O primeiro passo para responder ao desvio de funcionário é compreender o que é e como pode ocorrer. O desvio de empregados é o roubo de dinheiro ou propriedade por alguém que trabalha para uma organização ou empresa. Pode ser o resultado de um empregado que toma propriedade sem autorização ou rouba fundos da empresa. Também pode ocorrer quando um empregado utiliza indevidamente fundos ou bens da empresa para ganho pessoal ou utiliza os recursos da empresa para fins pessoais.
Após o reconhecimento dos sinais de desvio de fundos, o passo seguinte é investigar a situação. Isto implica reunir todas as provas disponíveis, incluindo registos financeiros, quaisquer e-mails ou conversas suspeitas, e qualquer outra informação que possa estar relacionada com o desfalque. É importante determinar quem foi o responsável e como se deu o desfalque.
Uma vez reunidas as provas, o responsável deve ser identificado. Isto pode ser feito entrevistando funcionários que possam ter conhecimento da situação, realizando verificações dos antecedentes dos indivíduos envolvidos, e consultando o consultor jurídico. É importante ter uma compreensão clara de quem é responsável pelo desvio de fundos antes de serem tomadas quaisquer outras medidas.
Uma vez identificada a parte responsável, a organização deve tomar as medidas apropriadas. Dependendo da gravidade da situação, isto pode incluir a demissão do funcionário, a instauração de um processo judicial, ou a instauração de uma acção penal. É importante tomar medidas rápidas e decisivas para assegurar que a situação seja resolvida.
A fim de evitar futuros desvios de fundos, as organizações devem implementar controlos internos. Isto inclui a instituição de políticas e procedimentos para assegurar que os empregados não estão a tomar bens da empresa sem autorização, o controlo das transacções financeiras, e a realização de auditorias regulares. Estas medidas podem ajudar a assegurar que o desfalque não ocorra no futuro.
Em alguns casos, as organizações podem optar por comunicar o desfalque aos serviços de aplicação da lei. Isto é normalmente feito em casos em que o desvio é particularmente grave ou quando a parte responsável não pode ser identificada. Nestes casos, é importante fornecer à aplicação da lei todas as provas disponíveis e cooperar com a sua investigação.
Em alguns casos, as organizações podem ser capazes de apresentar uma reclamação de seguro para recuperar os fundos ou bens perdidos. As companhias de seguros podem cobrir o custo dos fundos ou bens desviados, dependendo da apólice. É importante determinar os detalhes da apólice e apresentar o sinistro o mais rapidamente possível.
Uma vez abordada a situação, é importante tirar algum tempo para reflectir sobre o que aconteceu e aprender com ela. As organizações devem considerar o que levou ao desvio de fundos, como poderia ter sido evitado, e como melhor proteger contra o desvio de fundos no futuro. Isto pode ajudar a assegurar que situações semelhantes não ocorram no futuro.
O desfalque é reportado através dos controlos internos de uma organização. O método mais comum de detecção é através de uma revisão dos desembolsos.
Há algumas medidas que pode tomar para investigar desvios de fundos de funcionários:
1. Rever os registos financeiros – Procure quaisquer transacções invulgares ou inexplicadas.
2. entrevistar empregados – Pergunte aos empregados se viram algo suspeito.
3. Rever as imagens de segurança – Se tiver câmaras de segurança, rever as imagens para ver se há alguma prova de desvio de fundos.
4. contratar um contabilista forense – Um contabilista forense pode ajudá-lo a investigar os registos financeiros e a procurar qualquer prova de desvio de fundos.
Se tiver razões para acreditar que o seu chefe está a desviar dinheiro da empresa, deve reportar isto ao seu departamento de recursos humanos ou a um superior na empresa. Certifique-se de que tem documentação ou outras provas para fundamentar a sua queixa. O seu patrão pode ser sujeito a uma investigação e pode ser despedido se as alegações forem provadas como verdadeiras.
Se um funcionário for suspeito de desvio de fundos, há algumas opções disponíveis. A primeira é investigar o assunto internamente. Isto pode ser feito através da análise dos registos financeiros da empresa e da procura de quaisquer irregularidades. Se houver indícios de desvio de fundos, o passo seguinte é confrontar o funcionário. Isto pode ser feito numa reunião com os RH presentes, ou pode ser feito através de um aviso escrito. O funcionário terá então a oportunidade de explicar as suas acções. Se a explicação não for satisfatória, o passo seguinte é tomar uma acção disciplinar. Isto pode incluir uma suspensão ou mesmo a rescisão.
Há algumas formas de provar que um empregado roubou dinheiro do seu negócio. O primeiro passo é olhar para as provas que possui. Isto pode incluir coisas como filmagens de vigilância, contas de testemunhas oculares, ou documentação de dinheiro em falta. Uma vez reunidas todas as provas de que dispõe, terá de se sentar com o funcionário em questão e perguntar-lhe sobre o que aconteceu. É importante estar calmo e ser recolhido durante esta conversa, pois pretende dar ao funcionário a oportunidade de explicar a sua versão da história. Se o funcionário negar ter roubado o dinheiro, poderá ter de considerar outras acções disciplinares, tais como suspendê-lo ou despedi-lo. No entanto, se o funcionário admitir ter roubado o dinheiro, terá de tomar as medidas legais apropriadas. Isto pode incluir a apresentação de um relatório policial ou levar o funcionário a um tribunal de pequenas causas.