Um Formulário W-9 é um documento do Serviço de Finanças (IRS) que é utilizado para recolher o número de identificação do contribuinte (TIN) de alguém que tenha sido pago por uma empresa. Este formulário é necessário para comunicar os rendimentos do indivíduo ao IRS. É também utilizado para determinar se os impostos devem ser retidos dos pagamentos efectuados ao indivíduo.
O formulário W-9 deve ser preenchido de forma precisa e completa, incluindo o nome, morada e NIF do indivíduo. O formulário deve ser assinado e datado pelo indivíduo cuja informação está a ser solicitada. É importante notar que o indivíduo deve ser um cidadão americano ou um estrangeiro residente nos EUA para que o formulário seja válido.
O formulário W-9 é necessário para que as empresas possam apresentar declarações fiscais precisas. Ao terem informações precisas e actualizadas sobre os indivíduos que foram pagos, as empresas podem evitar erros e penalidades ao preencherem as suas declarações. Além disso, o formulário é utilizado para determinar se é necessário reter quaisquer impostos dos pagamentos efectuados ao indivíduo.
Se uma empresa não tiver um formulário W-9 válido para um indivíduo que tenha pago, poderá enfrentar penalidades do IRS. As penalidades podem incluir uma multa, impostos adicionais, e/ou juros sobre os impostos não pagos. Além disso, a empresa pode ser obrigada a pagar impostos em nome do indivíduo se o indivíduo não tiver fornecido o seu NIF.
Para solicitar um formulário W-9 a um indivíduo, a empresa deve primeiro contactá-los e pedir-lhes que preencham o formulário. A empresa deve fornecer ao indivíduo uma cópia do formulário e instruções sobre como o preencher. O indivíduo deve então assinar e datar o formulário e submetê-lo à empresa.
Se uma empresa não tiver um formulário W-9 válido para um indivíduo que tenha pago, deve ainda assim apresentar os seus impostos e declarar os rendimentos do indivíduo. Neste caso, a empresa deve utilizar um formulário substituto, tal como o Formulário 1099-MISC, para declarar os rendimentos.
Se um indivíduo tiver apresentado um formulário W-9 incorrecto ou desactualizado, a empresa deve emitir um formulário corrigido. A empresa deve contactar o indivíduo e pedir-lhe que forneça um formulário actualizado. O indivíduo deve então assinar e datar o formulário corrigido e submetê-lo à empresa.
Se um indivíduo se recusar a fornecer um formulário W-9, a empresa deve ainda assim comunicar o rendimento do indivíduo ao IRS. Neste caso, a empresa deve utilizar um formulário substituto, tal como um Formulário 1099-MISC, para declarar os rendimentos.
Se uma empresa não tiver retido impostos sobre pagamentos feitos a um indivíduo devido à falta de um formulário W-9 válido, a empresa deve ainda assim declarar os impostos não pagos ao IRS. A empresa deve utilizar o Formulário 1099-MISC para declarar o rendimento e os impostos não pagos. O formulário deve ser assinado e datado pelo indivíduo e submetido ao IRS.