fazer, necessitarão das suas informações de login. Uma vez que tenham feito login, poderão visualizar as suas informações financeiras e fazer quaisquer alterações que os tenha autorizado a fazer.
Há algumas coisas a ter em mente quando enviar um ficheiro QuickBooks por correio electrónico:
1. o ficheiro QuickBooks deve ser guardado como um ficheiro .qbb.
2. O ficheiro .qbb tem de ser comprimido num ficheiro .zip.
3. o ficheiro .zip pode ser anexado a um e-mail e enviado como qualquer outro anexo.
4. o destinatário do ficheiro QuickBooks deve ter o QuickBooks instalado no seu computador a fim de abrir o ficheiro.
Sim, existe uma forma de enviar um email em massa a partir do QuickBooks. Para o fazer, vá para o menu Clientes e depois seleccione a opção Email/Exportar Clientes. A partir daqui, pode criar uma lista de clientes para enviar correio electrónico e depois compor a sua mensagem.