QuickBooks é um software de contabilidade utilizado pelas empresas para gerir as suas finanças e manter o controlo das suas transacções. Um ficheiro de empresa QuickBooks é um ficheiro que armazena toda a informação financeira de uma empresa. À medida que uma empresa cresce, o seu ficheiro de empresa QuickBooks pode tornar-se grande e ocupar muito espaço. Este artigo irá fornecer 7 dicas para o ajudar a reduzir o tamanho do seu ficheiro de empresa QuickBooks.
Há várias razões para que possa querer tornar o seu ficheiro de empresa QuickBooks mais pequeno. Primeiro, os ficheiros grandes podem demorar mais tempo a abrir e a processar transacções. Isto pode atrasar o seu trabalho e tornar mais difícil para si a gestão das suas finanças. Além disso, os ficheiros grandes podem ser mais propensos a erros e corrupção de dados. Finalmente, a redução do tamanho do ficheiro da sua empresa pode libertar espaço no seu computador.
Antes de começar a fazer quaisquer alterações ao seu ficheiro de empresa QuickBooks, é importante fazer uma cópia de segurança. Isto assegura que se algo correr mal, poderá restaurar a versão original do seu ficheiro. Para fazer uma cópia de segurança do seu ficheiro de empresa do QuickBooks, abra o ficheiro e vá para File > Back Up > Create Local Backup.
Uma forma de reduzir o tamanho do seu ficheiro da empresa QuickBooks é purgar dados desnecessários. Isto pode ser feito indo a Ficheiro > Utilitários > Dados de Condensação. Isto abrirá uma caixa de diálogo que lhe permitirá seleccionar quais os dados que pretende purgar. Certifique-se de seleccionar apenas os dados de que já não precisa.
Outra forma de reduzir o tamanho do seu ficheiro da empresa QuickBooks é eliminar as listas não utilizadas. Isto inclui listas tais como clientes, vendedores e empregados. Para apagar uma lista, abra a lista e vá a Edit > Delete. Certifique-se de que só elimina listas que não estão a ser utilizadas.
Se anexou documentos ao seu ficheiro de empresa QuickBooks, tais como facturas e recibos, deve revê-los e apagar os que já não são necessários. Para apagar um anexo, abra o anexo e vá a Edit > Delete.
Compactar o seu ficheiro de empresa de QuickBooks também pode ajudar a reduzir o tamanho do ficheiro. Para compactar o seu ficheiro QuickBooks de empresa, abra o ficheiro e vá a Ficheiro > Utilitários > Operações de Ficheiro > Compactar & Reparar.
Outra forma de reduzir o tamanho do ficheiro da sua empresa QuickBooks é re-indexá-lo. Isto pode ser feito indo a Ficheiro > Utilitários > Reconstruir Dados. Isto abrirá uma caixa de diálogo que lhe permitirá seleccionar quais os dados que pretende re-indexar.
Finalmente, pode optimizar o tamanho do ficheiro da sua empresa QuickBooks indo a Ficheiro > Utilitários > Optimizar o ficheiro da empresa para maior rapidez. Isto abrirá uma caixa de diálogo que lhe permitirá seleccionar quais os dados que deseja optimizar para a velocidade. Certifique-se de seleccionar apenas os dados que necessita para optimizar.
Ao seguir estas 7 dicas, pode reduzir o tamanho do seu ficheiro de empresa QuickBooks e melhorar o desempenho do seu software de contabilidade.
Existem algumas maneiras diferentes de limpar o seu ficheiro de empresa QuickBooks. Uma maneira é apagar quaisquer contas não utilizadas. Para o fazer, vá ao menu Listas e clique em Plano de Contas. A partir daqui, pode percorrer as suas contas e apagar quaisquer contas que já não estejam a ser utilizadas.
Outra forma de limpar o ficheiro da sua empresa é apagar quaisquer transacções antigas que já não precise. Para o fazer, vá ao menu Listas e clique em Lista de Transacções por Data. A partir daqui, pode apagar quaisquer transacções antigas de que já não necessite.
Finalmente, pode também limpar o seu ficheiro QuickBooks executando o Utilitário de Verificação de Dados. Este utilitário verificará o seu ficheiro para detectar eventuais erros e corrigi-los-á, se possível. Para executar o Utilitário Verificar Dados, vá para o menu Ficheiro e clique em Utilitários. A partir daqui, clique em Verify Data (Verificar Dados).
Para tornar o QuickBooks mais pequeno no Windows, pode ajustar o tamanho da janela QuickBooks, clicando no ícone QuickBooks no canto superior esquerdo da janela e seleccionando “Tamanho” no menu pendente. Também pode tornar o QuickBooks mais pequeno, minimizando a janela do QuickBooks.
No QuickBooks, pode dividir um ficheiro de empresa, indo ao menu File e seleccionando Split Company File. Isto abrirá a janela Dividir Ficheiro de Empresa, onde poderá seleccionar os dados que deseja incluir no novo ficheiro.
Existem algumas maneiras de encolher um ficheiro demasiado grande. Uma maneira é comprimir o ficheiro. Isto reduzirá o tamanho do ficheiro ao reduzir a quantidade de dados que são armazenados no ficheiro. Outra forma de comprimir um ficheiro é apagar dados desnecessários do ficheiro. Isto reduzirá o tamanho do ficheiro, removendo os dados que não são necessários. Finalmente, é possível utilizar uma ferramenta de redução de ficheiros para reduzir o tamanho do ficheiro. Isto irá remover dados desnecessários do ficheiro e comprimir o ficheiro para reduzir o tamanho do ficheiro.