Um ficheiro HR de empregado, ou ficheiro de recursos humanos, é uma colecção de registos que são mantidos pelos empregadores para documentar a informação dos empregados. Isto inclui documentos como candidaturas a emprego, currículos, análises de desempenho e outros dados pertinentes relativos aos empregados. Pode também incluir fotografias de empregados.
O objectivo de um ficheiro HR de um empregado é fornecer aos empregadores um registo do historial de emprego, qualificações e realizações dos seus empregados. Esta informação pode ser utilizada para ajudar os empregadores a tomar decisões sobre contratação, promoção, e despedimento.
O estatuto legal das fotografias de empregados é algo ambíguo. Nos Estados Unidos, a maioria dos estados não tem leis que abordem explicitamente a questão das fotografias de empregados. Além disso, o Supremo Tribunal dos EUA não se pronunciou sobre a questão.
A Comissão Nacional de Relações Laborais (NLRB) declarou que os empregadores devem obter o consentimento do empregado antes de exibirem as suas fotografias ou outras informações pessoais no local de trabalho. Isto inclui fotografias de empregados num ficheiro de RH.
O principal benefício de manter fotografias de empregados num ficheiro HR é que pode ajudar os empregadores a identificar rapidamente os seus empregados. Isto é especialmente útil em situações em que um grande número de empregados trabalha num único local.
A potencial desvantagem de manter fotografias de empregados num ficheiro de RH é que pode ser visto como uma invasão de privacidade. Além disso, alguns empregados podem sentir que o seu empregador está a utilizar as suas fotografias para fins de vigilância.
A melhor prática para os empregadores é obter o consentimento do empregado antes de exibir as suas fotografias no local de trabalho. Além disso, os empregadores devem certificar-se de que quaisquer fotografias de empregados são guardadas num local seguro e só são acedidas por pessoal autorizado.
Se os empregadores não quiserem manter fotografias de empregados no seu ficheiro de RH, existem outras alternativas. Por exemplo, os empregadores podem manter as fotografias de empregados num servidor seguro que só pode ser acedido por pessoal autorizado. Além disso, os empregadores podem utilizar outras formas de identificação, tais como crachás de identificação ou crachás de identificação.
Em geral, a legalidade de manter fotografias de empregados num ficheiro de RH não é clara. Os empregadores devem obter o consentimento do empregado antes de exibirem fotografias de empregados e garantir que quaisquer fotografias de empregados são armazenadas num local seguro. Além disso, os empregadores podem considerar alternativas às fotografias de empregados, tais como crachás de identificação ou crachás de identificação.
Não há uma resposta definitiva a esta pergunta, uma vez que pode variar dependendo da organização e dos ficheiros específicos de RH em questão. No entanto, em geral, os ficheiros HR são considerados confidenciais e não devem ser partilhados com ninguém fora do departamento de RH sem aprovação prévia. Isto é para proteger a privacidade dos funcionários e para prevenir qualquer potencial utilização indevida da informação.
Há algumas coisas a considerar antes de tirar fotografias dos seus empregados. Primeiro, verifique a política da sua empresa para ver se existem quaisquer restrições para tirar fotografias no local de trabalho. Se não houver restrições, então deve considerar se tirar fotografias é necessário para os seus fins comerciais. Se decidir que é necessário tirar fotografias, então deverá obter o consentimento dos seus funcionários antes de tirar quaisquer fotografias. Pode fazê-lo pedindo-lhes que assinem um formulário de consentimento fotográfico. Finalmente, assegure-se de que tira fotografias de uma forma respeitosa e profissional.
Há alguns itens chave que devem ser incluídos no ficheiro HR de cada funcionário. No mínimo, cada ficheiro deve incluir:
1. a candidatura e currículo do funcionário
2. Documentação das qualificações e certificações do empregado
3. Documentação das revisões de desempenho do empregado
4. Documentação da formação e desenvolvimento do empregado
5. Documentação sobre a remuneração e benefícios do empregado
6. Documentação sobre as férias e assiduidade do empregado
7. Documentação das acções disciplinares do empregado
Para além destes itens, é também útil incluir qualquer outra documentação que possa ser relevante para o emprego ou histórico de emprego do empregado. Isto poderia incluir coisas como planos de melhoria de desempenho, cartas de recomendação, e cartas de advertência.
Em geral, os itens que devem ser mantidos separados do ficheiro pessoal de um empregado incluem registos médicos, revisões de desempenho, e registos disciplinares. Estes registos devem ser mantidos em ficheiros separados a fim de assegurar que são tratados confidencialmente e não são utilizados para decisões de emprego.
Sim, os formulários I-9 precisam de ser mantidos em ficheiros separados dos ficheiros do pessoal. Os formulários I-9 são utilizados para verificar a identidade e elegibilidade de emprego dos empregados, e devem ser mantidos em arquivo para todos os empregados actuais e antigos. Os ficheiros do pessoal, por outro lado, contêm informações confidenciais sobre empregados, e devem ser mantidos separados dos formulários I-9 para proteger a privacidade dos empregados.