Os funcionários comunicam tipicamente com os clientes, colegas e supervisores, quer verbalmente quer por escrito. As más capacidades de comunicação podem ser identificadas através de uma variedade de métodos, tais como feedback de clientes e pares, auto-reflexão, e feedback dos supervisores. É importante identificar estas competências antes de escrever uma avaliação do funcionário, para que possam ser tomadas as medidas adequadas para abordar a questão.
Uma vez identificadas as fracas capacidades de comunicação, o supervisor deve esclarecer as expectativas com o funcionário. Isto pode incluir expectativas verbais, tais como falar claramente e utilizar linguagem apropriada, bem como expectativas escritas, tais como utilizar gramática e pontuação correctas. Isto ajudará o funcionário a compreender o que se espera deles e ajudá-lo-á a fazer progressos na abordagem das suas questões de comunicação.
Se o funcionário estiver a lutar para melhorar as suas capacidades de comunicação, o supervisor deverá fornecer recursos para o ajudar. Isto pode incluir materiais de leitura, aulas em linha, ou mentoria de colegas mais experientes. O fornecimento de recursos pode ajudar o funcionário a adquirir os conhecimentos e competências necessários para melhorar a sua comunicação.
Uma vez esclarecidas as expectativas e fornecidos os recursos necessários, é importante estabelecer objectivos para o funcionário. Estes objectivos devem ser realistas, mensuráveis, e realizáveis. O estabelecimento de objectivos dará ao funcionário um sentido de orientação e ajudá-lo-á a acompanhar o seu progresso na melhoria das suas capacidades de comunicação.
Dar feedback regular é essencial para ajudar o funcionário a compreender o seu progresso e ajustar a sua abordagem, se necessário. Este feedback deve ser oportuno e construtivo, concentrando-se nas áreas de melhoria e oferecendo um reforço positivo quando o funcionário está a fazer progressos.
Uma vez que o funcionário tenha recebido expectativas, recursos, objectivos e feedback, deve criar um plano para abordar as suas questões de comunicação. Este plano deve incluir uma cronologia, passos específicos e recursos para os ajudar a atingir os seus objectivos. A implementação de um plano pode ajudar o empregado a tornar-se mais organizado e manter-se concentrado na melhoria das suas capacidades de comunicação.
É importante documentar o progresso do empregado na melhoria das suas capacidades de comunicação. Isto pode incluir relatórios escritos, e-mails, ou notas de reuniões. Esta documentação irá fornecer um registo histórico do progresso do empregado e pode ser utilizada para medir o seu progresso.
É importante que o supervisor preste apoio e incentivo ao empregado nos seus esforços para melhorar as suas capacidades de comunicação. Isto pode incluir fornecer recursos, oferecer feedback e elogiar quando o funcionário está a fazer progressos. Isto ajudará o funcionário a sentir-se apoiado e motivado para continuar a trabalhar nas suas capacidades de comunicação.
Quando o funcionário tiver feito progressos na abordagem das suas questões de comunicação, é importante recompensar os seus esforços. Isto pode incluir elogios verbais, um bónus, ou formação adicional para o ajudar a progredir na sua carreira. A melhoria das recompensas ajudará a motivar o funcionário a continuar a fazer progressos.
Em resumo, abordar a falta de capacidades de comunicação numa avaliação do empregado pode ser uma tarefa difícil. Contudo, seguindo os passos acima descritos, os supervisores podem ajudar os empregados a identificar, clarificar e abordar as suas questões de comunicação. Ao fornecer recursos, estabelecer objectivos, oferecer feedback, implementar um plano, documentar o progresso, fornecer apoio e recompensar a melhoria, os supervisores podem ajudar os empregados a progredir na melhoria das suas capacidades de comunicação.
Quando se trata de dar feedback sobre más capacidades de comunicação, é importante ser específico, objectivo, e respeitoso. Tente evitar comentários gerais, ou fazer suposições sobre as intenções de alguém. Em vez disso, concentre-se nos comportamentos específicos que observou e que gostaria de ver alterados. Por exemplo, “reparei que me interrompeu várias vezes enquanto eu estava a falar. Agradecia que pudesse esperar até eu terminar antes de começar a falar”.
A fim de melhorar as capacidades de comunicação, os empregados devem ser encorajados a fazê-lo:
– Preste atenção e esteja atento aos outros
– Escute activamente e sem interrupção
– Procure compreender o ponto de vista da outra pessoa
– Comunique clara e concisamente
– Verifique a compreensão
– Evite fazer suposições
– Use sinais não verbais de forma eficaz
– Lide construtivamente com conflitos
Quando as capacidades de comunicação de um empregado não estão à altura, isso tem um impacto negativo em toda a equipa. A má comunicação pode levar a falhas de comunicação, o que pode causar atrasos ou mesmo o fracasso dos projectos. Se tiver um funcionário que se debate com a comunicação, é importante abordar o assunto frontalmente.
Comece por se sentar com o funcionário e explicar qual é o problema. Seja específico sobre os casos em que a sua comunicação tem faltado. Depois, dê-lhes algumas sugestões sobre como podem melhorar. Por exemplo, se não estiverem a ser suficientemente claros quando estão a comunicar, diga-lhes para tentarem falar mais devagar e usar uma linguagem mais simples.
Se o problema persistir, poderá ter de considerar outras acções disciplinares, tais como escrevê-las ou dar-lhes uma advertência verbal. Em última análise, cabe-lhe a si decidir o que é melhor para a equipa e para a empresa.