Um dos passos essenciais para organizar uma reunião de negócios é ter um objectivo claro em mente. Ter um objectivo ajudará a alinhar todos na mesma página e a assegurar que a reunião seja produtiva. Quando determinar a meta, crie objectivos e tarefas específicas que precisam de ser abordadas para alcançar essa meta.
Uma vez elaborada uma agenda, é altura de decidir quem deve participar na reunião. Convidar as pessoas que precisam de estar presentes para alcançar o objectivo e que são essenciais para a discussão. Convide apenas as pessoas que têm algo a contribuir.
Escolha um local que seja conveniente para todos os participantes na reunião e que conduza a conversas produtivas. Certifique-se de que o local tem as comodidades necessárias, tais como Wi-Fi e electricidade, e que a sala tem o tamanho apropriado para a quantidade de pessoas que assistem.
Criar uma agenda é um passo importante no planeamento de uma reunião de negócios. Deve incluir os tópicos a serem discutidos, os objectivos a serem alcançados e o calendário para cada ponto da ordem de trabalhos. Uma agenda serve também como referência para a reunião e mantém-na no bom caminho.
Certifique-se de que os materiais necessários, tais como projectores, flipcharts, e quadros brancos, estão disponíveis na reunião. Determinar também se a reunião deve ser gravada e que tipo de equipamento audiovisual é necessário.
Uma vez finalizados os detalhes, é altura de enviar os convites para a reunião. Incluir a hora, data, local, e quaisquer outros detalhes relevantes no convite. Certifique-se de dar a todos tempo suficiente para preparar e ajustar a sua agenda.
A reunião não termina após a partida do último participante. Acompanhar com os participantes para rever o que foi realizado e os próximos passos. Certificar-se de que todos estão claros sobre quais são os seus papéis na implementação das decisões tomadas durante a reunião.
Após a reunião ter terminado, dedicar algum tempo a avaliar como decorreu. Pergunte a si próprio se o objectivo foi alcançado e se os objectivos foram cumpridos. Certifique-se de abordar quaisquer áreas de melhoria e tome nota de quaisquer problemas potenciais que possam surgir no futuro.
Ao estruturar uma reunião de negócios, é importante considerar o objectivo da reunião, o resultado desejado, e a audiência. Uma vez considerados estes factores, é possível determinar o melhor formato para a reunião.
Existem alguns formatos comuns para as reuniões de negócios. O mais comum é a reunião tradicional, em que um grupo de pessoas se reúne numa sala para discutir um tema ou questão. Este tipo de reunião pode ainda ser dividido em categorias, tais como sessões de brainstorming, reuniões informativas, ou reuniões de tomada de decisão.
Outro formato comum para reuniões de negócios é a teleconferência. Este tipo de reunião é realizado por telefone e permite a participação de pessoas de diferentes locais. Esta pode ser uma opção conveniente quando as pessoas não se podem encontrar pessoalmente.
Existem também alguns formatos menos comuns para reuniões de negócios. Estes incluem webinars, que são conduzidos online, e videoconferência, que permite às pessoas participar a partir de diferentes locais através de vídeo.
Ao escolher um formato para uma reunião de negócios, é importante considerar o objectivo da reunião e o resultado desejado. O formato deve também ser apropriado para a audiência.
Os 4 P’s de planeamento de uma reunião são Preparação, Planeamento, Participação, e Acompanhamento.
Preparação: Este é o processo de recolha das informações e materiais necessários para a reunião. Isto inclui a criação de uma agenda, a recolha de informação de fundo, e a preparação de quaisquer visuais ou folhetos.
Planeamento: Este é o processo de criação de um plano detalhado para a reunião. Isto inclui decidir sobre a data, hora, local e logística da reunião. Inclui também decidir quem irá liderar a reunião e qual o formato que a reunião irá assumir.
Participação: Este é o processo de assegurar que todos os participantes possam participar activamente na reunião. Isto inclui a garantia de que todos compreendem a ordem de trabalhos e o objectivo da reunião. Inclui também assegurar que todos tenham a oportunidade de contribuir para a discussão.
Acompanhamento: Este é o processo de acompanhamento após a reunião. Isto inclui o envio de actas ou um resumo da reunião, bem como pontos de acções de seguimento.
Os 3 P’s de planeamento de uma reunião são:
1. preparação
2. Participação
3. Profissionalismo
Os 5 P’s de uma reunião eficaz são:
1. preparação
2. Participação
3. Objectivo
4. Produtividade
5. Profissionalismo
Existem cinco tipos principais de estruturas de reunião: formal, informal, virtual, híbrida, e ad hoc.
As reuniões formais são aquelas que são altamente estruturadas, com papéis e expectativas específicas para cada participante. São tipicamente realizadas para decisões importantes ou para discutir tópicos sensíveis.
As reuniões informais são menos estruturadas, e muitas vezes envolvem mais discussão e brainstorming do que as reuniões formais. São tipicamente utilizadas para tópicos menos importantes ou quando o tempo é limitado.
As reuniões virtuais são aquelas que são realizadas online, utilizando videoconferência ou outras ferramentas semelhantes. Podem ser formais ou informais, dependendo do objectivo da reunião.
As reuniões híbridas são aquelas que combinam elementos tanto de reuniões formais como informais. Por exemplo, uma reunião híbrida pode começar com uma apresentação formal seguida de uma discussão informal.
Reuniões ad hoc são aquelas que são convocadas na hora, conforme a necessidade. São tipicamente de natureza informal e utilizadas para discutir tópicos urgentes ou inesperados.