Iniciar uma reunião com uma agenda clara ajuda a garantir que todos estejam na mesma página e que a reunião seja produtiva. O estabelecimento de expectativas em torno dos objectivos da reunião e dos resultados desejados pode ajudar a garantir o sucesso da reunião.
Quebrar o Gelo é uma óptima forma de colocar toda a gente confortável e envolvida na reunião. Actividades divertidas como discutir um passatempo favorito ou pedir a cada pessoa que partilhe um facto interessante sobre si própria podem ajudar a quebrar o gelo e a construir uma relação.
Ter um tópico interessante para discutir pode ajudar a manter a reunião envolvente e encorajar todos a contribuir. Considerar tópicos que são relevantes para a equipa e que podem ajudar a estimular a resolução criativa de problemas e brainstorming.
Adicionar actividade física a uma reunião pode ajudar todos a manterem-se energizados e concentrados. As pausas de movimento como alongamentos, caminhadas, ou fazer alguns exercícios simples podem ajudar a reenergizar a equipa e promover a criatividade.
Brainstorming é uma óptima forma de gerar novas ideias e soluções. Dar à equipa uma oportunidade de discutir e partilhar os seus pensamentos pode ajudá-los a encontrar novas soluções e ideias inovadoras.
Acolher um desafio ou competição de equipa pode ser uma óptima forma de injectar alguma diversão numa reunião. Montar um percurso de obstáculos ou um jogo de trivialidades pode ajudar a envolver a equipa e entusiasmar todos a participar.
A tecnologia pode ser uma óptima forma de melhorar a aprendizagem e o envolvimento numa reunião. Incorporar videoconferência, realidade virtual, ou quadros brancos interactivos pode ajudar a manter toda a gente envolvida e motivada.
As salas de discussão em pequenos grupos são uma óptima forma de encorajar discussões e colaboração em pequenos grupos. A criação de salas de discussão virtuais pode ajudar a equipa a discutir ideias e a trabalhar em conjunto para resolver problemas.
Há algumas coisas que pode fazer para tornar uma reunião divertida e cativante. Primeiro, tente manter a reunião centrada num tema específico. Isto ajudará a manter a discussão centrada e no caminho certo. Em segundo lugar, tente tornar a reunião interactiva. Isto pode ser feito fazendo perguntas, encorajando a participação, e utilizando actividades divertidas para manter todos envolvidos. Finalmente, tente tornar a reunião tão informal quanto possível. Isto ajudará a criar uma atmosfera relaxada onde todos se possam sentir à vontade para participar.
Existem alguns quebradores de gelo que podem ser usados para iniciar uma reunião. Pode pedir a todos que se apresentem e digam algo interessante sobre si próprios. Pode também pedir a todos que façam um brainstorming sobre uma lista de tópicos relacionados com o objectivo da reunião. Finalmente, pode pedir a todos que se juntem e partilhem algo que estejam ansiosos pela reunião.
Existem algumas formas divertidas de iniciar uma reunião virtual. Uma maneira é que todos se apresentem com um quebra-gelo. Isto pode ser algo tão simples como andar pela sala e dizer o seu nome e um facto interessante sobre si próprio. Outra forma de iniciar uma reunião virtual é que todos partilhem os seus emoji favoritos e o motivo pelo qual gostam. Esta é uma forma divertida de conhecer todos na reunião e de iniciar uma conversa.
Há muitos quebra-gelos rápidos divertidos que pode utilizar para conhecer melhor a sua equipa. Aqui estão alguns dos nossos favoritos:
1. Duas Verdades e uma Mentira: Peça a todos no grupo que escrevam duas verdades sobre si próprios e uma mentira. Depois peça a cada pessoa que leia as suas declarações em voz alta e deixe o grupo adivinhar qual delas é a mentira.
2. O Jogo das Perguntas: Dê a volta ao círculo e peça a cada pessoa que faça uma pergunta à pessoa à sua esquerda. As perguntas podem ser qualquer coisa desde “Qual é a sua cor favorita” até “Qual é o seu maior medo?”.
3. O Jogo da Associação de Palavras: Comece com uma palavra e depois peça à pessoa à sua esquerda que diga uma palavra que esteja associada à primeira palavra. Por exemplo, se a primeira palavra for “verão”, a pessoa seguinte pode dizer “praia”.
Começar uma reunião de forma positiva pode ser feito de várias maneiras, dependendo do objectivo desejado da reunião. Se a reunião for para fins de formação de equipa, então algo tão simples como andar pela sala e ter cada pessoa a dizer uma coisa boa que lhe aconteceu recentemente pode levar todos a uma mentalidade positiva e ajudar a quebrar o gelo. Se a reunião for para discutir um tema difícil ou sensível, então pode ser útil começar com uma pequena actividade de quebra-gelo para ajudar todos a relaxar e sentir-se à vontade uns com os outros. Finalmente, se a reunião se destina a ser uma sessão produtiva de brainstorming, pode ser útil começar com uma rápida visão geral do tópico e do que todos esperam alcançar. Não importa qual seja o objectivo da reunião, começar com uma atitude positiva e optimista dará o tom para o resto da reunião e torná-la-á mais susceptível de ser bem sucedida.